Política anticorrupción: elementos y consideraciones clave a incluir
Las organizaciones deben crear una política anticorrupción como primer paso en la implementación de un Sistema de Gestión de Lucha contra el Soborno. Este documento, cuya importancia está implícita, se ajusta al tamaño, la complejidad y el perfil de riesgo de la organización.
Los oficiales de cumplimiento, la Alta Dirección o el profesional encargado de la implementación del Sistema, pueden sentirse tentados a extenderse demasiado en el contenido de la política anticorrupción, hacerlo demasiado técnico o, por el contrario, simplificar el texto y dejar fuera muchos temas importantes.
Existen muchos modelos de política anticorrupción disponibles en textos especializados y en Internet. Sin embargo, no es prudente ni aconsejable tomar uno de ellos para cambiar la información específica y cumplir con el requisito. Es importante redactar el documento con base en el contexto de la organización y cuidando que estén presentes unos elementos mínimos e imprescindibles.
Política anticorrupción – Los elementos mínimos a incluir
La política, para que sea efectiva, clara y comprensible para todos, necesita abordar temas clave, y los asuntos que se deriven de los riesgos específicos propios de la organización.
Un primer objetivo puede ser establecer una bitácora para alcanzar el cumplimiento de los requisitos de un estándar para la implementación de un Sistema de Gestión Anticorrupción eficaz. Pero esta hoja de ruta puede incorporar a su vez otros objetivos como construir una cultura ética y de cumplimiento, desarrollar controles y procedimientos adecuados y generar mecanismos para facilitar y alentar la denuncia de irregularidades.
Esto se logrará si la política incluye y considera estos elementos:
1. Alcance de la política
Por definición, la política anticorrupción tiene alcance sobre todos los empleados de la organización, en todos los niveles y en todas las ubicaciones, áreas y departamentos. Esto incluye, por supuesto, a la Alta Dirección.
Pero también es preciso incluir a los “terceros”. ¿Todos? Esta decisión dependerá de la evaluación de riesgos, de la responsabilidad de cada uno de estos terceros y de la efectividad de los controles. Pero, en primera instancia, se podría decir que empleados temporales, pasantes, contratistas y sus empleados, subcontratistas, proveedores, subsidiarios y franquiciados deberían estar cubiertos por la política.
2. Qué se considera corrupción y soborno
La corrupción, el soborno y otras prácticas no ajustadas a la ética y al código de conducta, suelen ser definidas por la legislación local en cada uno de los países. En el caso de Europa, también hay una definición a nivel continental.
Así que este tipo de conductas, son las primeras en ser incluidas en el documento. Pero puede haber otras, que, a juicio de la organización, de su Alta Dirección o de la oficina de cumplimiento, ameriten tener un lugar en la política sobre soborno y corrupción.
Aun así es posible que se requiera definir en términos semánticos cada uno de los términos, especialmente lo que significa soborno y corrupción con su definición idiomática, pero también, de acuerdo con la legislación vigente.
3. Definir los pagos de facilitación y las comisiones no autorizadas
Algunas prácticas, que indudablemente constituyen soborno y corrupción, se definen con términos como “pagos de facilitación” o “comisiones”, lo que puede eventualmente confundir a un empleado o a un tercero.
Estos términos, y estas conductas, son aceptados y permitidos en algunos países, especialmente en América Latina y África. Esto, de paso, genera la necesidad de tener una política para cada región geográfica, en organizaciones que tienen operación en diferentes países y en varios continentes.
Aún en esos países, es posible hacer que los empleados observen el código de conducta y los lineamientos de su matriz. De no ser así, es importante regular el uso de estos mecanismos, de forma tal que por lo menos no se infrinja la ley local.
De una u otra forma es importante entender que los pagos de facilitación constituyen soborno, y sería bueno que, aunque la ley de un país los permita, el empleado entienda que la organización no los acepta y los penalizará en caso de comprobar tales comportamientos.
Las comisiones tienen otro tratamiento. Y es importante que haya un consenso sobre este tema, entre la Alta Dirección, la oficina de cumplimiento, el área contable y el área legal, para definir qué características y requisitos deben reunir estos estipendios para ajustarse a la ley y al código de conducta de la organización.
4. Relación con empleados públicos
Todas las interacciones con funcionarios gubernamentales deben cumplir con la política anticorrupción, el código de conducta de la compañía y con todas las leyes, normas y reglamentos aplicables. Todas estas interacciones deben cumplir con el compromiso de la compañía de actuar de conformidad con los más altos estándares éticos y de realizar negocios de manera honesta y legal.
Otro punto importante a tratar es la definición exacta del “funcionario gubernamental”. Este puede ser el empleado, como se sobreentiende, de un organismo público perteneciente a un Estado. Pero, eventualmente, la interacción se puede dar por medio de un tercero, que habla y se expresa en nombre y representación del funcionario gubernamental.
Pero el alcance va un poco más allá: un político, el empleado de este, el aspirante a un cargo público, un consultor o asesor que hable a nombre de un organismo gubernamental, los empleados, representantes de organismos no gubernamentales, los parientes en primera línea de todos los que hemos mencionado, son susceptibles de ser considerados funcionarios gubernamentales.
5. Obsequios, prebendas, hospitalidad, viajes y entretenimiento
Obsequios, invitaciones a restaurantes, conciertos, eventos, viajes, forman parte del equipaje que llevan en su maleta empleados del área comercial de muchas organizaciones.
Los auditores, contadores y contralores están dispuestos a aceptar, hasta cierto monto, este tipo de “atenciones” a empleados de otras organizaciones, e incluso, a los ya mencionados funcionarios gubernamentales.
La política anticorrupción necesita definir el valor máximo de este tipo de obsequios y los procedimientos mediante los cuales estos regalos serán autorizados, que, por lo general, tendrá que requerir dos o tres aprobaciones.
En este caso también es preciso observar la legislación local o continental. Como complemento a la política sobre corrupción y soborno, los límites, los procesos de aprobación y los requisitos de mantenimiento de registros deben constituir un procedimiento que debe documentarse y comunicarse para conocimiento de todos los empleados y de los terceros interesados. Igualmente, es preciso determinar en qué condiciones se considera inapropiado cualquier tipo de regalo.
6. Contribuciones benéficas, donaciones y caridad
Este tipo de aportes, que pueden considerarse como ejemplo de Responsabilidad Social de la organización, podrían eventualmente constituir una infracción. La política debe, para estos casos, prescribir una exhaustiva tarea de debida diligencia para establecer que no existe ninguna conexión cercana entre la organización sin ánimo de lucro que recibirá la donación, sus fundadores, los miembros de la Gerencia, con alguna organización con la que se mantienen relaciones comerciales, un organismo regulador o una institución estatal.
7. Establecer la debida diligencia
Mencionamos la debida diligencia como elemento importante para poder efectuar donaciones o contribuciones benéficas. Sin embargo, la debida diligencia debe forma parte de todos los procesos que impliquen relaciones con terceros, especialmente contratación de empleados, suscripción de contratos, entrega de franquicias, firma de contratos de representación…
8. Denuncias, investigación y protección del denunciante
La política debe determinar con precisión que la organización, el oficial de cumplimiento y los directores de área, incentivan la denuncia, promoverán la investigación de los hechos, proporcionarán informes transparentes y protegerán a los denunciantes.
Igualmente, la política dejará claro que los empleados y terceros que conozcan hechos de corrupción, o tengan indicios de conducta antiéticas, están en la obligación de denunciarlo. La organización, por medio de la política anticorrupción, manifiesta su decidido interés por la protección de los denunciantes y la penalización de los empleados o terceros que, tras una investigación objetiva e imparcial, resultaren culpables de hechos de corrupción o fraude.
9. Capacitación y formación
La política anticorrupción también debe incluir la necesidad y obligación de formar y capacitar a los empleados en los temas que sean pertinentes o en los que se identifiquen como una brecha de conocimiento.
10. Evaluación de riesgos
La organización efectuará evaluaciones de riesgo de soborno y corrupción, y esta obligación se consignará en la política. La política anticorrupción establecerá la periodicidad de las evaluaciones de riesgos y las personas encargadas de realizarlas.
11. Consecuencias del incumplimiento
Finalmente, la organización definirá dentro de la política anticorrupción las penalizaciones y sanciones a las que se exponen los empleados que sean encontrados culpables de actos de corrupción, esto sin perjuicio de las acciones en la justicia ordinaria que se puedan presentar.
La política anticorrupción es el documento soporte de la gestión antifraude y antisoborno. De su acertada redacción dependerá en gran medida el éxito de la gestión. Pero también del uso de las herramientas tecnológicas adecuadas, para la implementación de mecanismos que hoy hemos mencionado, como canales de denuncia, investigaciones, debida diligencia y otros.
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