Compliance durante el confinamiento: qué implica el trabajo desde casa
La situación excepcional que estamos viviendo este año 2020 ha conducido a las organizaciones a considerar el teletrabajo como una opción temporal, que puede llegar a tenerse en cuenta también en el largo plazo. El compliance durante el confinamiento es un elemento a valorar con atención cuando se plantea migrar los puestos de trabajo a los hogares de los empleados y se quiere mantener, al mismo tiempo, el grado de cumplimiento legal.
Las organizaciones que antes de la aparición de estas nuevas circunstancias no tenían trabajadores desde casa pueden no haber preparado una estrategia para asegurar que la gestión de compliance durante el confinamiento continúe siendo efectiva y eficaz.
Gestión de compliance durante el confinamiento
Muchos oficiales de cumplimiento luchan día a día con programas basados en papel, que requieren monitoreo manual y supervisión directa. Sin embargo, en esta nueva modalidad de trabajo remoto, la gestión de compliance durante el confinamiento precisa del apoyo de herramientas tecnológicas en materia de comunicaciones y automatización de procesos acordes con las nuevas exigencias.
Además, debemos considerar los siguientes factores:
Derecho y legislaciones
El cumplimiento de las normas y la legislación que regula el trabajo debe mantenerse por más que los empleados desarrollen sus tareas en casa. Es indispensable que ellos conozcan las leyes y que el área de cumplimiento tenga los elementos y las herramientas necesarias para controlar el cumplimiento con las normas en las diferentes comunidades o incluso países en los que se cuente con teletrabajadores.
Es necesario considerar cuestiones como el tiempo de pausa, el número de horas de trabajo, recargos por trabajo extra, entre otros. Este tipo de normas deben ser conocidas, acatadas y su cumplimiento verificado.
Este es un punto en el que la implementación de un software que automatice el programa de compliance puede ayudar. Así, puede facilitar la identificación de normas que cumplir, la distribución de la información, el monitoreo o la toma de acciones correctivas en los casos en los que sea necesario.
Nuevos riesgos para la gestión de compliance durante el confinamiento
El trabajador en casa puede considerar que hacer uso de canales de comunicación fuera de los acostumbrados puede ser una forma de agilizar su trabajo y entregar mejores resultados. Esto incluye el uso de cuentas de correo personales, conferencias por videochat, mensajes de texto, que generalmente no están sujetos a la supervisión de la organización y del área de compliance.
Este es, tal vez, el primero de los riesgos que implica el trabajo desde casa. Pero no el único. Las amenazas cibernéticas aumentan en el mismo grado en que se incrementan las ubicaciones de los trabajadores. Esto representa un riesgo elevado para las organizaciones, que deben proteger los datos y la información de sus clientes y otras partes interesadas.
Establecer de manera regulada los canales adecuados para cada movimiento y que estos estén claros es un paso fundamental, como también lo es apoyarse con una plataforma tecnológica apropiada que permita el control y el acceso seguro a la información susceptible.
Mantener el cumplimiento como una prioridad
El trabajo desde casa puede hacer que el trabajador pierda perspectiva sobre lo que significan los conflictos de interés y el cumplimiento de los códigos de ética y de conducta. Por eso es muy importante contar con herramientas que refuercen la capacitación constantemente.
El trabajador debe sentir que, aunque trabaje desde su casa, las normas que imperan siguen siendo las de la organización, y que el cumplimiento es, ahora más que nunca, una prioridad.
La comunicación con y entre los empleados
Algunos empleados que acaban de comenzar con la experiencia de trabajar desde casa suelen sentirse aislados y perder la identidad con respecto al grupo. Es recomendable establecer procesos de comunicación regulares.
Dedicar un tiempo para poder conversar con los superiores y compañeros ahora es mucho más esencial que cuando todos compartían el espacio de trabajo. Esto asegura que todos entiendan que no han dejado de ser parte de un equipo, y que hay unos objetivos y prioridades comunes por las que todos deben trabajar. Además, la comunicación también ayuda a bajar el nivel de incertidumbre y tensión que el confinamiento conlleva.
Software ISO 19600 de ISOTools
El trabajo desde casa propone nuevos riesgos y estos deben ser tratados a tiempo. Así, un software especializado es un buen aliado para la gestión de compliance durante el confinamiento.
El Software ISO 19600 de ISOTools proporciona herramientas y funcionalidades para que las organizaciones puedan superar los cambios que las circunstancias imponen, que, dependiendo de los resultados, también podrían convertirse en definitivos.
Contacte a uno de nuestros consultores aquí y obtenga información completa sobre este software, sin ningún compromiso.
