Medidas fundamentales para la prevención del fraude en las organizaciones
La prevención del fraude laboral es una preocupación que compete a organizaciones de todo tipo y tamaño. En esta era, donde la tecnología y la globalización son un hecho, el alcance del riesgo es más amplio. Por ello, las organizaciones que no implementan medidas efectivas para la prevención del fraude son más vulnerables y, sin duda, se exponen a grandes pérdidas por esta causa.
La prevención del fraude no es algo para tomarse a la ligera. Por ello, ofrecemos siete medidas basadas en el informe global publicado por la Asociación de Examinadores de Fraude Certificados (2018 ACFE Report to the Nations).
Siete medidas fundamentales para la prevención del fraude laboral
La mayor parte de los esfuerzos de prevención de fraude en una organización deben focalizarse en la implementación de técnicas proactivas, incluidos los controles internos, políticas y procedimientos para este propósito específico. Estas técnicas, de estar acompañadas por una plataforma tecnológica que apoye y agilice el programa anticorrupción, se vuelven un antídoto altamente eficaz.
Algunas de estas medidas fundamentales para prevenir conductas fraudulentas son:
1. Iniciativa de la alta dirección
Si la alta dirección no asume el liderazgo y sus responsabilidades en un programa anticorrupción, es poco probable que el proyecto tenga éxito. El programa anticorrupción debe adoptarse desde arriba hacia abajo. Es la única forma de crear una cultura de honestidad, equitativa y que alcance todos los niveles de la organización.
Después de todo, la redacción y comunicación de documentos tan importantes como el Código ético y el Código de Conducta son tareas que corresponden a la alta dirección.
2. Capacitación y formación a los empleados
Es indispensable que los empleados conozcan y comprendan las políticas y procedimientos de control interno de la organización, especialmente las relacionadas con la prevención del fraude. La organización debe definir la periodicidad con la que se proporcionará la capacitación a los empleados.
Estos programas de capacitación no solo ayudan a los empleados a comprender los diversos tipos de fraude que pueden ocurrir en una organización, sino que también les enseñan a responder ante un intento de soborno, una propuesta de estafa o la detección de señales de fraude en algunos de sus compañeros.
3. Canales de denuncia eficaces
El informe de ACFE a las Naciones Unidas indica que el 53% de los casos detectados de fraude en organizaciones fueron alertados por empleados que utilizaron canales de denuncia. Por eso, es importante disponer de herramientas funcionales de este tipo, que permitan hacer llegar la información y en las que todos los empleados confíen.
4. Detección proactiva
No siempre es preciso esperar una información sobre fraude para iniciar una acción preventiva. Realizar auditorías sorpresa, conciliar las cuentas bancarias, hacer inventarios fuera de las fechas usuales e implementar un software de gestión especializado son acciones que ayudan a detectar actos de corrupción antes de que su impacto sea mayor.
5. Un equipo sólido de auditoría y control interno
En una ciudad, los espacios con mayor presencia de policías son más seguros que aquellos que son recorridos por un menor número de agentes. En las organizaciones sucede algo parecido. Si se cuenta con un sólido equipo de auditoría, dotado de recursos, autoridad y eficaces controles internos, se minimiza el riesgo de fraude y corrupción.
Algunos ejemplos de controles internos son:
- Auditorías a los estados financieros.
- Separación adecuada de deberes.
- Rotación de los puestos de trabajo.
- Canal de denuncias.
6. Establecer filtros en la contratación
Las estadísticas indican que el 96 % de los responsables de fraude laboral no tenían ningún antecedente criminal en el momento de cometer el delito. Esto demuestra la ineficacia de la revisión de este tipo de antecedentes.
Por eso es preciso ir más allá y dirigir la mirada a otras banderas rojas que alertan sobre la presencia de un perpetrador de fraude: medios de vida superiores a los ingresos medios del puesto que pretende ocupar, relaciones personales inestables, dificultades financieras…
Una buena idea es contratar empleados que hayan sido referidos por empleados actuales sobre los cuales no exista duda o reporte negativo alguno.
7. Programas de apoyo al empleado
Los programas de apoyo permiten acercarse al empleado de forma natural y verificar con anticipación la existencia de alguna de las señales de bandera roja que mencionamos en el ítem anterior. Para ello se requiere implementar una política de puertas abiertas que invite al trabajador a hablar con libertad sobre sus problemas familiares, sus obligaciones financieras u otro tipo de comportamientos que puedan representar fraude en el futuro.
Software ISO 37001 de ISOTools
La tecnología ofrece herramientas eficaces para implementar un sistema eficaz en la prevención del fraude en las organizaciones. El Software ISO 37001 de ISOTools cuenta con las funcionalidades adecuadas para abordar y prevenir los riesgos anticorrupción coherentes con las normas internacionales.
Este software permite establecer controles financieros y no financieros, establecer flujos de trabajo que ofrezcan trazabilidad del paso a paso de cada procedimiento que implique la transferencia de dinero o de un activo de la organización.
Gestión de donaciones y regalos, canal de denuncias, procesos de investigación estructurados son otras de las características de esta sofisticada solución tecnológica de la que puede informarse aquí.
