ISO 37001: buenas prácticas para crear un código de conducta
El código de conducta establece las normas de comportamiento de una organización y sus miembros. Estas son la base de la diversidad y la inclusión, y también de sus principios éticos.
El código de conducta resulta efectivo cuando se integra dentro de un proceso más amplio, como puede ser la implementación de un sistema de gestión antisoborno basado en la norma ISO 37001. Y constituye un elemento indispensable en este tipo de sistemas.
Puede pensarse que la redacción correcta de este documento entraña grandes dificultades y, por ello, algunas organizaciones se la encargan a un equipo de abogados. En realidad, lo ideal es conformar un equipo multidisciplinario amplio e inclusivo, en el que participen profesionales de diversas especialidades, miembros de la alta dirección, directores de área y empleados.
Con una adecuada elección de las personas encargadas de esta tarea, se asegura en gran parte el éxito del código de conducta. Algunas otras recomendaciones para abordarlo de acuerdo con ISO 37001 las ofrecemos a continuación.
Buenas prácticas para crear un código de conducta
El código de conducta es el alma de una organización. Piense en él como una visión de todo aquello en lo que cree la organización y la forma en que los empleados se ven a sí mismos y su relación entre ellos y con el resto del mundo.
Para lograr un documento de estas características, podemos adoptar las siguientes buenas prácticas:
Un código de conducta específico para su organización
No ceda a la tentación de coger “prestado” el código de otra entidad. Redactar un documento a medida de su organización puede parecer una tarea más compleja, pero también es mucho más fructífera. Así, las personas que lo lean no lo percibirán como algo abstracto y ajeno.
Una buena idea es empezar con un mensaje de la alta dirección introduciendo y respaldando el contenido del código. Esto enfatiza la autoridad y la autonomía de los autores del documento.
Además, el código de conducta debe contener una declaración clara de sus propósitos, basada en la misión, los valores y las estrategias de la organización. Debe integrase con otras políticas, incluidas la política de calidad, contra la discriminación o el hostigamiento; y, por supuesto, ha de alinearse con el contexto legal de la organización.
Los valores en el código de conducta
Los valores de una organización son un factor decisivo y un atractivo para empleados líderes y talentosos que buscan un espacio de trabajo honesto y transparente. Son a menudo lo que las personas ven primero cuando desean aprender sobre la cultura de una organización.
De hecho, los valores de la organización constituyen un código de conducta abreviado. Tenerlos en cuenta para la redacción del código de conducta es una manera de verificar que las acciones se alinean con las normas y planteamientos de la organización.
Alcance del documento y definición de comportamientos
Incluya un apartado en donde se especifique hasta dónde y a quiénes cubre el documento, teniendo cuidado de reconocer grupos de interés. Aquí también se determinará lo que constituye un comportamiento apropiado e inapropiado. Esto incluye las interacciones entre colegas, empleados, clientes, partes interesadas y competidores.
Un buen enfoque para definir el buen y mal comportamiento es, en primer lugar, recurrir a la normativa. Y para aquellas acciones no normalizadas se puede preguntar a los empleados y demás partes interesadas sobre el tema.
Respuesta ante malas conductas
El documento no puede cerrarse sin aclarar qué debería suceder si se descubre que un empleado u otra persona cubierta por el código es descubierta infringiendo la norma. También es importante establecer mecanismos de denuncia para los empleados que son testigos de acciones deshonestas o fraudulentas.
Por ello, en el código se debe definir si la organización mantiene o no una política de puertas abiertas, establecer los canales de denuncia y decidir si se aceptan o no los comunicados anónimos.
Establecido esto, lo que sigue es debatir sobre cómo se tratarán las malas conductas. ¿La organización asumirá una posición tolerante en la cual se aceptarán ciertas torpezas antes de tomar medidas punitivas?, ¿cuáles serán las sanciones para cada caso y cuándo se impondrán?
Comunicar el código de conducta
Por último, el documento debe comunicarse y difundirse entre los empleados y otras partes interesadas, existentes y potenciales, como miembros de la alta dirección, clientes, socios, proveedores, contratistas, aspirantes a empleados y público en general. Esta es una forma de transmitir ampliamente cómo es la organización y qué pueden esperar de ella en cuanto a valores.
Con frecuencia el código es publicado en el sitio web de la organización y en sus informes anuales a accionistas. Constituye un compromiso interno y también una declaración pública de la posición de la organización, sus principios y creencias.
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