Tipos de controles financieros que aplicar para prevenir la corrupción y el soborno
Los controles financieros minimizan el riesgo de soborno y corrupción, o de pérdida de los activos de la organización. Existen diferentes tipos de controles financieros, algunos de ellos encaminados a la detección, en tanto que otros pretenden prevenir el hecho, antes de que se presente.
Estos tipos de controles financieros resultan muy eficaces para contrarrestar riesgos como el uso no permitido de bienes o dinero de la organización, o la entrega de obsequios, dinero o viajes, por citar algunos ejemplos, como soborno o retribución por la comisión de un acto ilícito.
Pagos con facturas falsas o por servicios no prestados, a organizaciones inexistentes o compras a costes elevados, como consecuencia de la atención de una emergencia, son también eventos que pueden ser evitados con la implementación de diversos tipos de controles financieros.
Los controles financieros son elementos esenciales en un programa anticorrupción. Ellos responden a una política y a unos procedimientos diseñados e implementados pensando en la seguridad. ¿Cuáles son estos tipos de controles financieros y cómo operan?
Tipos de controles financieros y cómo aplicarlos para prevenir la corrupción
Establecer la aprobación de una transacción por parte de dos o más personas es ya un control financiero. Algunos, no obstante, son un tanto más complejos que eso. Hemos agrupado estos diferentes tipos de controles financieros en nueve grupos, así:
1. Controles de equilibrio
Estos controles funcionan como contrapeso para reducir la posibilidad de corrupción y soborno, estableciendo un equilibrio que permite garantizar la precisión. Entre los más utilizados tenemos:
Asignación de autoridades, para la aprobación de ciertas transacciones que por sus características, su monto o las circunstancias particulares en las que se efectúan, incrementan el riesgo de corrupción.
Separación de funciones, que facilitan la verificación interna entre diferentes puestos de trabajo, para que la responsabilidad se distribuya entre varias personas. Estas funciones se mantienen separadas y gozan de cierta autonomía, lo que permite que un empleado de cuentas por pagar, por ejemplo, detecte una irregularidad que se esté presentando en el área de adquisiciones.
Múltiples firmas, para aprobar un pago o una transacción que supere un determinado monto.
Establecer umbrales para la aprobación de transacciones, compras, negocios o cualquier tipo de operación que supere el máximo establecido.
2. Controles de efectivo
El dinero en efectivo es, por su misma condición, un factor que incita al fraude y la corrupción. En este segmento encontramos dos tipos de controles financieros:
Los preventivos
Algunos ejemplos son:
- Prescindir del uso de dinero en efectivo.
- Limitar transacciones en efectivo a condiciones muy precisas, siempre encargando la tarea a personal cualificado.
- Fijar límites máximos para operaciones en efectivo.
- Utilizar pagos digitales, tarjetas bancarias o transferencias.
- Revisar con detalle las operaciones que se realizan en efectivo, como gastos de representación, dietas y otros similares.
- Establecer requisitos documentales estrictos para los pagos en efectivo.
- Implementar un control estricto para la caja chica o caja menor.
Los destinados a la detección
Estos tipos de controles financieros pretenden encontrar indicios de corrupción, antes de que estos actos se materialicen. Algunos de los más utilizados son:
- Conciliar y verificar a diario las cuentas que utilicen dinero en efectivo. En algunos casos, realizar inventarios y revisar la documentación confrontándola con los proveedores.
- Documentar y dejar registros de estos inventarios, conciliaciones y revisiones.
3. Controles de cuentas extraoficiales
No es admisible que una organización, con un programa anticorrupción y antisoborno, mantenga cuentas extraoficiales cuyos movimientos no se reflejen en los libros de contabilidad.
Este tipo de instrumentos tienen una única finalidad: servir de fuente para el pago de sobornos, recibir dineros con el mismo propósito y evadir impuestos. Por ello, el control debe propender porque todos los movimientos, de todas las cuentas, se registren de forma fidedigna en los libros oficiales.
Conciliaciones de cuentas bancarias, realizadas por el área de auditoría, deben ser confrontadas con las que realiza el departamento de contabilidad. En ocasiones, este tipo de cuentas son amparadas por la Alta Dirección, lo cual explica la necesaria independencia del equipo que trabaja en el programa anticorrupción.
4. Pagos extraterritoriales
Las organizaciones que tienen múltiples ubicaciones, algunas de ellas en otros países, están expuestas a un riesgo mucho mayor de incurrir en conductas reprobables y delictivas, o sus empleados pueden caer en estas faltas. La debida diligencia es en este caso un control eficaz para prevenir este riesgo. Pero el control estricto sobre cuentas y movimientos en ubicaciones lejanas, que hoy es relativamente fácil, es igualmente otro control efectivo.
5. Control de activos
Los activos fijos, o los inventarios de la organización, también son susceptibles de ser robados, utilizados para pagar sobornos o usufructuados por los empleados en su propio beneficio. Es preciso implementar controles para hacer seguimiento a inventarios y activos, y documentar este tipo de inspecciones y revisiones.
6. Libros contables confiables, precisos y oportunos
Los contadores, revisores fiscales y dependientes contables deben observar las prácticas contables usualmente reconocidas a nivel internacional. Esto es suficiente para garantizar la fidelidad y transparencia de los informes contables, los libros, así como la oportunidad de esta información.
La documentación soporte de los registros contables debe estar disponible física y digitalmente, y debe cumplir con los requisitos legales, debe ser auditable, confrontable y verificable.
7. Debida diligencia
La debida diligencia es el proceso previo a la contratación de un empleado, o la suscripción de un acuerdo con un proveedor, un contratista o un inversionista, que permite aseverar con un alto grado de seguridad, que se trata de una persona o una organización confiable.
Las relaciones con terceros son fuente de muchos problemas de corrupción, y la mejor herramienta que tiene la organización para prevenirlos o eliminarlos es la debida diligencia.
8. Supervisiones, auditorías e inspecciones
La dignidad y la autonomía de la que gozan inspectores, supervisores, pero sobre todo, auditores les permite ahondar en los laberintos de las operaciones financieras, convirtiéndose en uno de los tipos de controles financieros más efectivos.
La periodicidad con la que se auditen áreas como contabilidad, finanzas, adquisiciones, recursos humanos y la misma gestión de cumplimiento determinará el éxito de la gestión y la efectividad de este control y los demás que hemos mencionado.
9. Utilizar la tecnología
Uno de los obstáculos que enfrentan las organizaciones que deciden tomarse en serio la lucha contra la corrupción y el soborno es el incremento de tareas que viene con la implementación de un programa, entre ellas, la ya mencionada debida diligencia.
Los sistemas de gestión anticorrupción y los programas pueden ser hoy automatizados y digitalizados con ayuda de la tecnología. Hoy disponemos de soluciones informáticas, basadas en la nube, que tienen la capacidad de procesar informes inmediatos, mostrar mapas de calor, automatizar tareas tan dispendiosas como la debida diligencia, entre otras.
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