Implementar un programa de auditoría a terceros efectivo

Implementar un programa de auditoría a terceros efectivo es una preocupación recurrente para los oficiales de cumplimiento que tienen a su cargo un sistema basado en la norma ISO 19600. Y esto es así, porque muchas faltas de cumplimiento de las organizaciones se vinculan a su relación con terceros.

Programa de auditoría a terceros

En primer lugar, las organizaciones deben entender la importancia de implementar un programa de auditoría a terceros efectivo. Este programa, o por lo menos la indicación de que el tercero cooperará en el desarrollo de tales auditorías, debe incluirse como una obligación en los contratos, y debe alcanzar también a terceros intermediarios.

El programa de auditoría puede emplear distintas técnicas. Entre ellas figura la auditoría financiera convencional, en la que se visitan las instalaciones del tercero y se revisan sus documentos y transacciones. Pero también existen estrategias para realizar auditorías menos invasivas, sobre las que trataremos en el siguiente apartado.

Sea cual sea la técnica empleada, la clave en la implementación del programa de auditoría a terceros está en el uso adecuado del enfoque basado en el riesgo, junto con una definición amplia del término auditoría. En este sentido, los oficiales de cumplimiento deben adoptar los recursos disponibles en base a los resultados de la clasificación de riesgos de los terceros.

También tienen que trabajar junto con los auditores internos en el desarrollo de la fórmula para la asignación de prioridades de auditoría y establecer los tipos de auditorías de terceros en función del riesgo. Lo importante es tener en cuenta que el objetivo siempre será asegurar el cumplimiento de las normas, especialmente aquellas que atacan la corrupción.

Técnicas no invasivas para la auditoría a terceros

Dentro de la variedad de modalidades de auditoría de cumplimiento, existen estrategias para realizar auditorías sin que el tercero se sienta incomodo, investigado o invadido. Son técnicas que permiten verificar el cumplimiento de terceros con las leyes anticorrupción y los requisitos contractuales y que pueden resultar útiles en determinadas circunstancias.

Veamos tres ejemplos de ellas:

Auditorías telefónicas

Se trata de una entrevista telefónica, en la que, según un guion, se realizan preguntas sobre las operaciones del tercero, su estado legal y se actualiza información importante a criterio del auditor.

En estas auditorías telefónicas se pueden solicitar documentos de soporte, para confirmar la información suministrada por el tercero. Por supuesto, no necesariamente este tipo de auditorías tienen que realizarse por teléfono a la antigua usanza. Una vídeollamada o un chat, bien pueden cumplir el mismo propósito.

Prueba de transacciones

Esta estrategia permite revisar una muestra significativa de transacciones financieras de terceros. Esta muestra puede ser aleatoria o discrecional a decisión del oficial de cumplimiento. La revisión de las transacciones generalmente conduce a consultas, seguimientos, e investigaciones a otras personas u organizaciones involucradas con ellas.

Verificaciones

El oficial de cumplimiento puede realizar verificaciones sobre temas puntuales que considere de interés. Algunos ejemplos de estas verificaciones son el destino de gastos de obsequios, gastos de representación, comidas, eventos en nombre de la organización, sobre todo cuando involucran a personas extranjeras o a funcionarios públicos nacionales o del exterior.

Se trata, como ya lo advertimos, de tipos de auditorías que no siguen las formalidades de una auditoría convencional, pero que pueden emplearse en el propósito de asegurar el cumplimiento en aquellos casos que se considere oportuno.

Software ISO 19600 de ISOTools

Desarrollar y llevar a cabo el programa de auditoría a terceros es más sencillo cuando el oficial de cumplimiento cuenta con una herramienta estructurada y ajustada al cumplimiento de ISO 19600. Este es el caso del Software ISO 19600 de ISOTools.

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