Software de canal de denuncias: qué es, qué funcionalidades incluye y qué beneficios aporta

Un software de canal de denuncias es una herramienta tecnológica para la gestión antisoborno que puede asegurar la confidencialidad, además de la efectividad del canal y de las investigaciones que se emprendan como resultado de los informes recibidos.

Pero un software con estas características también es la forma más rápida para alcanzar la conformidad con la Directiva Europea de Protección del Denunciante y otras regulaciones nacionales, como la Ley para Protección del Denunciante que tramita el Gobierno de España y el resto países miembro de la UE.

Con la entrada en vigor de la Directiva Europea de Protección del Denunciante, las organizaciones con más de 50 empleados deberán contar con un canal de denuncias que garantice la confidencialidad.

De acuerdo con lo que se prevé que estipulará la nueva ley española, las sanciones para las organizaciones que tomen represalias contra los informantes de hechos de corrupción pueden alcanzar el millón de euros. Razón de peso para implementar un sistema de gestión antisoborno que cuente con un software de canal de denuncias eficaz.

Software de canal de denuncias – ¿Qué es?

Un software de canal de denuncias es una solución informática que toma información desde diferentes canales –email, llamada telefónica, texto o incluso entrevista personal-, preservando el anonimato del denunciante, gestionando esa información hacia el inicio de una investigación y conservando la trazabilidad de todas las acciones que se emprendan en el proceso.

Este tipo de soluciones definen flujos de trabajo, establecen funciones, asignan tareas, permiten hacer seguimiento, alertan sobre retrasos en las actividades y ofrecen informes completos para soportar los resultados finales de la investigación, siempre garantizando la confidencialidad que requiere el denunciante.

Estas soluciones se presentan como un programa autónomo, independiente, o como parte de una plataforma de gestión de cumplimiento o de un programa anticorrupción y antisoborno.

Para comprender un poco mejor lo que realmente se puede hacer con un software de canal de denuncias, a continuación, repasamos las funcionalidades específicas más habituales que ofrecen estos productos.

Software de canal de denuncias – ¿Qué funcionalidades ofrece?

La gestión de canales de denuncia implica muchos procesos y tareas, sobre todo cuando se trata de preservar la confidencialidad en cada uno de esos pasos. Pero también está la necesidad de ofrecer un resultado rápido, claro y transparente. Para ello, una plataforma diseñada para gestionar los canales de denuncia de una organización debe proporcionar las siguientes funcionalidades:

1. Multicanal

La denuncia de irregularidades se puede realizar a través de diferentes canales: correo electrónico, cartas en un buzón, llamadas telefónicas a una línea móvil, llamadas a un teléfono convencional o una declaración personal. Por lo general, un software de canal de denuncias admite diversidad de canales y de formatos para la presentación de informes.

2. Registro anónimo de denuncias

El software suele incorporar funcionalidades que permiten registrar un informe sobre corrupción, soborno o cumplimiento, sin que la identidad del denunciante se conozca, incluso cuando la investigación haya concluido y se presenten los informes finales.

3. Flujos de trabajo automatizados

Las rutas de procesos prediseñadas, basadas en lógica y en experiencia, aportan agilidad a la investigación. El programa, ante una denuncia, permite activar flujos de trabajo de forma automática, emitiendo las alertas para las personas que tienen que asumir funciones ya asignadas con anterioridad. Entre esos procesos destaca el de debida diligencia.

4. Informes en tiempo real

Un oficial de cumplimiento, un miembro de la Alta Dirección o cualquier otra persona autorizada podrán obtener informes personalizados, que muestran la situación general del estado de las denuncias o de cada una de ellas. Estos informes se presentan en diferentes formatos: PDF, DOC, XLS, PPT…

5. Seguridad

El acceso, la consulta, la creación de documentos o efectuar acciones requieren permisos de acceso que son otorgados de acuerdo con el nivel de seguridad del empleado, sus funciones y las tareas que desarrollará en la investigación.

6. Asignar un ticket

Para cada caso o informe, el sistema permite crear un ticket que se asignará a todos los documentos que se generen durante el proceso y a todas las operaciones, tareas y actividades que se desarrollen para la resolución del informe.

Beneficios de un software de canal de denuncias

De las anteriores funcionalidades de un software de gestión antisoborno podemos inferir ventajas evidentes como la agilidad, rapidez y control de los riesgos y procesos de lucha contra el soborno que obtienen las organizaciones que contratan un software de canal de denuncias o una plataforma de gestión corporativa que lo integre.

Además, se pueden destacar los siguientes beneficios:

• Cumplimiento estricto de lo dispuesto por la Directiva Europea o por la nueva Ley española o las que ya se han promulgado en otros países del continente, o lo harán pronto.
• Protección de la información, lo que beneficia especialmente a los denunciantes, pero también garantiza la integridad e incorruptibilidad de los documentos, archivos y toda la información en general que se genere como consecuencia de la denuncia presentada.
• Gestión eficiente y rápida de los informes, ya que todos sabrán lo que tienen que hacer y el tiempo que tienen para hacerlo. La activación de flujos de trabajo permite que todos los pasos avancen sin alterar el trabajo diario en el área afectada.
• Genera confianza entre los empleados, pero también en la Alta Dirección, en organismos reguladores y, eventualmente, en jueces y magistrados.

Software ISO 37001 de ISOTools

Esta es una solución que va más allá de la gestión de canales de denuncia. El software ISO 37001 de ISOTools es una plataforma integral para la digitalización y automatización de programas anticorrupción y antisoborno, basados en la norma internacional ISO 37001.

Se trata de una solución moderna, ágil, profesional y avanzada en la que lo oficiales de cumplimiento y los profesionales especializados en gestión antisoborno encuentran los recursos necesarios para alcanzar objetivos, medirlos, mejorar y cumplir siempre con las leyes. Aquí lo puede comprobar.