Gestión de conflicto de intereses: 3 formas en las que un software ayuda a mitigar riesgos de forma eficaz
La gestión de conflicto de intereses tiene un objetivo prioritario: eliminar los riesgos que generan las relaciones o condiciones familiares, personales, financieras o sociales de los empleados, al cruzarse con el desempeño de las tareas que se les asignan en la organización.
La existencia de estos riesgos o el conflicto que plantea una relación familiar o comercial que tenga un empleado, no es por si sola una falta ética. Ni siquiera es un indicio de una conducta censurable. Pero si es un riesgo que debe ser tratado, y de ello se ocupa la gestión de conflicto de intereses.
La gestión de conflicto de intereses tradicionalmente ha sido un proceso informal. Una directriz de Alta Dirección sobre las excepciones que se consideran como impedimentos, muy generales, es todo lo que se ha hecho en algunas organizaciones para prevenir los riesgos que implica el conflicto de intereses.
En otras organizaciones se utilizan formularios para identificar relaciones o condiciones que pueden implicar un conflicto de intereses. Pero esta información bien puede cambiar de la noche a la mañana. De ahí la necesidad de automatizar el proceso de gestión de conflicto de intereses.
Gestión de conflicto de intereses – 3 formas para mitigar los riesgos utilizando un Software
Recopilar información utilizando formularios es una buena idea. Pero, ¿qué sucede si son 100 o 1000 los empleados? Pero no es la cantidad de empleados la única razón para digitalizar la gestión de conflicto de intereses: en un mundo globalizado y de constante Transformación Digital, se establecen nuevas relaciones de todo tipo a diario. Y esa es información relevante para quienes evalúan la existencia o no de un conflicto de intereses.
Un software ayuda a identificar y mitigar estos riesgos de manera eficaz. Y lo hace de tres formas:
1. Eliminando el uso de formularios impresos y registros en papel
En algunas organizaciones la información necesaria para evaluar la existencia o no de conflictos de intereses se actualiza cada año. Es el resultado de la aplicación de un formulario que, en el mejor de los casos, suelen ser tabulados en una hoja de cálculo que se actualiza de forma manual.
El error humano, y sus consecuencias, están entonces dentro de las opciones posibles en este modelo de gestión. Por supuesto, el tiempo nunca será suficiente para comprobar que todos los empleados hayan enviado la información o para rastrear inconsistencias o errores.
Con un software de gestión de conflicto de intereses, la tarea se automatiza, es posible distribuir cientos de encuestas o solicitudes de información en segundos, e identificar con un clic quien envió la información y quien no lo hizo. Pero, lo más importante es que se puede realizar el proceso tantas veces como sea necesario, acumular información valiosa para futuras evaluaciones y conservar la trazabilidad necesaria para garantizar transparencia y confiabilidad.
2. Almacenando información en una ubicación única
Recopilar la información es entonces la tarea más dispendiosa en la gestión. Evaluarla, compararla, identificar problemas es el siguiente desafío, que se hace más difícil cuando los datos provienen de diferentes áreas, niveles e incluso, ubicaciones geográficas.
Reunir toda la información en una única ubicación centralizada, es la mejor forma de asegurar que no se ha pasado nada por alto. El software procesará los datos e identificará y señalará el punto exacto en donde hay un problema, lo que permitirá reaccionar de inmediato.
3. Evaluando en tiempo real el cumplimiento de las políticas
Un objetivo importante de la gestión es garantizar el cumplimiento de las políticas de la organización. Una de estas políticas es la que habla del conflicto de intereses, la forma de abordarlo, el apetito de riesgo de la organización y cómo proceder ante la evidencia de un riesgo inminente.
El problema es que todas estas evaluaciones deben hacerse en tiempo real, sobre la marcha. De poco o nada servirán los resultados obtenidos varios meses después de recopilada la información. Y este es un problema que se soluciona utilizando una solución informática que proporcione análisis inmediatos, tan amplios o específicos como se requiera, mostrando los problemas en tiempo real.
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Los conflictos de intereses, la debida diligencia, el cumplimiento de las políticas y procedimientos, son, entre otros, temas prioritarios en la agenda de una organización y específicamente de un Oficial de Cumplimiento.
El Software ISO 37301 de ISOTools, es una herramienta avanzada, desarrollada y alojada en la nube, diseñada para digitalizar y automatizar la gestión de compliance bajo la norma internacional ISO 37301. Con esta solución, será muy fácil mantener bajo control todos los riesgos de cumplimiento, incluso, por supuesto, los derivados de los conflictos de intereses. Conózcala aquí.
