Educación en compliance: diferentes niveles sobre los que actuar
Sin importar el tipo o el tamaño de una organización, la educación en compliance puede protegerla de problemas legales en el futuro. Y esto es así porque la mayoría de las infracciones son cometidas por empleados que no tienen plena conciencia de que sus actos tendrán repercusiones funestas para ellos y para la organización.
Muchas malas conductas puede evitarse con un programa sólido de educación en compliance. No obstante, lleva tiempo y este debe ser continuo y susceptible de aplicar seguimiento sobre él. Por eso, en lugar de bombardear a los empleados con grandes cantidades de información de una sola vez, que es poco probable que retengan, los oficiales de cumplimiento deben desarrollar estrategias apropiadas y aprovechar las oportunidades.
Los tres niveles en la educación en compliance
El propósito más relevante de un proceso de educación en compliance es lograr que el empleado se mantenga en el lado de la ley. Pero las leyes y regulaciones, tanto internas como externas, aparecen, desaparecen, evolucionan y, así, plantean un verdadero reto para un oficial de cumplimiento.
Este, a través de la formación de cumplimiento apropiada, debe lograr que los empleados sean capaces de cuestionarse los diferentes actos para tomar decisiones correctas y para poder acudir a un canal ético en el que obtener información fiable cuando surgen ciertas dudas. Para ello, conviene que sepan diferenciar los siguientes tres niveles:
1. ¿Se trata de una acción legal?
A veces, hay conductas que parecen inofensivas pero que no son legales. En ciertos documentos, cambiar una fecha después de que se hayan emitido las correspondientes firmas podría parecer una pequeña modificación sin importancia.
Posiblemente se trate de una solución fácil para rectificar un dato que tan solo busca molestar lo menos posible a ciertas personas cuyo tiempo es importante. No tiene por qué haber malas intenciones ni beneficios encubiertos y eso puede hacer que el empleado que realiza la acción no entienda la significación del acto.
Sin embargo, es preciso preguntarse: ¿es esto legal? Si los empleados logran que esta pregunta se vuelva instintiva en cada acto mínimamente sospechoso, sabrán informarse a tiempo y no caer en errores que no tienen vuelta atrás.
2. ¿Es esto correcto?
Muchos actos en el mundo corporativo no representan un delito. Esto significa que pueden pasar por el primer filtro que hemos expuesto. Pero, si el empleado sabe que realizando una acción específica puede abrir una puerta para una vulneración de compliance sin llegar a incurrir en una falta que tenga repercusiones legales, ¿está haciendo lo correcto?
Es el caso de los empleados que deben rendir informes de gastos y donde se admite que lo hagan en diferentes formatos, por ejemplo. El empleado es consciente de que determinados formatos pueden dificultar la trazabilidad y los procesos de auditoría sobre esos gastos. Al escoger el menos apropiado en este sentido, no estaría infringiendo la ley, pero tampoco estaría haciendo lo correcto.
3. ¿Es moral?
El tercer nivel, el de la moralidad, es tal vez el último escudo de defensa en la prevención de vulneraciones de cumplimiento. También resulta el más complejo de explicar y aplicar, ya que depende de la interpretación, la intención y, en cierto modo, de la oportunidad de incurrir en una conducta inapropiada.
La ética se convierte en estos momentos en la herramienta a utilizar con uno mismo y también con los compañeros de trabajo. El empleado debe tener la capacidad de reconocer posibles vulneraciones o conductas indebidas antes de que se materialicen, y para ello debe contar con los valores éticos necesarios para hacerlo.
Al pasar por este filtro de tres niveles, las posibilidades de incurrir en una falta de cumplimiento se reducen al mínimo. Pero ello depende de un sólido proceso de educación en compliance, apoyado por una plataforma que automatice la gestión y cuente con funcionalidades eficaces como un canal de consultas éticas efectivo.
Software ISO 19600 de ISOTools
El Software ISO 19600 de ISOTools incorpora herramientas que agilizan los procesos de educación en compliance por medio de una comunicación fluida y una formación organizada. Así, deja evidencias de los procesos de planificación, ejecución y evaluación de la eficacia del programa de capacitación y permite controlar su desarrollo hasta el cierre de la acción formativa.
Pero, además, este software dispone de un canal de consultas ético moderno para que los empleados puedan informarse sobre cualquier situación que les haga cuestionarse su legalidad, su corrección o su inmoralidad. Este se acompaña de un canal de denuncias que garantiza el anonimato y la trazabilidad.
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