Por qué utilizar una herramienta GRC para gestionar los riesgos
Utilizar una herramienta GRC es una decisión que está sobre la mesa de la Alta Dirección en muchas organizaciones. Los Oficiales de Cumplimiento tienen mucho que aportar al tema. Con un entorno regulatorio y legal cambiante y cada día más exigente, además de un mundo definido por abrumadores avances tecnológicos, y una interconexión mundial irreversible, las organizaciones se enfrentan a nuevas y poderosas amenazas.
La gestión de riesgos tradicional, basada en etiquetas autoadhesivas sobre un tablero y, en el mejor de los casos utilizando como apoyo hojas de cálculo, no tiene la capacidad para enfrentar la avalancha de riesgos que afectan a las organizaciones en el siglo XXI. Es la primera razón para utilizar una herramienta GRC.
Pero existen otras. Y es bueno entender, además de los beneficios, la diferencia entre una gestión de riesgos tradicional y una apoyada por una herramienta GRC.
¿Por qué es importante implementar una herramienta GRC?
El modelo GRC – Gobierno, Riesgo y Cumplimiento – integra las mejores prácticas de gobierno, con la seguridad que aporta una Gestión de Cumplimiento eficaz, siempre pensando en el riesgo.
Es un concepto moderno que caracteriza en el siglo XXI a las organizaciones que lideran su sector. Por supuesto, la integración de estos tres elementos requiere una herramienta GRC que permita abordar la gestión desde una plataforma única.
Implementar una herramienta GRC es tan importante, que muchos Oficiales de Cumplimiento consideran que es este el primer paso en el proceso de adopción de un modelo GRC. Entre otras, por las siguientes razones:
1. Asumir una Gestión integral con un enfoque holístico
Una herramienta GRC permite abordar los riesgos de todas las áreas y todas las ubicaciones de una organización de forma integral y unificada. Esto, que en otras palabras es un enfoque holístico, mejora la visibilidad de los problemas, optimiza procesos y ayuda a los equipos de cumplimiento y de Gestión de Riesgos a actuar con suficiente antelación, previniendo cualquier impacto negativo.
2. Automatizar la Gestión
La automatización de la Gestión de Riesgos y de Cumplimiento, eliminando procesos manuales, ayuda a eliminar el error humano, producir mejores resultados en menor tiempo, contar con información inmediata, generar evaluaciones complejas y monitorear el estado general de la Gestión en tiempo real.
3. Garantizar el cumplimiento normativo
El cumplimiento normativo implica considerar muchos ámbitos: seguridad de la información, seguridad y salud en el trabajo, medio ambiente, área legal, contratos, acuerdos, compromisos sociales y con la comunidad…Con un espectro de fuentes de riesgos de cumplimiento tan amplio, una plataforma que automatiza la Gestión unifica los esfuerzos en un solo lugar generando trazabilidad, informes inmediatos, datos y registros que son valorados por los auditores y que aseguran el cumplimiento normativo en la organización, se hace indispensable.
4. Diseñar estrategias inteligentes para tratar riesgos emergentes
Los riesgos emergentes son los que no han sido clasificados, pero tienen un alto impacto negativo. Este tipo de amenazas suelen ser comunes a todas las empresas de un mismo sector, o, en ocasiones, a todas las organizaciones. La Emergencia Sanitaria ocurrida en los años 2020 y 2021, fue en su momento un riesgo emergente. Las herramientas GRC cuentan con funcionalidades de monitores y evaluación en tiempo real, que ayudan a generar estrategias inteligentes para mitigar el impacto de este tipo de riesgos.
¿Cómo se desarrolla la Gestión de Riesgos tradicional?
El enfoque tradicional de la Gestión de Riesgos se basa en los procesos manuales, con los desafíos que conlleva. Además de los mencionados en la introducción de este texto, podemos hablar de los siguientes desafíos:
1. Formación de silos
La gestión tradicional no es unificada. Cada área, cada sección, cada ubicación, emprende un proyecto diferente de Gestión de Riesgos. Esto genera informes aislados, esfuerzos repetitivos y, sobre todo, silos de información. Información que no se comparte, que no es aprovechada por otros y que suele terminar en una pila de documentos que nadie consulta, entre otras razones, porque pocos saben que existe y para qué sirve.
2. Exceso de recursos
Alguien podría pensar que la gestión en papel o en hojas de cálculo, al prescindir de la inversión en tecnología, resulta más barata. No es así. El número de horas hombre que se requieren es superior. La posibilidad del error humano hace que se inviertan muchas horas en revisar, realizar cálculos matemáticos, recolectar evidencia, para presentar un informe que una plataforma que automatiza la Gestión GRC, ofrece de inmediato.
3. Falta de integración
El modelo GRC integra tres elementos esenciales para la buena y eficaz gobernanza de una organización. El modelo tradicional de Gestión de Riesgos no considera la integración en ningún momento. Los informes, por supuesto, presentan deficiencias, son incompletos, parcializados y con evaluaciones fragmentadas de riesgos.
4. Informes retrasados
Las evaluaciones y los informes de riesgos, aunque brillantes y completos, son inútiles si no se presentan a tiempo. Y el problema en los tiempos modernos, es que la única forma en la que un informe es oportuno es cuando es inmediato, en tiempo real.
¿Cuáles son los beneficios de utilizar una herramienta GRC?
Concluyendo, una herramienta GRC ofrece muchos beneficios específicos. Algunos de ellos ya se esbozan en el contenido anterior a este apartado. Otros, sin embargo, vale la pena resaltarlos:
1. Identificación oportuna de amenazas
Informar sobre riesgos que ya están ocurriendo, o ya han evidenciado su poder lesivo, es como informar sobre el resultado de un juego que ya pasó o una elección que ya culminó. Una plataforma GRC identifica amenazas en tiempo real, permitiendo diseñar estrategias efectivas con la suficiente anticipación, utilizando un mínimo de recursos humanos.
2. Respuesta eficaz y eficiente
La detección temprana de amenazas lleva a una respuesta inteligente, oportuna, eficaz y eficiente. Esto significa que las estrategias son completas e integrales. Las estrategias diseñadas con el apoyo de una herramienta GRC, incorporan seguimiento automatizado y monitoreo constante, facilitando la recomposición de la acción si algo indica que es susceptible de ser mejorada.
3. Garantiza el cumplimiento normativo
La Gestión de Cumplimiento, a diferencia de otras, no tiene límites dentro de la organización. En ocasiones, incluso traspasa las líneas de las instalaciones. Por eso, los esfuerzos para centralizar la tarea y automatizarla, permiten garantizar el cumplimiento en tantos frentes, evitando las sanciones y el desprestigio reputacional asociados a cualquier infracción de compliance.
4. Optimiza el uso de recursos
La automatización disminuye el uso de recursos humanos. Los recursos que se liberan se pueden asignar a actividades de orden estratégicos, usualmente en la Oficina de Cumplimiento. Esto potencia la eficiencia operativa del Sistema de Gestión de Cumplimiento.
5. Gestión de Riesgos eficaz
La Gestión de Riesgos es eficaz cuando demuestra que ha advertido con suficiente anticipación sobre una amenaza y ha logrado implementar la acción adecuada para prevenir, eliminar, mitigar, compartir o tolerar el riesgo asociado a esa amenaza. Esto es posible con una plataforma GRC que automatice la gestión, centralice los recursos y la información, y, al final del día, presente cifras que indiquen la reducción de amenazas, de probabilidad y de impacto negativo.
6. Protección de la reputación de la organización
Como colofón de esta charla, el uso de una herramienta GRC es una forma de proteger la reputación de la organización y su imagen de marca. De hecho, es una herramienta eficaz para mejorarla. Las organizaciones que se preocupan por cumplir, y trabajan en ello asignado recursos tecnológicos son valoradas por sus consumidores, en primera instancia, y después por inversionistas, empleados y por su comunidad.
Software ISO 37301 de ISOTools
Utilizar una herramienta GRC es una forma de entregar a la organización que adopta el modelo, el modelo holístico e integral y la necesaria automatización, para obtener los objetivos gracias a una mejor y mayor inteligencia de riesgos.
El Software ISO 37301 de ISOTools es una herramienta efectiva para aumentar la resiliencia de la organización ante riesgos emergentes, normativos y de cumplimiento, garantizando así la operabilidad y el logro de objetivos comerciales a largo plazo. Conoce un poco más sobre ella aquí.
