Pasos para acertar en la elección de software para la debida diligencia a terceros
Con el paso de los años, hemos entendido que la gestión anticorrupción depende cada día más de la tecnología. No hay otra forma de satisfacer las demandas de cumplimiento normativo y esto se evidencia particularmente en el software para la debida diligencia a terceros.
La recopilación de información para la debida diligencia ha sido un problema recurrente para los oficiales de cumplimiento. Hoy, muchos de ellos encuentran en un software para la debida diligencia a terceros un recurso eficaz para abordar la tarea.
Aunque cada organización evalúa factores específicos a la hora de considerar un software para la debida diligencia a terceros, hay una serie de pasos que se pueden seguir para llegar a un resultado satisfactorio: la elección de la mejor solución.
¿Cómo hacerlo? Hemos elaborado una guía de tres pasos que ayude a tomar la mejor decisión sobre el software para la debida diligencia a terceros. Veamos:
Elegir un software para la debida diligencia a terceros – Los pasos a seguir
Antes de entrar a evaluar a profundidad el software para la debida diligencia a terceros es importante considerar aspectos como si la funcionalidad que ofrece es específica para la gestión antisoborno o si el proveedor cuenta con testimonios y casos de éxito que comprueben la eficacia del producto y la capacidad para prestar soporte a los usuarios.
Estas son preguntas esenciales que deben tener una respuesta antes de iniciar un proceso de selección en firme. Después, es importante considerar:
Las necesidades de cumplimiento de la organización
La debida diligencia de terceros implica realizar muchas tareas individuales para un número de terceros, que en algunas ocasiones es muy alto. ¿El software tiene la capacidad de agilizar estas tareas para la organización?
En algunas organizaciones, es probable que la necesidad particular sea emitir recordatorios y alertas, y mostrar un estado de las tareas, concluidas y sin concluir, en todo momento. ¿Esto lo puede hacer el software?
Pero también, dentro de las necesidades específicas de la organización, puede estar analizar datos de terceros en forma masiva, el número de usuarios que pueden acceder al sistema, la asignación de privilegios de acceso, que, entre otros, deben ser considerados durante el proceso de selección de un software para la debida diligencia a terceros.
Evaluación y gestión de riesgos
Si hay problemas en la identificación, evaluación y gestión de riesgos, las posibilidades de alcanzar un programa anticorrupción efectivo disminuyen ostensiblemente.
Por eso, el oficial de cumplimiento o la persona encargada del Sistema de Gestión Anticorrupción, debe verificar que la solución que se piensa contratar cuente con las funcionalidades apropiadas para dinamizar, agilizar y optimizar la gestión de riesgos en todas sus etapas.
La debida diligencia requiere tecnología para ser eficiente, y es importante asegurar que el software aporte ese elemento esencial y no se convierta en una barrera que impida el logro de los objetivos.
Procesos de debida diligencia continuos y cíclicos
Lo que hoy representa un riesgo, mañana puede no serlo. Por el contrario, puede ser una oportunidad. La gestión de riesgos es dinámica, e igualmente, lo es la debida diligencia. Cuando establecemos una relación con un proveedor, un socio o un cliente, por ejemplo, estamos apenas empezando a recorrer un camino.
Un camino que, en muchos de sus trayectos puede presentar condiciones diferentes de riesgos y oportunidades. Por eso, la debida diligencia debe ser continua y cíclica, y el software para la debida diligencia a terceros debe tener la capacidad de hacerlo así.
Finalmente, la elección de la solución adecuada requiere enfocarse en las diferencias y las funcionalidades que ofrece cada propuesta. Los sistemas que automatizan procesos como la debida diligencia, y la gestión anticorrupción en general, han evolucionado y hoy ofrecen soluciones avanzadas.
Software ISO 37001 de ISOTools
La gestión anticorrupción ha encontrado en el estándar internacional ISO 37001 un aliado eficaz en la lucha contra toda clase de conductas antiéticas y malintencionadas.
Pero la gestión, definida por los requisitos de la norma, necesita contar con recursos tecnológicos para ser realmente efectiva. Este ha sido el propósito desde el inicio, en el diseño y construcción del Software ISO 37001 de ISOTools.
Específicamente, en el tema de debida diligencia a terceros, esta herramienta tecnológica permite un control eficaz del Sistema de Gestión Antisoborno a través de un registro estructurado de debidas diligencias con formato único que simplifica el análisis de la información, agilizando la evaluación de terceros.
Hoy puede conocer las funcionalidades de este producto, contactando a uno de nuestros asesores aquí.
