Gestión de controles no financieros en Sistemas Anticorrupción

¿Por qué implementar controles no financieros en Sistemas Anticorrupción?

ISO 37001, popularmente conocida como ISO anticorrupción o antisoborno, solicita en su cláusula 8.4 que la organización implemente controles no financieros en Sistemas Anticorrupción. La organización debe establecer puntos de control interno para gestionar obligaciones y riesgos inherentes a ellos.

Los controles no financieros en Sistemas Anticorrupción se definen como una combinación exitosa de personas y herramientas en un ambiente en donde todo el mundo sabe qué hacer, dónde hacerlo y cómo hacerlo, teniendo en cuenta los límites y responsabilidades de sus competencias técnicas.

Los controles no financieros en Sistemas Anticorrupción, por su parte, sirven de apoyo a la alta dirección. El soborno en sí, no es el único tipo de corrupción que se hace presente en las organizaciones. Entre otras formas podemos mencionar el nepotismo, los conflictos de intereses, los regalos, hasta la sustracción de equipos, mercancías o maquinaria.

Estas formas de corrupción no siempre son fáciles de controlar o de evidenciar. Por lo tanto, también resulta difícil implementar controles. De ahí la importancia de implementar controles no financieros en Sistemas Anticorrupción innovadores y eficaces.

Así, cualquier herramienta que ayude a la organización a eliminar el riesgo de corrupción en transacciones no comerciales se constituyen en controles no financieros en Sistemas Anticorrupción. Estos controles aseguran que los aspectos de adquisición, operativos y similares, de carácter no financiero, se gestionen de forma adecuada.

Para empezar con esta cuestión, un ejemplo claro de situaciones especialmente propensas a riesgos de corrupción, está en los empleados que trabajan en el área de adquisiciones. Ellos podrían otorgar contratos a organizaciones en las que tienen alguna participación, o en las que trabajan amigos o familiares. Y eso constituiría abiertamente un caso de conflicto de intereses.

Los controles no financieros necesarios para evitar estos riesgos pueden ser, por ejemplo, los siguientes:

• Requerir la firma de dos o más personas de la organización contratante en todos los documentos relacionados con la suscripción de un contrato.
• Subcontratar la tarea de análisis, evaluación y elección de proveedores, a consultores especializados. Estos llevarán a cabo un proceso de calificación técnico y transparente, que garantice la elección del proveedor que presenta la mejor oferta técnica y económica.

Controles no financieros de adquisición

El área de adquisiciones, como ya lo anotamos, ofrece un escenario proclive a la aparición de riesgos de corrupción, y por lo tanto, también ideal para probar la eficacia de los controles no financieros en Sistemas Anticorrupción.

ISO 37001, la norma anticorrupción por excelencia, nos ofrece algunos ejemplos de este tipo de controles para ser implementados en el área de adquisiciones:

• Otorgar contratos a través de un proceso de licitación transparente, competitivo y justo, en el que participen como mínimo tres oferentes.
• Exigir que sean varias las personas que evalúen las ofertas, califiquen a los proveedores y aprueben la contratación.
• Exigir una separación de funciones. Los responsables de adjudicar un contrato, deben ser diferentes de los que califican a los proveedores. A su vez, debe existir un tercer grupo de empleados que verifique la conformidad con las normas internas de contratación. Por supuesto, todos deben participar en la firma final del contrato.
• Establecer condiciones más exigentes, con respecto a la inspección, vigilancia y escrutinio, en contratos que superen un determinado valor.
• Crear una cultura anticorrupción dentro de la organización. Es importante que, sobre todo los empleados del área de adquisiciones, entiendan la importancia de tomar decisiones transparentes, equilibradas y que beneficien a la organización.

Finalmente, una vez diseñados e implementados los controles no financieros, deben ser documentados, comunicados y formar parte de los programas de formación de los empleados interesados.

El software de ISOTools para los controles no financieros en Sistemas Anticorrupción

El software de ISOTools para ISO 37001 es una solución tecnológica de alto nivel que cuenta con las herramientas necesarias para abordar la gestión de un sistema anticorrupción conforme a dicha norma.

Respecto a la correcta gestión de controles no financieros, este software permite elaborar flujos de trabajo que evidencian el paso a paso de cada proceso, lo que aporta confianza en los ejecutores y en otras partes interesadas.

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