Una aproximación a la automatización de compliance
Mediante la automatización de compliance, específicamente de los procesos de un programa de cumplimiento, el encargado de este proyecto puede liberar grandes cargas de trabajo. Con ello, puede abordar tareas que requieren visión, creatividad y tiempo, hasta lograr una mayor eficacia del sistema de cumplimiento.
La automatización de compliance se convierte, así, en un gran aliado cuyo funcionamiento y ventajas merece la pena conocer.
Qué es la automatización de compliance
La automatización es en esencia la incorporación de una solución informática que se encarga de realizar tareas repetitivas y recurrentes que, de otra forma, tendrían que ser llevadas a cabo manualmente por empleados o por el mismo oficial de cumplimiento.
Este tipo de soluciones es un ejemplo más dentro de una tendencia que se conoce como RPA– Automatización Robótica de Procesos–, que ofrece interesantes productos para el área comercial y que tantos beneficios ha reportado al mundo corporativo moderno.
Además, las soluciones destinadas a la automatización de compliance son mucho más que convertir en automáticas una serie de tareas repetitivas. Ofrecen herramientas para el acceso, la organización de información, el apoyo y control procesos, o funciones específicas como canales de comunicación modernos que favorecen el sistema…
En definitiva, se trata de soluciones avanzadas que permiten añadir ventajas de optimización derivadas de los avances tecnológicos en cada punto de un sistema de cumplimiento.
¿Por qué es importante la automatización de compliance?
El trabajo en el área de cumplimiento ha desbordado las perspectivas iniciales. Hoy, un oficial de cumplimiento que esté al mando de un programa de compliance que se desarrolla sobre el papel o sobre hojas de cálculo tiene demasiado trabajo. De ese modo, no puede pararse a diseñar las estrategias necesarias para alcanzar los objetivos propuestos por la alta dirección cuando se pensó en implementar un programa de este tipo.
La automatización libera de labores tediosas y repetitivas a los empleados encargados de ellas, pero especialmente, al oficial de cumplimiento. Así, dedicarse al desarrollo de estrategias y a procesos complejos para optimizar el sistema resulta posible. Pero no es esta la única razón por la que es indispensable automatizar un programa de cumplimiento.
La automatización reduce ostensiblemente, o incluso elimina, la posibilidad del error humano, con los resultados previsibles que ello implica. Esto permite ofrecer informes oportunos y confiables, lo que conduce a toma de decisiones eficaces en el momento indicado, cuando aún es posible prevenir o mitigar un riesgo.
El resultado final es que el oficial de cumplimiento, que es un profesional especializado y altamente cualificado, puede desempeñarse como lo que es: un consultor experto que comparte su experiencia y promueve iniciativas para la mejora continua del programa.
En qué puntos encontramos altamente eficaz la automatización en compliance
Los oficiales de cumplimiento encontrarán que la automatización tiene un especial impacto en tareas relacionadas con:
La debida diligencia de terceros
Los profesionales que tienen experiencia en el área de cumplimiento conocen los retos que presenta la incorporación de terceros y la aplicación de debida diligencia sobre ellos, cuando estos terceros son muchos y muy diversos.
Un software de cumplimiento permite mantener un registro de terceros homogéneo que recoja la información necesaria y analizarla con profundidad de modo sencillo.
Canales de denuncias o de consultas
Hoy no se concibe la gestión de compliance sin canales de denuncias o de consultas éticas. Pero lo cierto es que el tratamiento de unas y de otras demanda tiempo y asignación de recursos. Con una solución basada en la automatización, se pueden posibilitar canales modernos que garanticen el anonimato, por ejemplo. Y ante las denuncias es posible realizar un seguimiento de las mismas para darles el tratamiento adecuado.
La automatización entrega una visión completa del avance de la gestión desde el inicio hasta la conclusión del ciclo de cada denuncia. Finalmente, es posible obtener informes sólidos sobre el número de asuntos atendidos, la satisfacción del denunciante y los resultados positivos para la gestión de compliance.
Monitoreo y control
Comprobar la eficacia de los mecanismos de monitoreo y control es una tarea que requiere tiempo y participación de muchos empleados. Esto implica recopilar datos, elegir un número representativo de transacciones, realizar pruebas documentales, establecer frecuencias para la realización de las pruebas…
Estas son tareas que pueden ser realizadas con mayor eficiencia con un software especializado.
Software ISO 19600 de ISOTools
Aprovechar los beneficios de la automatización depende en gran medida de contar con una solución eficaz como el Software ISO 19600 de ISOTools. Se trata de una innovadora herramienta que cuenta con funcionalidades para afrontar con éxito cada requerimiento de un sistema de cumplimiento, desde la debida diligencia hasta los canales de denuncia.
