Cómo un software de control de documentos simplifica el cumplimiento y el creciente desafío regulatorio
Compliance es un elemento estratégico en las organizaciones. En industrias altamente reguladas, un software de control de documentos, es la herramienta esencial para asegurar el cumplimiento normativo y el éxito de la gestión anticorrupción.
La reducción del riesgo regulatorio es sin duda un beneficio evidente e inmediato, que se obtiene al implementar un software de control de documentos. Pero no es el único. ¿Cómo lo hace y que otros beneficios ofrece un software de control de documentos?
Software de control de documentos – ¿Por qué las organizaciones lo necesitan?
Todas las organizaciones tienen obligaciones de cumplimiento. Pero para algunas, la gestión de documentos es especialmente crítica debido al marco regulatorio en el que operan. Por eso, reiteramos, el cumplimiento es un elemento estratégico para muchas organizaciones.
Y como tal, se requiere una solución que vaya mucho más allá del almacenamiento adecuado de documentos. Un software de control de documentos eficiente ayuda a:
- Facilitar la búsqueda y recuperación rápida de toda la información que se requiera en un contexto determinado.
- Obtener una vista única y unificada de los contenidos, en todo momento.
- Permitir el acceso móvil para que los usuarios autorizados puedan acceder a través de dispositivos, con la misma facilidad que lo hacen desde su escritorio.
- Conservar y controlar versiones, eliminando el problema del uso de documentos desactualizados, sin perder la necesaria trazabilidad.
¿Cómo el software de control de documentos logra simplificar el cumplimiento?
Los sistemas de control de documentos hacen fácil el cumplimiento en entornos altamente regulados. ¿Cómo lo hacen? Básicamente porque:
1. Permiten administrar ciclos de vida
Este tipo de soluciones permiten almacenar y conservar documentos, facilitar el acceso a ellos, determinar cómo se pueden utilizar, desde su creación hasta su archivo, pasando por la aprobación y por las revisiones que fuesen necesarias.
2. Entregan trazabilidad y un historial de revisiones
Esto permite crear pistas de auditoría o audit trails, ya que el sistema conserva las diferentes versiones y las rastrea con datos y marcas de tiempo. Así sabremos quién revisó, quién aprobó, qué cambios se hicieron, en qué momento se hicieron…
3. Establecen controles de acceso
El software identifica las ubicaciones y posiciones de los usuarios, para definir a qué funciones tendrá acceso y a qué tipo de información. Algunos empleados podrán crear, otros sólo ver, algunos más aprobar y pocos, archivar o eliminar.
4. Impulsan el trabajo en equipo
Con este tipo de soluciones tecnológicas para gestión de compliance, toda la organización puede acceder a la información y compartir documentos. Esto fomenta el espíritu de colaboración y, por supuesto, el trabajo en equipo. Al mismo tiempo que agiliza la gestión en el día a día.
5. Facilitan el cumplimiento
El objetivo final es facilitar y simplificar el cumplimiento, haciendo que los procesos fluyan con agilidad, proporcionando información inmediata útil para las auditorías, y garantizando que los usuarios creen, aprueben y dispongan de los documentos necesarios para alcanzar la conformidad con los requisitos regulatorios particulares de cada organización.
Las aplicaciones y soluciones que cumplen con la función de ayudar a controlar la documentación, especialmente toda la que atañe al área de cumplimiento, debido a los beneficios que proporcionan, han evolucionado y hoy contamos con muchas de ellas en el mercado.
La mayoría de ellas son soluciones que han sido desarrolladas y se alojan en la nube, con los beneficios de seguridad, movilidad y acceso que ello representa. De una en particular nos ocupamos en nuestro apartado final.
Software ISO 37301/19600 de ISOTools
El Software ISO 37301/19600 de ISOTools, además de ofrecer las funcionalidades de gestión y control de documentos a las que hemos hecho referencia, permite automatizar muchas de las tareas propias de un programa de cumplimiento, entre ellas la debida diligencia de terceros, así como el inventariado de requisitos legales o los canales de denuncia, por mencionar algunas de las más complejas.
Esta es una avanzada herramienta que permite a las organizaciones implementar un programa de cumplimiento de forma efectiva. Hoy puede conocerla contactando a uno de nuestros consultores.
