Cómo realizar una revisión de la debida diligencia
La debida diligencia en compliance es en esencia una investigación detallada que realiza una organización sobre otra. La revisión de la debida diligencia no es un proceso unilateral y se lleva a cabo por muchas razones.
Ya sea que una organización busque oportunidades de financiación, pretenda adquirir otra organización o simplemente esté interesada en contratar con ella, la revisión de la debida diligencia es un componente crítico para el éxito de la operación y también para asegurar el cumplimiento corporativo.
En la práctica, con la revisión de la debida diligencia una organización verifica la confiabilidad de la otra, antes de que entre las dos se dé algún tipo de transacción comercial.
¿En qué consiste la revisión de la debida diligencia?
Depende de la operación que crea la necesidad de una revisión de la debida diligencia. Cuando se trata de fusiones o adquisiciones de empresas, el propósito principal es comprobar la existencia de los contratos que la compañía adquirida dice tener.
Cuando consiste en incorporar un nuevo proveedor, el interés de la debida diligencia para la organización contratante reside fundamentalmente en verificar la experiencia, la buena reputación y la capacidad para suministrar el bien o el servicio objeto del contrato.
Pero en el área del compliance, las organizaciones quieren asegurarse de que sus socios comerciales, sus contratistas, sus proveedores, sus aliados, o cualquier tipo de vinculados, no representan amenazas de corrupción o de mala conducta que puedan eventualmente implicar responsabilidades legales a la organización.
¿Por qué es necesaria la revisión de la debida diligencia?
Podemos mencionar dos razones ineludibles: la primera es que es un requisito de cualquier programa de cumplimiento, y, además, de la norma ISO 19600. La segunda, es que es la única forma efectiva para minimizar o eliminar riesgos de corrupción o actos de mala conducta derivados de una asociación indebida.
No realizar la revisión puede hacer que una organización se encuentre con sorpresas desagradables con un tercero cuando ya no es posible hacer nada para prevenir o mitigar el impacto. Por ejemplo, adquirir una pequeña empresa con el objetivo de ensanchar el negocio puede implicar que, en un futuro cercano, la organización compradora deba asumir consecuencias por el pasado de la empresa adquirida: consecuencias de tipo legal y jurídico.
Y el asunto no se detiene ahí. Son previsibles las demandas de los accionistas, de los clientes más importantes, de los socios, buscando una reparación por los daños ocasionados, solamente porque la organización no emprendió las acciones necesarias para reducir este tipo de riesgos.
De este modo, revisar la debida diligencia ayuda a evitar las consecuencias legales inherentes a estos actos, aunque no es una garantía absoluta de que un proveedor, un socio o un cliente no vaya a vulnerar la ley. Lo cierto es que los organismos reguladores y los jueces tienen en cuenta el esfuerzo realizado por la organización a la hora de valorar un delito y quiénes son sus responsables.
¿Cómo realizar una revisión de la debida diligencia?
Una organización que se muestra preparada para un proceso de debida diligencia genera confiabilidad. Por el contrario, atender las tareas rigurosas del proceso de debida diligencia a contrareloj, cuando el interesado ya está tocando la puerta, puede ofrecer una imagen de que la organización afronta dificultades operativas o, por alguna razón, está interesada en obstruir o dilatar la revisión.
Una organización preparada podrá mostrar contratos, documentos, registros, acuerdos… Todo estará organizado y la revisión será muy fácil.
En una revisión de debida diligencia es recomendable cumplir con los siguientes puntos:
Definir el alcance
El alcance en una revisión de debida diligencia hace referencia a los hechos, los contratos que se inspeccionarán y a las preguntas precisas que se efectuarán. Pero esto también depende del objeto de la revisión.
Automatizar la gestión de cumplimiento
La debida diligencia incluye tareas como verificar informes, tabular datos, identificar propietarios… Se trata de tareas repetitivas y que pueden llegar a resultar tediosas. Pero, aún así, revisten gran importancia para el proceso, y el error humano podría dar al traste con la labor.
Son tareas que se pueden automatizar para obtener así información confiable y oportuna de modo eficaz. Esto es aún más relevante cuando se trata de realizar decenas o cientos de revisiones de debida diligencia.
Elaborar informes efectivos
Finalmente, de nada serviría el trabajo si no se llega a conclusiones indiscutibles y útiles. Los informes efectivos, en una revisión de debida diligencia, son aquellos que permiten recomendar o negar de plano la posibilidad de establecer cualquier tipo de negociación con la organización evaluada.
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