Los bloques esenciales en la automatización del cumplimiento
La automatización del cumplimiento se impone en el mundo corporativo y los oficiales de cumplimiento la acogen como una herramienta eficaz en la tarea de implementar las mejores prácticas.
La automatización del cumplimiento es un proceso que comienza con la toma de la decisión y que continúa con la implementación de la solución tecnológica. Entre otras decisiones, una de las más importantes es la elección de la herramienta a utilizar, ya que esta debe tener en cuenta unos bloques esenciales que no pueden quedar a un lado en esta tarea.
Los bloques esenciales en la automatización del cumplimiento
La automatización del cumplimiento influye muy positivamente en el desempeño del programa por diferentes motivos. Quizá el más evidente sea el ahorro de tiempo antes destinado a la repetición de tareas rutinarias, que ahora se realizan de forma automática.
Sin embargo, para potenciar los beneficios de la automatización, conviene establecer cuáles son los elementos que deben automatizarse de modo prioritario. En este sentido, existen seis bloques esenciales en un programa de cumplimiento que merecen ser tenidos en cuenta de modo especial:
1. Requisitos legales y normativos
Resulta fundamental contar con una herramienta tecnológica con funcionalidades que permitan recopilar y actualizar el inventario de normas, regulaciones, decretos, políticas, acuerdos, procedimientos y toda clase de documentos que tengan alcance legal. De esta manera, es posible llevar a cabo una evaluación fundamentada del cumplimiento de estos y avanzar al ritmo de los cambios regulatorios.
2. Gestión de riesgos
Identificar riesgos, cuantificarlos, analizar sus consecuencias y evaluar su potencial impacto para el programa de cumplimiento son puntos prioritarios al automatizar la gestión de cumplimiento. La automatización permite supervisar el ciclo de vida de los riesgos y obtener una visión panorámica de la gestión, utilizando matrices intuitivas y de fácil comprensión visual. La gestión de riesgos se vuelve ágil y altamente eficaz.
3. Debida diligencia
La debida diligencia es un gran desafío para el programa de compliance. Y lo es sobre todo cuando el número de terceros es elevado o cuando se encuentran en otras regiones y están sujetos a códigos de conducta diferentes. Este es otro de los puntos en donde mejor se entiende el efecto positivo de la automatización del cumplimiento.
En esta tarea vital para el sistema, una herramienta de automatización se encarga de homogeneizar y estructurar los procesos de debida diligencia. De este modo, la gestión de riesgos a terceros se ve simplificada.
4. Canal de denuncias
La gestión de las denuncias requiere un tratamiento integral durante todo su ciclo de vida, que va desde la recepción, pasa por la clasificación y priorización, hasta llegar a la resolución del problema. Así, se facilita una gestión rápida y eficaz.
Además, un canal de denuncias en un programa de automatización bien diseñado ofrece confianza a quien se plantea denunciar y mantiene la trazabilidad de las comunicaciones al mismo tiempo que el anonimato de los denunciantes. Esa es la forma en la que se garantiza la protección y el trato adecuado al denunciante.
5. Gestión de documentos
La gestión del cumplimiento implica la producción, revisión, aprobación, disposición, comunicación y almacenamiento de una gran cantidad de documentos que no tienen por qué ser plasmados en papel.
Una solución que automatice la gestión debe proveer una biblioteca centralizada de documentos en la que estos queden perfectamente organizados y donde se facilite el paso de los mismos de una fase a otra. También ha de controlar versiones y establecer niveles de acceso para garantizar la disponibilidad y la integridad de la información.
6. Informes y monitoreo
Con la herramienta de automatización adecuada se pueden procesar datos e información y producir informes, siempre a tiempo para remitirlos a la alta dirección. Estos informes evidencian tendencias, nuevos riesgos y oportunidades. Así, el oficial de cumplimiento percibe los problemas potenciales enseguida y puede afrontar su resolución cuanto antes.
Software ISO 19600 de ISOTools
El Software ISO 19600 de ISOTools es una solución tecnológica específicamente diseñada para gestionar el cumplimiento que aborda, entre otros, los seis bloques considerados. Con esta herramienta de automatización es posible minimizar los riesgos al mismo tiempo que se optimizan los recursos.
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