La importancia del papel de la Alta Dirección en la gestión de políticas
La gestión de políticas es importante en una organización, porque permite entender de forma adecuada e inequívoca, que quiere la Alta Dirección, que no tolera, con que se compromete y a que le apuesta.
Las políticas, y la gestión de políticas, son la herramienta que utiliza la Alta Dirección para expresar, más que sus deseos, sus límites. Se trata de documentos en los que se define un marco para la toma de decisiones por parte de los ejecutivos medios de la organización.
La gestión de políticas desempeña un papel importante en la capacidad de gobernanza de la Alta Dirección. Pese a ello, no todas las Juntas Directivas lo entienden así y hace uso de una adecuada gestión de políticas.
¿Por qué la Alta Dirección necesita una adecuada gestión de políticas?
La Alta Dirección tiene la responsabilidad de tomar las mejores decisiones para el bienestar financiero, legal, social y reputacional de la organización. Sin embargo, es un hecho que el fragor del trabajo diario impide consultar todos los asuntos a la Alta Dirección.
Los ejecutivos, los directores de área y los gerentes de nivel medio toman decisiones inmediatas, que muchas veces no son conocidas por la Alta Dirección. Y no tienen por qué hacerlo: el trabajo de la Alta Dirección es guiar, conducir, liderar… no gestionar o tomar decisiones sobre todos y cada uno de los temas en la organización.
La Alta Dirección delega la toma de decisiones sobre asuntos menores, pero también de asuntos de importancia media. Incluso, algunos grandes temas entran en el radio de acción de los gerentes y ejecutivos medios, dentro de un marco que les permite saber hasta dónde pueden llegar y que no pueden hacer.
Ese marco está compuesto por las políticas que ha publicado la Alta Dirección. Y para que las políticas cumplan con su función se requiere una acertada y eficaz gestión de políticas.
La gestión de políticas es también una responsabilidad de los ejecutivos de la organización. A esta altura, muchos lectores estarán preguntándose sobre el trabajo real de la Alta Dirección.
La Alta Dirección, en una organización, es un órgano consultivo. No es operativo. Los miembros de la Alta Dirección se reúnen apenas algunas horas al mes. Algunos de esos miembros pertenecen a las Juntas de varias organizaciones.
Por eso necesitan las políticas: para comunicar lo que se espera que se haga, o lo que no se permitirá, en áreas como cumplimiento, seguridad de la información, seguridad en el trabajo, gestión ambiental… Todo esto, en conjunto, se denomina Gobernanza.
Las políticas son la guía que consulta y tiene en cuenta cada ejecutivo, cada gerente, cada supervisor, cada director de área, en el momento de tomar una decisión o aprobar un proyecto.
Y para que las políticas se produzcan a tiempo, sobre los temas que la Gobernanza requiere, y el mensaje llegue a las personas adecuadas, se necesita una eficaz, adecuada y oportuna gestión de políticas.
¿Qué elementos clave necesita considerar la gestión de políticas?
Algunas políticas son publicadas por la Alta Dirección obedeciendo un deseo autónomo o una necesidad identificada por los miembros de la junta. Otras, la mayoría, son solicitadas por equipos de gestión en las diferentes áreas.
En ambos casos los documentos son importantes. Para que cumplan con su cometido, estos documentos necesitan incorporar elementos mínimos. Es la gestión de políticas la que se encarga de verificar que esos elementos estén presentes:
1. Decisiones y requisitos de la Alta Dirección
No tendría objeto o funcionalidad una política que no exprese el deseo de la Alta Dirección para que se haga algo. Es importante que esas decisiones contenidas en la política respondan a una necesidad vigente o a un problema que no ha ocurrido aún.
2. Comprensible para la audiencia
La política de seguridad en el trabajo, por ejemplo, interesa a todos los empleados de la empresa. Igualmente, el cumplimiento incumbe a todas las áreas. Otras son un tanto más reducidas en su alcance, como seguridad de la información. Todas las políticas, no obstante, deben expresarse en términos comprensibles para la audiencia a la que se dirigen.
3. Expectativas
La política habla sobre lo que se quiere que se haga y sobre lo que no se permite o tolera. Pero también formula expectativas. Los miembros de la Alta Dirección expresan en la política lo que desean que ocurra, lo que esperan de la gestión, las metas que les gustaría ver alcanzadas, los objetivos hacia el futuro.
4. Aplicabilidad
La política necesita ser realista. Esto implica que lo que allí se dispone sea alcanzable, medible y verificable. Pero también debe expresar el documento a quien aplica y quien asume las responsabilidades primarias.
5. Mecanismos de revisión y monitoreo
Lo que no se puede medir no se puede controlar. Un elemento esencial en la gestión de políticas, y en las mismas políticas como documento, es la inclusión de herramientas y mecanismos de revisión y monitoreo diseñados para verificar el cumplimiento.
6. Acatamiento y respeto
Finalmente, es importante que el documento adopte el tono superior propio de la Alta Dirección. Todos en la organización necesitan entender que se trata de un mandamiento expreso de la Alta Dirección y que su incumplimiento implica sanciones.
¿En qué casos no utilizar la gestión de políticas?
La gestión de políticas y su resultado natural, que es la creación de este tipo de documentos, sólo proceden cuando la Alta Dirección busca comunicar lineamientos o posiciones con respecto a la gestión en un área definida.
Aunque algunos ejecutivos de la organización piensen que, con respecto a un determinado tema, conviene una declaración de la Alta Dirección, es importante que esto se haga bajo el concepto de “Declaración” y no utilizando el de política.
Específicamente, las políticas no se deben utilizar para:
1. Impartir órdenes específicas
Especialmente cuando estas órdenes o instrucciones corresponden por delegación o por jerarquía a mandos medios, ejecutivos, directores de área, supervisores u otros empleados a los que se les ha facultado para ello.
2. Divulgar procedimientos
Todos los procedimientos normalizados o estandarizados, así como otro conjunto de instrucciones para desempeñar un proceso o un conjunto de tareas, se comunican en otro tipo de documentos. Hacerlo en documentos como políticas, hace que estas pierdan el respeto y la jerarquía que tienen por definición.
3. Expresar opiniones sobre situaciones cotidianas o imprevistas
La Alta Dirección, por supuesto, tiene el derecho y la obligación de pronunciarse sobre la ocurrencia de situaciones imprevistas o inusuales, sobre todo si el origen de ese tipo de eventos implica un reproche o un llamado de atención para algunos empleados, algún área definida o un gerente o director de área.
Pero estos pronunciamientos se hacen de forma oral en una reunión preparada para cumplir ese objetivo o un comunicado que se remita a las personas competentes.
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