El potencial de aplicar tecnología a los programas de cumplimiento
Aplicar tecnología a los programas de cumplimiento tiene el poder de cambiar el sistema, de afrontar desafíos cotidianos, y de resolver muchos de los problemas que afrontan los oficiales en el ejercicio de su labor. La tecnología actual permite resolver algunas preocupaciones comunes al premitir llegar a todas partes de la organización o al centralizar la información en un lugar seguro.
Saber en qué puede ayudar la tecnología a los programas de cumplimiento es, por tanto, un conocimiento que puede resultar muy útil cuando se trata de mejorar un sistema.
Aplicar tecnología a los programas de cumplimiento –Una nueva era
Las hojas de cálculo u otros métodos como el email siguen siendo un recurso valioso para las organizaciones, debido a su facilidad de uso, flexibilidad y funcionalidad. Sin embargo, la falta de control sobre los datos y de controles de gestión de riesgos, evitan que los oficiales de cumplimiento puedan certificar esa información como precisa, incontrovertible y fidedigna.
En los últimos años, la tecnología comienza a desempeñar un papel mucho más importante en un programa de cumplimiento. Las organizaciones y los organismos reguladores se han ido dando cuenta de que aprovechar al máximo el poder de estas nuevas tecnologías tiene sentido.
Esto es así, por un lado porque una proporción considerable de la función de cumplimiento se puede automatizar, lo que reduce la carga sobre las entidades y sobre los profesionales del área. Por otro, porque la capacidad de gestionar el sistema es mucho mayor y más controlada, lo que para el cumplimiento es aun más esencial que para cualquier otro sistema.
Los beneficios de aplicar tecnología a los programas de cumplimiento
Al aplicar tecnología a los programas de cumplimientos, se busca extraer el máximo valor de la información, facilitar la toma de decisiones, aliviar muchas de las cargas rutinarias de los empleados con funciones dentro del sistema y resolver algunos de los problemas a los que se enfrentan los oficiales de cumplimiento.
En la práctica, al aplicar tecnología a los programas de cumplimiento se obtienen beneficios evidentes. El primero de ellos es que los oficiales de cumplimiento pueden ejercer su acción sobre todas las áreas de la organización, específicamente en temas como:
- Sistemas y canales de denuncia.
- Procedimientos de debida diligencia.
- Programas de capacitación a empleados.
- Controles internos.
- Políticas y procedimientos.
La tecnología facilita la identificación de la regulación que debe ser cumplida por la organización, y también la determinación y el análisis de las áreas de riesgo de cumplimiento. Puede crear una visión panorámica de cumplimiento de extremo a extremo, proporcionando un control pleno del sistema.
Además, permite que toda la información, como facturas, archivos, documentación de procesos y evidencias documentales, quede almacenada al instante en un único sitio accesible y organizado. Ya no hay papeles perdidos o escondidos en cualquier rincón. Y así la información puede ser mejor aprovechada para cumplir con los objetivos de cumplimiento de la organización.
La tecnología hace posible hoy, que los oficiales de cumplimiento sepan de inmediato cuando el encargado de una oficina en una ubicación remota ha decidido contratar con un nuevo proveedor, por ejemplo. Conoce también las razones por las que se ha hecho y así, podrá aplicar la debida diligencia sobre ese nuevo proveedor de modo sencillo.
Y, también en las organizaciones pequeñas, cuyas labores de cumplimiento han sido delegadas a empleados que efectúan otras tareas vitales, la tecnología permite liberar tiempo y recursos al asumir labores rutinarias, repetitivas, pero importantes para el programa de cumplimiento.
¿Tecnología vs seres humanos?
No se trata de elegir entre una u otros. Ambos desempeñan un papel vital en la gestión de cumplimiento. La clave es encontrar el equilibrio adecuado entre los dos y hacer que el oficial de cumplimiento y los empleados aprovechen la presencia de las máquinas y la tecnología para simplificar partes de su trabajo y contribuir mejor en otras. Una no es nada sin los otros y viceversa.
En definitiva, la tecnología se puede aprovechar y se está aprovechando para mejorar la eficiencia y fomentar la cultura de cumplimiento dentro de la organización. No olvidemos que el cumplimiento es más que un requisito. Es una responsabilidad.
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Aplicar tecnología a los programas de cumplimiento requiere de una solución avanzada que aborde cada uno de los temas relevantes que hemos mencionado.
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