ISO 37001: 3 aspectos cruciales de un canal de denuncias adecuado
Proveer un canal de denuncias es uno de los requisitos de ISO 37001, el estándar internacional que proporciona directrices para la implementación de un sistema de gestión antisoborno. Su objetivo es que los empleados y otras partes interesadas informen sobre actividades o posibles actuaciones dentro de la organización que puedan estar constituyendo actos de fraude o corrupción.
Un canal de denuncias bien construido puede ser una fuente de información muy efectiva. Sin embargo, acceder a un canal de denuncias es algo que suele preocupar a los usuarios. Los posibles denunciantes generalmente desean conservar su anonimato, o, por lo menos, que los afectados con sus denuncias no conozcan su identidad.
Por tanto, un canal de denuncias debe reunir ciertas características especiales que lo hagan confiable, amigable y efectivo.
Aspectos cruciales de un canal de denuncias eficaz
Una línea telefónica no es la única forma para implementar un canal de denuncias. Este bien puede tratarse de una cuenta de correo electrónico, una oficina en donde siempre se encuentre un encargado para recibir las denuncias o hasta un buzón en donde depositar comunicaciones escritas. Una buena idea es contar con un canal de denuncias integrado en el software de gestión que emplee la organización, de modo que se encuentre alineado con la gestión general del sistema.
En cualquier formato o medio de comunicación, un canal de denuncias adecuado debe presentar las siguientes 3 características:
1. Ser accesible para todas las personas
Las denuncias de los empleados son importantes para la organización. De hecho, tienen un valor agregado, ya que ellos están dentro de la organización y la conocen perfectamente. Pero no son la única fuente de información sobre actos de corrupción.
Proveedores, contratistas, clientes, miembros de la cadena de producción y distribución e, incluso, personas de la comunidad en la que opera la organización deben tener la posibilidad de acceder al canal de denuncias.
Por supuesto, es necesario que este canal sea publicitado y sea muy fácil acceder a él en cualquier momento del día o de la noche, en cualquier día de la semana.
2. Contar con diferentes formas de comunicación, amables y confiables
El denunciante, no siempre lo tiene fácil. De hecho, si solo existe un medio de comunicación, y este le despierta apatía, tal vez se convierta en un elemento que distorsione o limite su declaración. La organización, por tanto, debe contar con diferentes medios para recibir denuncias, entre los cuales siempre debe estar la recepción personal de la información.
Pero más allá del medio y el formato, es evidente que la amabilidad en la invitación y la atención del interlocutor, en los casos en los que se precisa de él, desempeñan un papel muy importante para asegurar el éxito del canal de denuncias.
Del mismo modo, garantizar el anonimato puede ser el impulso que precisan muchos de los posibles denunciantes. Si somos capaces de presentar herramientas que lo aseguren, evitaremos que muchas denuncias se queden en una mera idea.
3. Responder a las denuncias
Nada desestimula más a los posibles denunciantes que la ausencia de respuesta a sus denuncias. Un canal de denuncias debe ser operado con un enfoque de relaciones públicas. El denunciante debe sentirse cómodo y seguro. Pero también tiene que saber que su información ha sido valiosa para la mejora del sistema.
Es preciso enviar mensajes de seguimiento donde se notifique la recepción de la información, el estado del proceso y se muestre agradecimiento. Cuando un denunciante se ha sentido bien durante el proceso de denuncia, lo comunicará y es posible que otros imiten su comportamiento.
Software ISO 37001 de ISOTools
El Software ISO 37001 de ISOTools dispone de un canal de denuncias eficiente. A través de él, se cuenta con un registro de todas y cada una de las denuncias y se mantiene el anonimato. El sistema asigna un número a cada denuncia, lo que asegura la trazabilidad de la información y la interacción posterior con el denunciante.
Además, este software de ISOTools facilita cumplir con cada requisito de la gestión antisoborno ofreciendo agilidad y eficiencia en el sistema.
Su organización puede obtener los beneficios de este software y su canal de denuncias. Conozca cómo hacerlo con la ayuda de uno de nuestros consultores.
