Potencia tu estrategia de compliance: 4 consejos para alcanzar el éxito en la gestión de cumplimiento
Una estrategia de compliance eficaz facilita al oficial de cumplimiento alcanzar ese objetivo esencial que tiene cualquier profesional que ocupa esa posición: construir un programa que garantice el cumplimiento de todas las obligaciones de la organización, en todas sus áreas.
La estrategia de compliance está relacionada con la forma en la que el agente trabajará para alcanzar el objetivo esencial. Pero también, tiene que ver con los elementos que integrará para lograrlo. La estrategia, en otras palabras, es el plan que pone en marcha el oficial de cumplimiento para lograr su propósito pronto y con la esperada eficacia.
¿Qué es una estrategia de compliance?
Una estrategia es un conjunto de acciones, medida o pasos, planificados y programados para trabajar de forma articulada, con el fin de alcanzar un objetivo. La estrategia de compliance la define el Oficial de Cumplimiento de acuerdo con el contexto de su organización, el estado de madurez de su programa y los recursos de los que disponga para alcanzar los objetivos.
Los recursos que tiene a su disposición un oficial de cumplimiento varían en cuanto a cantidad y accesibilidad. Sin embargo, cualquier estrategia de compliance requerirá un aporte humano, de información, tecnológico o de formación y capacitación.
La estrategia de compliance ideal es entonces, la que facilita el logro del objetivo haciendo un uso equilibrado y racional de los recursos. Alcanzar ese equilibrio es lo que requiere seguir algunas recomendaciones.
¿Cómo potenciar una estrategia de compliance eficaz?
No tener una estrategia equivale a no planificar. Es como viajar a la deriva, sin rumbo y sin un destino fijo definido. Sin estrategia de cumplimiento, los objetivos que se alcancen quedarán al azar.
Entonces, la estrategia en un programa de cumplimiento responde a los objetivos que fijen la Alta Dirección y la oficina de cumplimiento. Por supuesto, un primer objetivo es evitar infracciones de cumplimiento. La organización tiene que cumplir con todas sus obligaciones, obligatorias o voluntarias.
Mejorar procesos de debida diligencia, ajustar el programa para operar en zonas geográficas con costumbres y legislaciones diferentes o prevenir riesgos de soborno y corrupción, pueden ser objetivos válidos para un oficial de cumplimiento.
La estrategia que desarrolle cada oficial de cumplimiento será la mejor para su organización, su contexto y los recursos de los que disponga. Sin embargo, para todas, estos cuatro consejos resultarán muy útiles:
1. Conocer y entender la cultura de la organización y su Alta Dirección
En algunas organizaciones la cultura de cumplimiento se respira en todos los rincones. Este puede ser el resultado del trabajo de una oficina de cumplimiento anterior. También puede ser el reflejo del liderazgo, el pensamiento y la posición de la Alta Dirección.
En organizaciones como la que describimos, el trabajo es más fácil. Otras, en las que no se ha avanzado tanto en la creación de una sólida cultura de compliance, habrá que trabajar más duro. Y, por supuesto, la estrategia será diferente y mayores serán los recursos que se consuman.
2. Evaluar los riesgos
El trabajo de identificación y evaluación de riesgos le permite al oficial de cumplimiento conocer los puntos exactos donde están los problemas. De esa evaluación se entiende qué falta y dónde hay que suministrarlo.
En algunos casos, será la ausencia de tecnología la causante del problema. En otros lugares, lo procedente será formar a los empleados. Modificar procesos o implementar algunos nuevos será lo apropiado para solucionar problemas en otros puntos críticos.
En todos los casos, es preciso evaluar los problemas enfrentándolos a una lista de obligaciones de cumplimiento de todos los órdenes: leyes, regulaciones, contratos, acuerdos, políticas, compromisos…
3. Revisar la ética como elemento fundamental
La gestión de cumplimiento necesita de la ética para que todos entiendan que cumplir siempre, en todos los casos, es lo correcto. Pero también para comprender que las mejores prácticas éticas y de negocios son inseparables de un programa de cumplimiento efectivo.
A la mayoría de los empleados les gusta trabajar en un marco ético. La ética se convierte así en un elemento estratégico: el oficial de cumplimiento puede utilizarla, dentro de su estrategia de compliance, como el incentivo ideal para promover el cumplimiento y generar una cultura indispensable para el logro de los objetivos.
Para conocer el componente ético real en la organización, el oficial tendrá que hablar con las personas, incorporar la ética en los contenidos de formación, realizar encuestas, solicitar opiniones e incorporar en la tarea al área de Recursos Humanos, entre otras tareas.
4. Incorporar tecnología a la gestión
El oficial de cumplimiento tiene la obligación de garantizar el cumplimiento de la organización. Para lograrlo, implementará procedimientos y metodologías, como la debida diligencia, que consumirán muchos recursos.
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En algunos casos, especialmente en organizaciones que tienen un excesivo número de terceros, el coste puede incrementarse hasta niveles que hagan que la gestión de cumplimiento sea inviable.
La automatización de la gestión, implementando una plataforma que realice muchas de las tareas, permita diseñar flujos de trabajo y monitorearlos para alertar sobre desviaciones, emita alertas y entregue informes como mapas de calor que señalen puntos críticos, permitirá desarrollar una estrategia de compliance eficaz, disminuyendo costes y eliminando el error humano.
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