Comunicación en compliance: consejos para gestionar el feedback

En un proceso dinámico y asertivo de comunicación en compliance, es normal que recibamos algunas críticas. De hecho, pueden llegar a ser muchas. Por supuesto, no es una situación cómoda, pero la clave es asegurarse de que se trata de comentarios constructivos y no corrosivos. En tal caso, estaremos listos para que la comunicación sea una fuente para la mejora de nuestro sistema de cumplimiento.

Es una tarea difícil cuando se trata de comunicación en compliance, especialmente porque hay emociones involucradas. Pero el feedback de los miembros de un equipo de cumplimiento, es una de esas cosas que más contribuyen a la productividad y al logro de los objetivos. Por eso, es importante saber gestionar el feedback para que el temor a las consecuencias no sea un ingrediente del sistema, tanto si somos receptores de la retroalimentación, como si somos los emisores.

Para ello, compartimos una serie de consejos para gestionar el feeback dentro de un proceso de comunicación en compliance, sin despertar susceptibilidades y dentro de un marco de respeto colaborativo y dinámico de doble sentido.

¿Cómo gestionar el feedback de la comunicación en compliance?

En un contexto laboral, el feedback es el proceso de suministrar información sobre el desempeño de una persona, con el objetivo de alentar lo que se hace bien e identificar las áreas donde no se cumple con las expectativas.

La buena comunicación mejora el compromiso y ayuda a cumplir con los objetivos propuestos. Pero existen muchas razones para que esta tarea entrañe ciertas dificultades. ¿Cómo es posible superarlas?

Asumir un enfoque positivo

Al dar feedback a los miembros de un equipo, no se debe abordar ninguna temática desde una posición de enojo. No importa lo frustrado que se esté, hay que entender que el objetivo es mejorar, no disciplinar.

Esto también es importante cuando se recibe feedback. Aceptar las críticas de modo saludable y tomar nota para la mejora es esencial. De otro modo, si asumimos la crítica negativamente o no respondemos ante ella, los demás estarán menos dispuestos para compartir sus observaciones ante nuevos problemas.

La retroalimentación es privada

Nunca se ha de convertir la crítica constructiva en un deporte para espectadores. Esto resulta incómodo para el emisor, para el receptor e incluso, para los espectadores. Lo recomendable es buscar un lugar privado, como una sala de juntas vacía o una oficina con puerta cerrada.

Buscar una conversación bidireccional

Mantener la mente abierta y brindar a los miembros del equipo la oportunidad de explicar su versión de la historia es parte del juego. Los profesionales de cumplimiento también se equivocan, admiten fallos y piden ayuda. Y los miembros del equipo pueden descubrir razones más profundas de lo que está ocurriendo y por qué. Y esto permite, en muchos casos, afrontar los problemas con más éxito.

Centrarse en la solución

Siempre que uno se enfrenta a la tarea de dar feedback debe recordar que tiene un objetivo final: asegurarse de que el problema planteado se corrija con prontitud. Ya sea que deba ofrecer al miembro de su equipo capacitación adicional, dedicarle más tiempo a la retroalimentación o simplemente definir un lenguaje diferente para él, ha de tratar de resolver el problema y demostrar que la comunicación en compliance es útil.

Hacer balance entre comentarios negativos y elogios

Saber cómo y cuándo hacer críticas es una habilidad importante para un líder, pero no es bueno convertirse en un líder que hace comentarios tan solo cuando su equipo se equivoca. Las felicitaciones, consistentes con trabajos bien hechos, y el reconocimiento a la mejora, son formas excelentes de incentivar y elevar la moral del equipo.

Ser proactivo

Es importante reaccionar a los comentarios negativos, pero es igualmente fundamental ser proactivo y dejar que la toma de decisiones basada en datos fundamente las operaciones diarias y los planes futuros. Asimismo, es importante tomar medidas en aras de prevenir el error y hacer sencillo el trabajo de todos. Así, el feedback se focaliza en la motivación a todo el equipo en lugar de en la corrección de fallos o problemas.

Para ello, por supuesto, resulta esencial una herramienta informática que organice y procese la información y las tareas de compliance.

Software ISO 19600 de ISOTools

La comunicación en compliance es indispensable para el correcto funcionamiento del sistema. La automatización del programa de compliance mediante la solución adecuada, como el software ISO 19600 de ISOTools, previene errores y garantiza que la comunicación sea fluida, dinámica, útil y productiva.

Esta solución de alto nivel permite optimizar la gestión del compliance y mejorar  la retroalimentación con los empleados y con los miembros de su equipo de trabajo. No dude en contactar con uno de nuestros asesores para obtener toda la información que necesite sobre esta herramienta tecnológica para compliance.