Programas contra el fraude en tiempos de coronavirus

Los programas contra el fraude, aunque no afrontan un riesgo nuevo por causa de la emergencia sanitaria, sí se atienen a un incremento de los embates de los delincuentes que encuentran un ambiente de confusión y dispersión de recursos humanos de las organizaciones que favorecen el alcance de sus objetivos.

Esto significa que los sistemas anticorrupción deben ajustar sus políticas, sus procedimientos y sus controles para responder al aumento de la probabilidad de ocurrencia de un riesgo que ya ha sido considerado y evaluado.

Con una emergencia sanitaria a nivel mundial que propone nuevas condiciones de trabajo, los intentos de fraude apuntan a vulnerar controles de procesos existentes que pueden no funcionar debido principalmente a la imposición del trabajo remoto y a la distracción del empleador que dirige su mirada hacia una multitud de ubicaciones. Estos patrones de fraude evolucionan y, por ello, los programas contra el fraude deben ajustarse.

Ajustar los programas contra el fraude en tiempos de crisis

Como sucede durante muchas crisis, los casos de fraude y corrupción, aumentan como un nefasto efecto colateral de la pandemia. Las organizaciones y, particularmente, los programas contra el fraude, pueden prepararse y protegerse de esta amenaza. Tres aspectos esenciales deben ser considerados:

1. Entender y aceptar los cambios

Las personas se comportan de manera diferente durante una crisis. Los comportamientos individuales no siempre corresponden a la forma a la que lo hacían antes o durante la vida cotidiana. Las personas se motivan por emociones diferentes y siguen líneas de razonamiento que son diferentes a las que normalmente aplican. La ansiedad, el miedo, la confusión y la incredulidad empujan a las personas a tomar malas decisiones, cruzando límites éticos.

Algunos toman decisiones imprudentes, impulsadas por la incertidumbre, pero también por la aparente ausencia de vigilancia. Es en este punto en el que los programas contra el fraude han de afinar los controles.

Un punto esencial de vigilancia debe establecerse sobre las comunicaciones por correo electrónico. Por ejemplo, un empleado, supuestamente recibiendo instrucciones de un alto ejecutivo, podría ordenar la transferencia de una importante suma de dinero.

En una situación normal, el receptor del mensaje tendría la opción de consultar con su compañero más cercano o podría acudir directamente al director del área financiera para corroborar la información. En esta situación quizá se obvie esa confirmación como consecuencia de las circunstancias de trabajo remoto.

Por ello, es necesario establecer un control que obligue a los empleados a confirmar la información, por vídeo llamada, por ejemplo, con uno o varios superiores, dependiendo de la cuantía de la transacción.

Esto requiere, además de la implementación del control, su inclusión en la política escrita y un programa de capacitación efectivo que garantice el conocimiento y la comprensión de los nuevos controles.

Se trata de controles que complementan o aumentan el alcance de otros existentes antes de la crisis, controles que deben partir de una nueva evaluación de riesgos, que considere las condiciones de lo que ahora es una nueva normalidad.

2. Sincronizar acciones con los empleados

El objetivo de los programas contra el fraude, en tiempos de crisis, debe ser contrarrestar la vulnerabilidad que genera la confusión, la urgencia o la falta de familiaridad con las nuevas condiciones.

Los controles, las políticas y todas las acciones que se tomen no surtirán el efecto deseado si no se cuenta con el compromiso decidido de los empleados. Ellos son los que siguen esas políticas y ejecutan esos controles.

Que esto suceda es una responsabilidad del área de compliance. Es preciso acentuar los momentos de contacto continuo, sincronía y sintonía con los empleados en el propósito común de prevenir los riesgos de fraude.

3. Liderazgo factor clave

Alguien en la organización debe liderar la transición y la implementación de los nuevos controles. El liderazgo natural corresponde al oficial de cumplimiento, aunque el área de auditoría y control pueden acompañar en esta tarea.

Pero el liderazgo debe alcanzar a los empleados. Aquellos que desempeñen funciones clave, en el área de adquisiciones o financiera, también están llamados a ejercer el liderazgo que el manejo de la crisis requiere.

Software ISO 37001 de ISOTools

La implementación eficaz de nuevos controles para trabajadores remotos requiere de una plataforma que ofrezca las herramientas adecuadas para identificar y abordar riesgos de fraude y corrupción.

El Software ISO 37001 de ISOTools es una solución destinada a optimizar las tareas derivadas de un programa antisoborno, un aliado aún más necesario si cabe en estos tiempos de coronavirus.

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