Software GRC: 8 preguntas clave para elegir la mejor solución para tu organización

Contratar un software GRC es una forma de completar con éxito la adopción de una estrategia de gobierno, riesgo y cumplimiento -GRC. Elegir la solución adecuada, sin embargo, es una tarea que requiere investigación tanto a nivel interno como sobre posibles proveedores de la tecnología.

Son varias las preguntas clave que se deben formular para tener la certeza de que el software GRC que se contrata es el que responde a las necesidades y expectativas de la organización y de las partes interesadas. El objetivo es que realizar un análisis previo sobre la plataforma de gestión de cumplimiento, riesgos y gobernanza permita una integración de la herramienta fluida y efectiva.

Por ello, hemos diseñado una concisa checklist, con 8 temas esenciales sobre las características y el alcance del software GRC que se considera contratar.

Software GRC – 8 preguntas para elegir el mejor

Es claro que no todas las organizaciones tienen las mismas necesidades, ni todos los programas GRC están hechos a la misma medida. Los temas y las preguntas específicas que recopilamos, no obstante, consideran la generalidad de los casos, por lo que en una proporción importante esta lista de verificación resultará importante para todas las organizaciones interesadas:

1. ¿Qué valor incorpora el software GRC a la gestión interna de la organización?

• ¿El software GRC está diseñado para gestionar casi todas las regulaciones de cumplimiento internacionales, nacionales y locales?
• ¿La gestión de riesgos y la gestión de auditorías forman parte de la solución?
• ¿La solución facilita el análisis de gestión de riesgos y gestión de riesgos de terceros?

2. ¿Cuáles son las características principales del software y cuáles sus beneficios?

• ¿La plataforma permite gestionar planes de acción y las obligaciones de cumplimiento en toda la organización?
• ¿Es posible gestionar respuestas a incidentes e incluye formularios para recabar información cuando esto sucede?
• ¿Proporciona plantillas personalizables para realizar auditorías en todas las áreas y niveles de la organización?
• ¿Es posible realizar evaluaciones de riesgos internas y a terceros?
• ¿Permite administrar las regulaciones propias del sector o industria?
• ¿Incorpora funcionalidad de gestión de documentos para almacenarlos, organizarlos, mantener la trazabilidad y gestionar su ciclo de vida?
• ¿Permite administrar contratos de todo tipo, incluidos acuerdos formales o informales, con socios, inversores o aliados comerciales?

3. ¿El programa es fácil de utilizar?

• ¿Es amigable con el usuario?
• ¿El proveedor ofrece diferentes canales y opciones de soporte?
• ¿Ofrece programas de capacitación sobre el uso de la plataforma?

4. ¿El software GRC puede crecer y escalar con la organización?

• ¿Es una solución flexible que se adapta a los cambios?
• ¿Es posible añadir nuevos usuarios?
• ¿El proveedor trabaja en actualizaciones?
• ¿Estas actualizaciones tendrán coste para la organización?
• ¿Es posible almacenar grandes cantidades de información, en la nube o en backups?

5. ¿Cómo trabajan las funcionalidades de informes?

• ¿El software produce los informes solicitados por organismos gubernamentales y reguladores?
• ¿Estos informes son fáciles de obtener, almacenar y distribuir?

6. ¿El programa se actualiza con determinada periodicidad?

• ¿Cómo funcionan las actualizaciones del software?
• ¿Se hacen cuando es necesario o el proveedor tiene un programa de actualizaciones definido?

7. ¿La solución se integra con otras herramientas ofimáticas, como cuentas de correo electrónico, para facilitar las notificaciones?

• ¿Es posible generar y distribuir mensajes de correo electrónico a todos los usuarios?
• ¿Administra planes de acción y envía notificaciones sobre asignación de tareas o atraso en la ejecución de ellas?

8. ¿Hay actualizaciones obligatorias como consecuencia del cambio en normas, leyes o regulaciones?

• ¿Este tipo de actualizaciones se generan de forma automática o es preciso solicitarlas?
• ¿El proveedor informa que se requiere determinada actualización y avisa cuando esta ha sido incorporada?

Software ISO 37301 de ISOTools

Dentro de un programa GRC, la gestión de cumplimiento adquiere una importancia crítica. El Software ISO 37301 de ISOTools cumple con todas y cada una de las expectativas planteadas en las preguntas que conforman la lista de verificación anterior.

Se trata de una solución avanzada de gestión de cumplimiento para facilitar, optimizar y mejorar la efectividad de las iniciativas corporativas. Y es una solución tecnológica en constante evolución.

Las organizaciones que adoptan una estrategia GRC y, en particular, las que confían sus obligaciones de cumplimiento al estándar internacional ISO 37301, encuentran aquí un gran aliado para el logro de sus objetivos.