Planificar y crear el código de conducta de una organización

Al crear el código de conducta, la organización expresa públicamente cuál es su posición sobre el cumplimiento y la ética. De hecho, el código de conducta existe desde antes de que se conocieran los programas de cumplimiento y anticorrupción y eso da una idea de su calado en una organización.

Aunque crear el código de conducta en nuestros días no es la tarea titánica de otros tiempos, si requiere atención, planificación y seguir algunos pasos básicos. ¿Por qué crear el código de conducta y cómo hacerlo fácilmente?

La importancia de crear el código de conducta

El código de conducta es el instrumento adecuado para que la organización y el oficial de cumplimiento comuniquen sus objetivos y sus expectativas para la gestión de cumplimiento y anticorrupción. Pero, además, el código de conducta es la forma más apropiada que encuentra la organización para compartir y comunicar sus valores y sus propósitos de cumplimiento.

Así, al crear el código de conducta, la organización disminuye los riesgos de cumplimiento y logra alinear a los empleados, terceros y otras partes interesadas con las mejores prácticas comunes y con las expectativas de los organismos reguladores. 

Planificación para crear el código de conducta

El código de conducta es un traje a la medida. Cada organización tendrá que considerar su contexto y sus condiciones particulares. Entre otras cuestiones particulares, se deben considerar las respuestas a estas preguntas:

¿Quién lo hace y a quién se dirige?

Cuando la tarea de crear el código de conducta se encomienda a una sola persona, se corre el riesgo de que el documento refleje la posición y el pensamiento de esa persona. Cuantos más contribuyentes tenga el código, más plural, coherente y amplio será.

También es necesario considerar la audiencia: ¿quién leerá el código? Esto determina el lenguaje y el tono con que se redactará el documento y también el medio por el que será compartido.

¿Qué temas se abordarán?

Ética y cumplimiento, podría ser la respuesta obvia. Sin embargo, es bueno considerar los temas específicos que han abordado organizaciones del mismo sector y los riesgos clave a los que pueden estar expuestos empleados y terceros.

Los temas tratados también dependen del momento. ¿Es el primer código de conducta o es una revisión? En algunos casos, la temática puede enfocase en renovar y realinear las directrices o a reforzar algunos valores.

¿Qué alcance tendrá el código?

Esto es importante sobre todo en organizaciones que tienen operaciones en otros países. Esto significa riesgos diferentes y legislaciones especiales. El alcance también determina el formato en que se comunicará el código: ¿será en papel disponible físicamente, se publicará sin restricciones en la web o tan solo en el intranet?

¿Por qué se redacta un código de conducta?

Esto tiene que ver con los objetivos que se persiguen. Así, se establecen las preguntas a las que debe responder el código y permite conocer las inquietudes y preocupaciones que deben ser consideradas en el texto.

¿Cuál es la estructura a adoptar?

El contenido debe ser el que requiere la organización, su contexto, el número de proveedores y su ubicación. Y la estructura, que debe ser coherente y mantenerse durante todo el documento, tiene que facilitar la lectura, la navegación y la comprensión de los conceptos. Esta puede ser tomada de un documento análogo que ya haya sido probado en otra organización.

Construir el código de conducta

Con estas preguntas resueltas, la organización está preparada para iniciar la tarea de construcción del código. Aquí se implementan recursos y herramientas que permiten entregar un documento atractivo, fácil de leer, interactivo, que fomente la participación y la discusión entre las partes interesadas.

Para ello, es preciso utilizar un lenguaje de acuerdo con la audiencia, imprimir un estilo propio y consistente que esté presente en todo el documento. Pero además, es necesario tener claro que el código debe ser comunicado garantizando la integración de su contenido y revisado y actualizado periódicamente para que no quede obsoleto y siempre resulte eficaz.

Software ISO 19600 de ISOTools

Las organizaciones que implementan un programa de cumplimiento deben contar con un código de conducta. Esta es una de las responsabilidades del oficial de cumplimiento, pero, para tal propósito, necesita contar con las herramientas adecuadas.

En esa dirección apunta el Software ISO 19600 de ISOTools, que facilita la gestión de compliance y automatiza muchas de las tareas rutinarias de un oficial de cumplimiento, como las que implica la debida diligencia o la investigación de denuncias, entre otras.

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