Software de gestión de cumplimiento: qué funcionalidades debe reunir

Muchas organizaciones se ven abrumadas cuando tienen que gestionar los requisitos de cumplimiento de numerosos estándares y regulaciones. Para ayudar a administrar todas las actividades, contar con un software de gestión de cumplimiento permite automatizar, digitalizar y simplificar el trabajo.

Las herramientas tecnológicas que aporta un software de gestión de cumplimiento ayudan a centralizar la gestión en una única plataforma, optimizar los esfuerzos de gestión de riesgos y disponer de una fuente de información actualizada y confiable cuando es necesario demostrar el desempeño corporativo en materia de cumplimiento.

El reto es encontrar un software de gestión de cumplimiento adecuado para las necesidades específicas de la organización. A continuación, proponemos algunas preguntas clave que se deben plantear en el seno de la organización antes de adquirir una solución tecnológica para gestión de compliance. Y cuáles son las funcionalidades mínimas que debería incluir un software de gestión de cumplimiento moderno y eficaz.

¿Qué considerar para establecer las funcionalidades mínimas de un software de gestión de cumplimiento?

Para automatizar la gestión de compliance, existen en la actualidad muchas soluciones informáticas. Todas ellas han sido diseñadas para atender necesidades específicas. Y es probable que todas no se adapten a las necesidades de cada organización.

Antes de abordar las funcionalidades mínimas que se espera encontrar en un software de gestión de cumplimiento, conviene revisar los aspectos fundamentales que debe considerar la organización que plantea la necesidad de contratar una de estas soluciones:

1. ¿Está la organización sujeta a algún estándar de cumplimiento?

ISO 37301 es el estándar internacional para la gestión de compliance. Pero la organización puede estar obligada también al cumplimiento de regulaciones sobre protección de datos, a adoptar estándares de seguridad y salud en el trabajo, o de gestión ambiental, entre otros.

Muchos de estos estándares dependen del sector en que opera la organización. Otros, son el resultado de un mercado o un cliente o grupo de consumidores que así lo exigen. En general, lo importante es determinar el grado de obligaciones de cumplimiento que cada uno de ellos representa, el riesgo y los controles que se requieren para garantizar el cumplimiento.

2. ¿Qué controles requiere la organización para garantizar el cumplimiento?

Con las obligaciones claras, es fácil diseñar una estrategia para garantizar el cumplimiento. Y es en este punto en el que aparecen diferentes necesidades: evaluaciones de cumplimiento, auditorías, informes, documentos, flujos de trabajo, mapas de calor, automatización de la debida diligencia…

Por supuesto, todas ellas son necesidades que se espera resuelva un software de gestión de cumplimiento.

3. ¿Qué es necesario monitorear y a qué se debe realizar seguimiento?

Cumplir con un estándar, aplicar controles y proponer acciones adecuadas para prevenir, es una parte importante de la gestión de cumplimiento. Pero no es todo. Es necesario saber qué pasa con todo ello, qué resultados ofrecen estas tareas y monitorear su evolución de forma constante.

¿Qué medir y a qué hacer seguimiento? La respuesta a esta pregunta, y la periodicidad requerida para estas revisiones, son también elementos importantes para definir las funcionalidades que esperamos de un software de gestión de cumplimiento.

Software de gestión de cumplimiento – Funcionalidades mínimas

Asegurar el cumplimiento normativo y legal es en suma el resultado del conjunto de funcionalidades que esperamos de una solución informática de este tipo. Con base en nuestra experiencia, y en la de muchos profesionales expertos en gestión de compliance, hemos recopilado las funcionalidades que esperamos encontrar en este tipo de productos:

1. Mapa de navegación visual

Que permita navegar a través de las diferentes obligaciones de cumplimiento o requisitos de un estándar, como ISO 37301, de forma gráfica e intuitiva, identificando puntos críticos, oportunidades de mejora y zonas de calor.

2. Gestión de riesgos

Identificar los riesgos, mostrarlos, calificarlos, inventariarlos y evaluarlos, siempre ofreciendo informes gráficos en pantalla, utilizando matrices fáciles de asimilar y entender, de tal forma que se puedan tomar decisiones inmediatas sobre la marcha.

3. Gestión de canales de denuncia y de consulta

Los canales de denuncia prestan interesantes servicios a la gestión de cumplimiento y a la gestión anticorrupción. Pero, en algunos casos, son también una necesidad regulatoria.

Quejas y denuncias, así como consultas, deben ser recibidas con agilidad, procesadas, investigadas, resueltas y comunicados los resultados con rapidez y celeridad. Este es uno de los puntos en los que la automatización muestra sus mejores beneficios.

4. Estado del cumplimiento legal y normativo

Una aplicación que se actualice a diario, y que ofrezca un inventario de todas y cada una de las obligaciones de cumplimiento legal, regulatorio y normativo de la organización, y su estado actual, es en síntesis la funcionalidad básica que debe ofrecer un software de gestión de cumplimiento.

5. Accesibilidad y movilidad

Las soluciones que solo funcionan en un ordenador de escritorio, en la oficina central de una organización, ya no resultan eficaces. Hoy en día, es preciso acceder desde cualquier tipo de dispositivo móvil, en cualquier momento del día, todos los días de la semana.

Recopilar y registrar información desde cualquier punto, adjuntando informes en diferentes formatos, incluyendo imágenes u hojas de cálculo, por ejemplo, es una funcionalidad de la que no puede prescindir una solución para la gestión de cumplimiento.

6. Funcionalidades de rutina diaria

Los mapas de calor y los informes visuales atrapan y seducen. Pero el trabajo diario, el que resta tiempo y demanda un esfuerzo adicional no siempre reconocido, es el que provee la información necesaria para los buenos resultados.

Y esto requiere de funcionalidades rutinarias pero muy útiles:

• Elaboración de flujos de trabajo y de agendas de actividades.
• Análisis del contexto.
• Programas de auditorías.
• Comunicación interna con alertas sobre actividades pendientes.
• Gestión de documentos.
• Necesidades de capacitación y formación.
• Listas de verificación.
• Indicadores.
• Informes y reportes.
• Planes de acción y mejora.

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