Preguntas clave para evaluar el sistema integrado de debida diligencia empresarial

En la actualidad, la debida diligencia empresarial es una responsabilidad que se sustenta sobre los hombros del oficial de cumplimiento. El mercado, siempre dinámico, ha diseñado soluciones tecnológicas que gestionan ágilmente la gran cantidad de información que requiere un proceso de debida diligencia empresarial eficaz para alcanzar la conformidad con un sistema antisoborno.

Así, estos profesionales cuentan con este tipo de herramientas que automatizan gran parte de las tareas que implica tan importante misión. A la hora de elegir la que mejor responda a las necesidades de la debida diligencia empresarial en la organización, es preciso llevar a cabo una evaluación.

¿Qué preguntar para elegir un sistemas integrados de debida diligencia empresarial?

La debida diligencia es, en esencia, un proceso de tratamiento de información. Para algunas organizaciones, con cientos o miles de terceros, la labor implica considerar la capacidad del sistema para gestionar grandes volúmenes de información.

Para otras, más pequeñas, la tarea se enfoca en depurar la información, establecer filtros, identificar riesgos y tomar decisiones, lo cual también harán las grandes organizaciones, una vez hayan procesado la información de sus numerosos terceros.

En cualquier caso, el objetivo principal de este tipo de plataformas es automatizar el tratamiento de la información requerida para llevar a cabo la debida diligencia empresarial, proporcionando una visión completa del proceso paso a paso.

La selección del software necesita evaluar la respuesta a las siguientes cinco preguntas clave.

Pregunta 1

¿La solución presenta un tablero en el que es posible observar los flujos de trabajo y el estado de las tareas?

Un sistema integrado debe ofrecer una visión total y panorámica del estado del proceso de debida diligencia en todo momento. El oficial de cumplimiento necesita visualizar los procesos concluidos, así como los que están en curso de modo inmediato. De este modo, se consigue un verdadero control del sistema de debida diligencia.

Pregunta 2

¿El software incorpora evaluación de riesgos automatizada?

La evaluación de riesgos es una consecuencia o una fase posterior de la debida diligencia empresarial. Dicho de otra forma, realizamos un proceso de debida diligencia para obtener información depurada que nos lleve a identificar y evaluar riesgos reales.

Entonces, resulta lógico que un sistema integrado incorpore funcionalidades de evaluación de riesgos. Específicamente aquellas para la detección y monitoreo de los mismos son muy necesarias.

Pregunta 3

¿Es una solución estructurada para aplicar la debida diligencia desde una única plataforma?

No todos los “sistemas integrados” realmente lo son. Una solución eficaz permitirá aplicar la debida diligencia desde un único formato, facilitando el análisis de la información por parte del oficial de cumplimiento o de otras partes interesadas.

Pregunta 4

¿Es una plataforma que ofrece trazabilidad del paso a paso de los procesos?

La trazabilidad en cada punto genera evidencia y da confianza, a los profesionales del cumplimiento, a la alta dirección y a otras partes interesadas, sobre la conformidad de todos los procesos de debida diligencia con las políticas de la organización y con los requisitos legales aplicables.

Pregunta 5

¿El sistema puede alinear los procesos internos con el sistema de gestión de procesos?

La utilidad del software se evalúa en gran medida con la capacidad que tenga este para alinearse con los procesos de mejores prácticas en materia antisoborno dentro de la organización. Esto implica que la solución debe adaptarse a la organización y no la organización a ella, por lo que necesita un grado suficiente de flexibilidad.

Otras preguntas que se pueden considerar

Además de las 5 preguntas críticas señaladas, dependiendo de la organización y sus particularidades, podemos también indagar sobre otros aspectos de gran utilidad práctica:

• ¿Los directores de área y empleados de la organización pueden elaborar informes utilizando el software para facilitar la revisión y aprobación?
• ¿Es posible personalizar los cuestionarios a terceros para obtener información específica importante para la organización?

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La debida diligencia es el eje principal de un programa anticorrupción. Como tal, las organizaciones necesitan disponer de un sistema que favorezca procesos ágiles y efectivos.

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