Cómo un registro de riesgos ayuda a evitar que se repitan
Cada año, la Oficina de Cumplimiento de una organización efectúa diferentes análisis y evaluaciones de riesgos. Se identifican así cientos de amenazas, pero, ¿cuántas de ellas terminan en un registro de riesgos identificados?
Los frentes que debe cubrir un Oficial de Cumplimiento son muchos. Prescindir del registro de riesgos lleva a repetir un trabajo y no aprovechar la información y la experiencia valiosa de cada evaluación de riesgos.
El registro de riesgos puede ser aprovechado en toda la organización. Los riesgos de seguridad de datos, por ejemplo, están presentes en Recursos Humanos, Contabilidad, Adquisiciones, Comercial… Si no existe un registro de riesgos formal, establecido, y que se alimente de forma sistemática, el trabajo ya hecho en un punto se replicará una y otra vez en cada departamento, cada área y cada ubicación.
¿Por qué un registro de riesgos ayuda a evitar la repetición?
El escenario que se plantea en la introducción es el que se conoce como formación de silos de información. Evitar la formación de esos silos, es la primera razón para contar con un registro de riesgos. Pero hay otras:
1. Identificar riesgos que son comunes a varias áreas
Con mayor o menor exposición, muchos riesgos aparecen en todas las áreas de la organización. Esto significa que la forma de tratarlos puede ser la misma. Además de evitar la repetición, la organización evita duplicación de esfuerzos con el consecuente ahorro de tiempo y dinero.
2. Planificar y priorizar los riesgos
Unificar los riesgos en un registro permite visualizarlos de manera integral y establecer cuáles precisan atención más urgente, por su capacidad lesiva o por la probabilidad de ocurrencia. Un registro de riesgos priorizado y categorizado ayuda a asignar recursos de forma eficiente y a trabajar sobre las amenazas más apremiantes.
3. Aportar transparencia a la Gestión de Cumplimiento
Cuando los riesgos se tratan con base en silos de información, es posible que aparezcan susceptibilidades en algunos sectores de la organización, porque se implementan controles o, por el contrario, porque se ignoran las consecuencias de una determinada amenaza. Con un registro de riesgos unificado desaparece esa posibilidad y se hace más transparente la Gestión de Cumplimiento.
4. Eliminar la duplicación de esfuerzos
La Gestión de Riesgos de Cumplimiento demanda tiempo, dinero, recursos humanos y tecnológicos. Las auditorías al Sistema también. Es importante entonces, disminuir la posibilidad de duplicidad de esfuerzos.
5. Centralizar la información en un solo lugar
Si un Oficial de Cumplimiento, o uno de sus asistentes especializado en Gestión de Riesgos tiene que recorrer toda la organización en busca de datos y registros, probablemente pueda entregar un resultado confiable cuando los riesgos ya hayan ocurrido o ya no representen una amenaza.
Por tanto, centralizar la información es una medida de eficacia necesaria para gestionar los riesgos y para agilizar la gestión corporativa.
6. Obtener indicadores confiables
La Gestión de Riesgos de Cumplimiento produce indicadores como el número de infracciones, número de denuncias, investigaciones resueltas, tolerancia al riesgo de la organización, entre otros. Con registros de riesgos aislados, por departamentos o por procesos, entregar resultados confiables será cada vez más difícil.
7. Contar con una visión panorámica de la Gestión
Con un registro unificado, los profesionales en Riesgos de Cumplimiento obtienen una imagen completa de la Gestión. Si la organización cuenta con el apoyo de una plataforma que automatice tareas y ofrezca informes tan útiles como mapas de calor, la Oficina de Cumplimiento tendrá herramientas eficaces en todo momento, para prevenir riesgos con suficiente antelación.
8. Recopilar información valiosa para el futuro
El registro de riesgos es algo más que un listado de amenazas identificadas. El registro lo componen, además de la descripción del riesgo, fechas de incidentes, descripciones, sugerencias de tratamiento, evidencia de monitoreo… Se trata de un repositorio valioso para la Gestión futura y para evaluaciones o auditorías por venir.
¿Qué desafíos se enfrentan con un Registro de Riesgos de Cumplimiento?
El primer paso para crear un Registro Único de Riesgos dentro de la organización es tomar la decisión. Lo puede hacer la Alta Dirección o el Oficial de Cumplimiento. Algunos factores para examinar, que representan desafíos para el logro del objetivo son:
- La estructura de la organización – departamentos, niveles, áreas -.
- El tamaño y el número de localizaciones, sobre todo cuando estas últimas están ubicadas en otros países o continentes.
- Madurez de la cultura de cumplimiento.
- Recursos disponibles.
- Existencia o no de un modelo GRC – Gobierno, Riesgo y Cumplimiento -.
- Nivel de regulación.
- Partes interesadas.
- Apoyo tecnológico.
La tecnología es un elemento esencial en el éxito de la Gestión, pero especialmente, en el proyecto de crear un Registro Único de Riesgos de Compliance. De poco sirve una lista almacenada en algún anaquel, si no se pueden establecer relaciones inmediatas, confrontar datos y revisar de inmediato antecedentes históricos en toda la organización.
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