¿Por qué los sistemas de informes internos de su organización no son eficaces?

A través de los sistemas de informes internos, los oficiales de cumplimiento y las organizaciones en sí, consiguen una variedad de información relacionada con el cumplimiento y la ética cada año. Así conocen de primera mano aquellas malas conductas relacionadas con la corrupción y el soborno y toman medidas adecuadas en consecuencia.

Al implementar sistemas de informes internos es necesario evaluar que estos funcionen realmente y produzcan los resultados esperados. De lo contrario, es preciso modificar estos sistemas para garantizar su eficacia.

Los factores que hacen que los sistemas de informes internos no funcionen

Desde el momento en que un empleado se acerca a los sistemas de comunicación y denuncia, estos deben demostrar confidencialidad, profesionalidad y equidad. Si una organización se enfrenta con recurrencia a informes externos de denunciantes o a la ausencia de informes internos, la alta dirección debe considerar dónde se rompe el proceso y por qué los empleados creen que los sistemas de informes internos no son fiables.

Algunos de los factores que hacen que los sistemas de informes internos no sean eficaces son:

Los empleados no entienden los sistemas

¿Quién recibe la información?, ¿sabrán todos que yo he presentado esta denuncia?, ¿qué harán con esa información?… Estas son solo algunas de las preguntas que los empleados se formulan antes de remitir información indiscreta.

De este modo, la duda y la incertidumbre bloquean la decisión de un empleado de informar sobre su inquietud. Cuanta más información pueda compartir una organización sobre estos sistemas para aportar transparencia, es más probable que los empleados los entiendan y confíen en ellos.

Recursos inadecuados y diseño deficiente del programa

Los encargados del área de cumplimiento y la alta dirección demuestran que valoran las denuncias y las inquietudes de los empleados invirtiendo dinero en sistemas bien diseñados. Canales bien integrados y modernos que ofrezcan seguridad son los que les dan la confianza que necesitan.

Falta de personalización en la respuesta

Informar de una inquietud puede ser una experiencia muy personal para algunos empleados. El denunciante podría ser una víctima, haber sido testigo de irregularidades significativas o estar asumiendo un riesgo al presentarse y hacer lo correcto.

Si  un empleado preocupado, por ejemplo, solo escucha un mensaje grabado o una respuesta automatizada que le indica “presione 1 para….”, simplemente percibe que el sistema no es más que una máquina fría e indiferente.

Los empleados preocupados necesitan apoyo y seguridad de que hacen lo correcto, de que la organización aborda sus inquietudes y de que están protegidos contra las represalias. Por eso es importante que se note preocupación por garantizar su confidencialidad, adecuar las respuestas y mantenerlos informados de los avances en el proceso.

Manejo inadecuado y falta de capacitación

El manejo inapropiado de las quejas y la capacitación deficiente de los receptores e investigadores pueden ocasionar errores, que conducen a una investigación inadecuada, a conclusiones confusas y equivocadas y a informes no válidos.

Todo esto conduce a la toma de decisiones igualmente equivocada, a castigar donde no hacía falta o a dejar de investigar cuando existen suficientes indicios para hacerlo. Y esto siembra dudas sobre el compromiso y la funcionalidad del sistema.

Una organización puede reducir de forma sustancial este tipo de errores y los riesgos asociados cuando incluye sus sistemas de informes internos dentro de una herramienta de gestión eficaz y sencilla y cuando cuenta con investigadores capacitados.

Demasiadas opciones de reporte

Algunas organizaciones que desean imprimir robustez al proceso alientan a los empleados a utilizar muchas alternativas. Al plantear tantas posibilidades, estas quedan poco concretadas y mal definidas o generan un mensaje confuso que los empleados no terminan de entender bien.

Si bien las organizaciones pueden ofrecer alternativas y mecanismos paralelos, un sistema de informes profesional, centralizado y claramente articulado ayuda a simplificar la tarea, mejorar la comunicación, aumentar la conciencia y disminuir la confusión. El resultado final es la claridad y el aumento de la confianza de los empleados y la facilidad de los investigadores para reunir evidencias y acertar con sus informes.

Software ISO 37001 de ISOTools

Tomando como base los requisitos de la norma ISO 37001, ISOTools ha desarrollado el Software ISO 37001. Se trata de una solución que incorpora herramientas que agilizan la implementación de un sistema antisoborno.

Entre ellas, esta solución tecnológica ofrece un canal de denuncias diseñado para asegurar el anonimato y permitir la trazabilidad de las denuncias. De este modo, los denunciantes confían en el sistema para informar libremente y los investigadores pueden elaborar informes de calidad y a través de una gestión simplificada.

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