Qué considerar antes de implementar un programa de denuncia de irregularidades
El programa de denuncia de irregularidades y sus componentes son esenciales en la lucha contra el soborno y la corrupción. En los últimos años, la importancia para la cultura ética y anticorrupción de la organización, pero también para el cumplimiento normativo y regulatorio, explican la notoriedad que se concede a este tipo de programas.
No obstante, el programa de denuncia de irregularidades aún no forma parte de un buen número de organizaciones. Las razones son varias: la Alta Dirección no recibe información adecuada para tomar la decisión, no están presentes los elementos necesarios o, simplemente, hay una alta dosis de negligencia en quienes deberían liderar el proyecto.
Tomar el proyecto a cargo puede ser una tarea del Oficial de Cumplimiento. Esto sucede especialmente en empresas en las que no existe un área dedicada a la Gestión Anticorrupción. Entonces, un buen punto de partida para el Oficial de Cumplimiento es identificar aspectos esenciales antes de implementar un programa de denuncia de irregularidades. Los explicamos a continuación.
¿Qué considerar antes de implementar un programa de denuncia de irregularidades?
La denuncia de irregularidades necesita gestión sistemática y profesional. En algunas regiones geográficas, como el continente europeo, esto es aún más importante porque hay requisitos legales que cumplir.
Algunas organizaciones, sin embargo, necesitan ajustar su programa de denuncia de irregularidades a las exigencias legales y culturales de diferentes lugares del planeta. Esto implica considerar aspectos legales, técnicos y de procedimiento particulares y únicos para cada país.
El alcance del programa de denuncia de irregularidades es apenas el primero de varios aspectos para considerar antes de la implementación. Otros, igualmente relevantes son:
1. Liderazgo de la Alta Dirección
Para los empleados debe quedar claro que la cultura ética y anticorrupción es un propósito de la Alta Dirección. El programa de denuncia de irregularidades requiere la participación activa de los empleados. Necesita que el tema se debata a diario y que todos entiendan que denunciar lo que creen incorrecto es una prioridad.
2. Definir lo que se debe reportar
Lo que se debe informar y las razones por las que debe hacerse puede no estar definido con precisión para todas las personas en la organización. Puntos de vista enfrentados, casos de ineficiencia, roces personales o desacuerdos entre superiores y sus subordinados podrían generar una avalancha de informes que no son los que espera el programa de denuncia de irregularidades.
Es preciso presentar ejemplos concretos de lo que se espera que se informe: fraude, corrupción, conflictos de intereses no reportados, acoso laboral, soborno, discriminación, son algunos de los eventos típicos que debería recibir un canal de denuncias.
3. Diversos canales para informar
El programa necesita contar con diferentes canales de denuncia y todos ellos deben ser conocidos por los empleados. En todos los niveles de la organización deben estar disponibles los canales de denuncia y su funcionamiento debe ser un tema de dominio público.
Entre los temas sensibles que todos los empleados deben conocer está la posibilidad de presentar denuncias anónimas. La organización necesita implementar una o varias líneas telefónicas de atención, una cuenta de correo electrónico, una oficina dedicada a la recepción de informes verbales presenciales, un apartado en el sitio web y un buzón tradicional para la entrega de informes escritos en papel.
4. Mecanismos para evitar las represalias
Un aspecto esencial para considerar antes de implementar un programa de denuncia de irregularidades es la protección de los informantes contra las represalias. Es, además, una exigencia plasmada en una Directiva de la Unión Europea.
El rechazo total a las represalias y las implicaciones que ellas generarán, entre ellas judiciales, deben expresarse en la misma política anticorrupción publicada por la Alta Dirección. El tema debe ser objeto de capacitaciones y charlas, en diversos escenarios, especialmente dirigidos a los directores de área o mandos medios.
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Promover la denuncia de actos de corrupción o prácticas que van contra la ética entre los trabajadores ofrece muchos beneficios a la organización. Pero el esfuerzo puede verse truncado si no existe una adecuada, ágil y eficaz respuesta a los informes presentados, sobre todo cuando se ofrecen muchos canales de denuncia.
Conservar la confidencialidad, o el anonimato en algunos casos, puede ser igualmente un desafío. La organización necesita procesar información en muy poco tiempo, documentar hechos, recopilar evidencias y establecer prioridades para la gestión de las denuncias.
El Oficial de Cumplimiento o el encargado de liderar la lucha anticorrupción en la organización necesita tecnología para ofrecer resultados inmediatos y confiables.
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