Puntos claves en la investigación del fraude

De los resultados de la investigación del fraude depende en gran medida la confianza y el apoyo que los empleados den al programa anticorrupción. Durante y después de la investigación del fraude, la organización, el oficial de cumplimiento y los profesionales encargados del programa anticorrupción, demuestran que disponen de los elementos y las herramientas necesarias para prevenir y penalizar los actos de corrupción.

Los resultados que se esperan de la investigación del fraude no solo deben ser creíbles y confiables. Deben ser también rápidos y oportunos. Es por eso que los investigadores deben tener en cuenta los puntos clave que hoy desglosamos, que sin duda llevarán a buen puerto la investigación del fraude o de otros hechos de corrupción.

Investigación del fraude – Los puntos clave

Una investigación de fraude o soborno no dista mucho de una investigación sobre un hecho criminal, como las que vemos en teleseries o en el cine. De hecho, en su más básica expresión, lo que se investiga es un delito.

Por eso, la evidencia, los sospechosos, los testigos, que nos resultan familiares a causa de tantas obras de ficción, aquí también se hacen presentes. Entonces, en la investigación del fraude, los investigadores deben tener en cuenta los siguientes puntos clave:

Preservar la evidencia

En una investigación sobre una conducta ilegal, se consideran diferentes tipos de evidencias. Pero, sin importar a qué clase pertenezca, es importante definir procesos y protocolos para preservar la integridad y garantizar lo que en términos judiciales se conoce como la “cadena de custodia”.

De otra forma, nos encontraríamos frente a evidencia que puede ser controvertida o desechada porque alguna de las partes la considera corrupta, manipulada o no confiable.

Para la definición de estos procesos bien vale la pena contar con la asesoría de personal experto en procedimientos penales. No olvidemos que, eventualmente, la investigación puede pasar los límites de la organización y llegar a los tribunales.

Sin importar el tipo de evidencia, los procesos deben observarse en todos los casos, aunque se trate de un delito menor.

Evidencias físicas

Usualmente, la evidencia física en un caso de fraude está representada por documentos, registros, grabaciones o vídeos que están bajo la posesión, control y dominio de la organización, razón por la cual tiene derecho a acceder a ella en cualquier momento. Sin embargo, con el propósito de cumplir lo determinado en el primer punto, es preciso documentar la recolección y tomar testimonios sobre el estado, momento y circunstancias en que se toma la evidencia.

Pero es posible que la evidencia física esté en posesión de otra persona o de otra organización, caso en el que es preciso solicitarla u obtener una autorización judicial. En cualquiera de los dos casos, al momento de recolectar la evidencia, es preciso observar los protocolos que garanticen su integridad.

El registro y documentación de la toma de la evidencia física debe incluir el momento, el lugar y la fecha en que se recolecta, determinar si se trata de una fotocopia o de un documento original, y cada pieza documental debe ser etiquetada y preservada con un registro único.

Evidencia electrónica

Aunque la recolección de evidencia electrónica debe ser igualmente documentada y registrada, es claro que, por su naturaleza, requiere que se observen principios particulares relacionados con las mejores prácticas forenses. Estos principios son:

Las entrevistas

Durante la investigación del fraude es preciso practicar muchas entrevistas. Usualmente, se delega esta tarea a los directores de área o a los superiores directos de la persona entrevistada. Sin embargo, en un punto determinado de esas entrevistas generales, es posible que el entrevistado pase a ser sospechoso o testigo principal.

En este punto será necesario suspender la entrevista, y advertir al entrevistado que se continuará con la indagación bajo la figura de testigo o de sospechoso, y que en esta nueva etapa, la entrevista será conducida por investigadores profesionales.

Las declaraciones de los testigos

Con respecto a las declaraciones de testigos, es preciso obtener un registro de audio, así como una declaración por escrito, en la que el testigo, con su firma, afirme su conformidad. Aunque por razones apenas lógicas, es probable que existan diferencias sutiles entre el audio y la declaración escrita, en los aspectos sustanciales, se deben conservar las palabras exactas citadas por el testigo.

Las declaraciones de los sospechosos

Las declaraciones de sospechosos, en una investigación de fraude, son el punto más complejo del proceso. El investigador debe contar con la experiencia y el conocimiento necesario para garantizar que se respetan todos los derechos del indagado, y que no se comenten errores que, eventualmente, pueden hacer que la declaración sea inadmisible posteriormente en un proceso penal.

Cada país tiene normas a este respecto, pero, usualmente, es preciso que el sospechoso cuente con la asesoría de un representante de los trabajadores o de sindicato, cuando este existe.

En términos generales, la investigación del fraude requiere que la organización observe las disposiciones de la Ley de Derechos Humanos, en particular los derechos a la privacidad y a un juicio o audiencia justos.

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En el transcurso de una investigación de fraude, investigadores y empleados percibirán la importancia que tiene contar con información actualizada e inmediata, al igual que una solución tecnológica que incorpore funcionalidades para la gestión de denuncias, y la ejecución de procesos de investigación.

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