ISO 37001: Alentar la denuncia en un sistema antisoborno

¿Por qué los empleados no utilizan la denuncia en un sistema antisoborno? La protección contra la corrupción, fraude y soborno muchas veces deriva de establecer una sólida cultura ética en la organización que apremie a los empleados a denunciar cualquier indicio de incumplimiento.

Por supuesto, el tono que establece la alta dirección en esta cuestión es muy importante, pero los mandos medios también tienen mucho que aportar. La relación que los empleados tienen con sus gerentes inmediatos resulta clave a la hora de hacer un sistema de denuncia eficaz dentro de un sistema antisoborno.

¿Por qué alentar la denuncia en un sistema antisoborno?

Cualquier persona de cualquier organización y en cualquier nivel puede ofrecer o recibir un soborno. A veces, las personas ofrecen o reciben algo de buena fe, sin darse cuenta de que están incurriendo en una práctica ilegal. Ofrecer o aceptar regalos, o cierto tipo de invitaciones, por ejemplo, es un área gris y puede existir confusión sobre lo que es aceptable y lo que no lo es, especialmente si no se encuentra claramente especificado en la organización.

Por ello, la denuncia en un sistema antisoborno no persigue necesariamente castigar una acción. Es posible que simplemente sirva para aclarar un concepto o establecer un protocolo preciso para un comportamiento que se encontraba hasta ahora en lo que llamamos área gris. O tal vez, ayude a ver la necesidad de ofrecer una mayor capacitación a los empleados en ciertas cuestiones. Es decir, en muchos casos puede servir como evidencia para seguir mejorando el sistema antisoborno de la organización.

Sin embargo, es difícil que el denunciante lo entienda así. La situación del denunciante, señalado como delator, no es fácil. Sus revelaciones pueden comprometer a sus compañeros, a sus jefes e incluso a miembros de la alta dirección, cuando no a el mismo. De hecho, un gran número de denunciantes termina abandonando su trabajo o es despedido en ciertas organizaciones.

El panorama no parece alentar la denuncia en un sistema antisoborno y eso implica menores opciones de detección de problemas y una menor oportunidad de mejora.

El tratamiento de la denuncia en un sistema antisoborno

Otro aspecto a tener en cuenta es la acogida que los gerentes o directores de área den a la denuncia. Es bien sabido que algunos mandos medios tienden a disfrazar o esconder las malas noticias y enviar informes a la alta dirección reportando las buenas. De este modo, en muchas organizaciones, las denuncias nunca llegan al escritorio de los miembros de la alta dirección. Los problemas, graves o no, son barridos debajo de la alfombra, o investigados y resueltos bajo la discrecionalidad de un empleado con algún nivel de autoridad.

Esto, por supuesto, se convierte en un obstáculo insalvable para la política de denuncias. Pues el denunciante, que da la cara, no ve materializado su esfuerzo y solo recibe el castigo social. Y el resto de los empleados, ante ello, estarán mucho menos dispuestos a ser ellos los que den un nuevo paso para la próxima denuncia.

Por ello, es necesario asegurarse de que esto no sea así. Promover canales de denuncia efectivos y que garanticen el anonimato del denunciante es un primer paso. Y después hay que actuar siempre con determinación ante los problemas que se presenten. En definitiva, hay que crear una cultura que promueva la denuncia como un valor.

Crear una cultura que aliente la denuncia en un sistema antisoborno

La alta dirección es la responsable de crear una cultura antisoborno sólida, ética y sostenible en el tiempo y que tenga la capacidad de llegar a todos los niveles de la organización. ¿Cómo hacerlo? Además de lo que ya hemos señalado, estos pasos siguientes pueden ser de gran utilidad:

• Comuníquese con los empleados, con los directores de área, con las partes interesadas, y asegúrese de que todos ellos entienden que son responsables de informar y denunciar cualquier tipo de acto de soborno, fraude, corrupción…También es importante que todos ellos entiendan que su organización ofrece garantías reales y eficaces para evitar represalias a cualquier nivel.
• Envíe el mensaje utilizando diferentes canales. Carteleras, intranet, sito web de la organización, volantes, contenidos audiovisuales, charlas, conferencias, programas de formación, campañas de sensibilización…
• Integre la cultura que alienta la denuncia en todos los aspectos de la vida cotidiana de los empleados. Esto incluye revisiones periódicas de políticas, debates informales, reuniones de equipos de trabajo…
• Capacitar a los empleados y a otras partes interesadas, para mantener con vida en todo momento las políticas de denuncia y el compromiso de prevención.
• Implementar un software que permita a los empleados conocer y acceder con facilidad a las políticas, emplear canales de denuncia protectores, alertar a sus superiores sobre una determinada conducta, realizar consultas éticas, entre otras muchas funcionalidades.

Software ISO 37001 de ISOTools

Basándose en los requisitos de ISO 37001, ISOTools ha diseñado el Software ISO 37001. Este cuenta con las funcionalidades que permiten implementar con eficacia un sistema antisoborno y aligera los procesos de comunicación, formación o gestión de documentos. Además, dispone de un canal de denuncias que asegura el anonimato y la trazabilidad de la denuncia dejando registro de la misma. Con esta herramienta, alentar la denuncia en un sistema antisoborno es más sencillo.

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