Política de regalos: buenas prácticas de cumplimiento
La política de regalos proporciona una orientación a los empleados de la organización sobre lo que es y no es apropiado aceptar como regalo, oferta, publicidad, premio o muestra de agradecimiento. En caso de permitirlo, la política de regalos define el valor aceptable y el tipo de regalo permitido a los empleados, así como las circunstancias en las que es posible. Y es admisible que exponga algunas excepciones justificadas a la norma general.
El objetivo es controlar que estos obsequios se encuentren dentro de un nivel aceptable y que no puedan constituir en ningún caso un instrumento de mala práctica de cumplimiento.
El alcance de la política de regalos
No importa cuán bien intencionado sea un obsequio, existe la posibilidad de que la incorrección, o la apariencia de incorrección, estén presentes. Una política de obsequios asegura que los empleados se adhieran al código de conducta de la organización en este sentido, y así se eliminan posibles sospechas y dudas sobre sus acciones.
El código de conducta establece que todos los empleados han de demostrar un compromiso de tratar a todas las personas y organizaciones de manera imparcial. Este mandato se extiende a aquellas personas y organizaciones con las que un empleado entra en contacto y aquellas con las que se realizan negocios.
Específicamente, la política tiene alcance sobre:
- Vendedores y proveedores, tanto existentes como potenciales.
- Clientes nuevos y antiguos.
- Empleados actuales y potenciales.
- Contratistas y agentes independientes de la organización.
- Cualquier individuo u organización con quién se entre en contacto.
¿Por qué es importante redactar una política de regalos?
La política ayuda a la organización a evitar conflictos de intereses, tratos imparciales, sobornos encubiertos… Pero además, supone una guía para los empleados cuando se presenta una duda ética. Sin una política clara conocida por todos los empleados, estos pueden optar por negarse a cualquier prebenda por mínima y natural que sea; o por el contrario, podrían estar aceptando, sin ser conscientes de su gravedad, regalos inapropiados que pueden comprometerle a él y a la organización.
Por ello, es importante que exista una política clara y que esta se comunique adecuadamente a todos los empleados, y también a los terceros. De esta manera tanto empleados como terceros saben con certeza qué es aceptable y qué no no lo es, y pueden orientar sus comportamientos sin temores ni asumir riesgos.
¿Cómo establecer la política de regalos?
Veamos algunas de las mejores prácticas recomendadas en una política de obsequios para que logre cumplir con sus objetivos:
- Definir con claridad los límites de lo que es aceptable ofrecer y recibir. Es importante que se defina una cifra de valor concreta y que se describan con absoluta precisión las circunstancias aceptables para dar o recibir un regalo.
- Algunas políticas de regalos son muy concretas y definidas. En otras, por el contrario, es común encontrar la expresión “buen juicio”. Es necesario en esos casos, definir que se entiende por “buen juicio”.
- Es importante que la política sea el resultado de un consenso y un proceso de socialización con los ejecutivos, sobre todo del área comercial de la organización.
- La política tiene que ser un documento dinámico, que se vuelva a analizar con una determinada periodicidad, o cada vez que sea necesario. Es preciso que se revise y se ajuste ante nuevas circunstancias.
Finalmente, un plan de comunicación claro, que enfatice en los principios básicos de revisar las reglas, buscar orientación y usar el buen juicio, ayuda a las organizaciones a mitigar de forma significativa los riesgos asociados con los obsequios y otro tipo de regalos.
Software ISO 19600 de ISOTools
Para la gestión de regalos y donaciones, el Software ISO 19600 de ISOTools dispone de una funcionalidad para registrar evidencia de los mismos y generar un flujo de criterios de aceptabilidad en base a la política establecida en la organización. Así, se consigue mantener un control de estos regalos en un inventario donde figura distinta información útil como el dador, el precio, el tipo, la aceptación, etc. Asimismo, este sistema puede ser una guía para que los empleados cumplan de modo más sencillo la política de regalos.
Esta solución tecnológica también facilita la notificación de una alerta a superiores en casos necesarios y ayuda a las organizaciones a implementar un canal de denuncias y un canal de consultas éticas, mediante el que los empleados pueden compartir inquietudes en caso de duda.
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