Consejos para planificar el cumplimiento en las organizaciones

En todos los proyectos que emprende un profesional en su carrera, la planificación desempeña un papel muy importante para el éxito final. Planificar el cumplimiento para un sistema de compliance no es diferente. De hecho, si no se ha dedicado tiempo y esfuerzos suficientes a esta tarea, será como construir un edificio sin cimientos.

Pero planificar el cumplimiento es algo más que anotar una serie de tareas en un calendario. Es preciso considerar los recursos que requerirá el proyecto, así como los tiempos y las expectativas de las partes interesadas. Para que esta etapa se convierta en la sólida base necesaria para ese edificio llamado gestión de cumplimiento, las siguientes recomendaciones son de gran utilidad.

Consejos útiles para planificar el cumplimiento en las organizaciones

Una de las razones más importantes para planificar el cumplimiento en las organizaciones es que así se conocen desde un principio los pasos que se tienen que dar para alcanzar el objetivo. Teniendo un mapa y un recorrido, el camino será mucho más fácil. Seguir estas recomendaciones también ayuda a culminar con éxito la tarea:

Atender a los recursos

Un programa de cumplimiento cuenta con unos determinados recursos presupuestarios y de personal. Por un lado, es necesario priorizar riesgos para que los recursos asignados se destinen allí donde hacen más falta. En este sentido, la evaluación de riesgos es un elemento fundamental.

Por otro lado, la asignación clara y efectiva de responsabilidades es esencial. Que cada uno sepa qué hacer en cada momento es clave para que las tareas se culminen correctamente y a tiempo. Para ello, es preciso saber las cualidades y conocimientos de cada miembro, pero también su disponibilidad durante todo el proceso. Y, tal vez, sea necesario incorporar ciertos procesos de capacitación.

Comunicarse con el equipo desde el comienzo

La comunicación es un factor clave en cualquier proyecto. Específicamente, en la implementación de un programa de cumplimiento, una reunión de inicio ayuda a diseñar las estrategias adecuadas para llevar los procesos necesarios a la práctica. Esto facilita el trabajo y permite presentar oficialmente el proyecto de implementación.

Entre otros, el líder del equipo comunicará a sus profesionales la siguiente información:

• El nombre del proyecto.
• Los profesionales que conforman el equipo de trabajo.
• El cronograma de actividades a realizar.

Considerar la revisión y seguimiento durante la ejecución

Son muchos los elementos que hay que revisar, y tal vez ajustar, durante la implementación de un programa de cumplimiento. Las políticas, los procedimientos, las transacciones de alto riesgo… Por ello, es preciso que la planificación contemple el monitoreo de las tareas y su funcionamiento adecuado. Es necesario programar reuniones periódicas para revisar el estado y los hallazgos, y comprobar si el cronograma se está cumpliendo o no.

Prever cómo obtener y presentar evidencia

Muchas personas, sobre todo la alta dirección, están pendientes de la labor de implementación. Los profesionales experimentados en el área de cumplimiento y de gestión anticorrupción saben que en cierto momento todos esperan evidencias de que el proyecto está avanzando sin problemas.

Entre otras, será preciso considerar cómo obtener y presentar:

• Pruebas que demuestren que el programa se ha implementado y que es funcional.
• Entrevistas con partes interesadas en las que se indaga por su percepción acerca del programa.
• Análisis de datos y de información a través de indicadores apropiados.

Los objetivos que se persiguen al implementar un programa de cumplimiento son muy diversos. Algunas organizaciones necesitan mejorar sus procedimientos y sus indicadores, mientras que otras necesitan demostrar que adoptan las mejores prácticas internacionales.

En uno u otro caso, la ejecución adecuada parte de una cuidadosa planificación. Pero, para llegar a la meta, es probable que el equipo requiera herramientas de apoyo, como un software que mantenga flujos ágiles y estructurados para la gestión de cumplimiento, facilite la comunicación y permita visibilizar de forma panorámica el funcionamiento del programa. 

Software ISO 19600 de ISOTools

La implementación efectiva de un programa de cumplimiento requiere de elementos indispensables como políticas, un código de conducta, procedimientos, información, asignación de responsabilidades, y también de una solución tecnológica que ayude a optimizar el sistema.

Una herramienta como el Software ISO 19600 de ISOTools automatiza esas tareas rutinarias que suelen desgastar a los profesionales del área y las vuelve más ágiles. Con este software, un oficial de cumplimiento puede centrarse en los objetivos fundamentales y la planificación estratégica para mejorar su sistema.

Conozca ahora esta novedosa solución tecnológica. Contacte con un consultor aquí.