¿Cómo monitorear el plan de cumplimiento?
Monitorear el plan de cumplimiento es tan importante como diseñarlo e implementarlo. El objetivo esencial de un plan de cumplimiento es asegurar que la organización pueda cumplir con todas las leyes o regulaciones que le son aplicables, incluidas las propias, las que han sido creadas en su interior.
Implementar y monitorear el plan de cumplimiento requiere algo más que presentar algunos informes a organismos gubernamentales en los que se asegure que la organización está cumpliendo con todas las leyes y regulaciones que le corresponden.
Existen razones poderosas para implementar un plan de cumplimiento. Y en consecuencia también las hay para monitorearlo, tal y como veremos a continuación.
¿Por qué es importante tener un plan de cumplimiento?
Una buena razón para un plan de cumplimiento legal es que los organismos gubernamentales, los jueces y los tribunales en general, lo verán con buenos ojos. Es una forma eficaz de evitar penas y sanciones; y, sobre todo, ante una acción judicial, constituye una evidencia sólida del propósito decidido de la organización para obedecer la ley.
Esto no significa que la organización sea inmune al incumplimiento, por ejemplo, al soborno y la corrupción. Pero sí demuestra, que en el caso de suceder, estos hechos deberían ser asumidos a nivel personal por empleados, ya que fueron capacitados y se les explicó con transparencia absoluta que la organización no tolera ni promueve o facilita ese tipo de conductas.
Pero es algo más que eso. Un plan de cumplimiento efectivo demuestra que la organización conoce y acata las reglas a las que está sometida y toma las medidas necesarias para que se cumplan. Pero para que el plan de cumplimiento sea efectivo en el tiempo es preciso monitorearlo.
¿Por qué monitorear el plan de cumplimiento?
Cuando se acomete la tarea de monitorear el plan de cumplimiento, el oficial de cumplimiento y los miembros de su equipo piensan inevitablemente en la gran cantidad de trabajo que ha demandado llegar a este punto.
Pero esto no significa que la tarea haya concluido. De hecho, anima a tratar de mantener la adecuada gestión en el tiempo, para que el esfuerzo realizado sea rentabilizado al máximo. En este sentido, es preciso tener en cuenta que las normas cambian, los mercados evolucionan, es necesario cumplir con nuevas regulaciones, llegan nuevos terceros que requieren un proceso de debida diligencia, los empleados necesitan actualizar su capacitación…
Esto implica que los riesgos también cambian y que, por eso, es preciso verificar la eficacia del plan de cumplimiento para evitar que se convierta en una herramienta obsoleta.
La evaluación del plan de cumplimiento debe ser una tarea proactiva que garantice que los controles cambian en concordancia con las modificaciones de las leyes y la aparición de nuevos riesgos. Por ello, ISO 19600 exige que el plan de cumplimiento sea monitoreado y revisado periódicamente.
¿Cómo monitorear el plan de cumplimiento?
Con ocho pautas podemos llegar al monitoreo efectivo del plan de cumplimiento. Son simplemente unas indicaciones, pero son fácilmente adaptables a un programa estándar:
1. Planificar
Necesitaremos definir metas a medio y largo plazo. Los resultados del monitoreo del plan de cumplimiento pueden indicar que es necesario revisar la política de la organización o elaborar un nuevo plan de formación y capacitación a los empleados para poder alinearlo con esas metas.
2. Recopilar datos
Es preciso capturar toda la información relativa a la gestión de cumplimiento y consolidarla en una plataforma que la procese y ofrezca resultados e informes concluyentes.
3. Ser proactivos
Los datos y los informes deben servir para realizar análisis proactivos. La información sirve para establecer tendencias, detectar puntos débiles, pero también para identificar las fortalezas del plan de cumplimiento.
4. Crear un sistema que permita escalar
Así, los gerentes y los propietarios de riesgos podrán responder en forma oportuna ante señales de alerta por fallas de cumplimiento.
5. Corregir
Al identificar fallas en el plan, deben diseñarse e implementarse controles para corregir las fallas, evitar la repetición y mitigar riesgos futuros.
6. Capacitar a los empleados
La capacitación de los empleados permite construir un escudo de defensa efectivo contra las infracciones de cumplimiento. Cuando los empleados saben cómo actuar así como reconocer y denunciar una conducta que debe ser comunicada, se logra construir una sólida cultura de cumplimiento.
7. Documentar
Contar con la documentación en una ubicación accesible, confiable y segura, es parte esencial en la tarea de monitorear el plan de cumplimiento. Es importante también mantener registros auditables que comprueben la eficiencia del programa de cumplimiento.
8. Automatizar
La automatización, aunque la mencionamos en último lugar, es la clave para monitorear el plan de cumplimiento con éxito.
Y lo es porque contar con información actualizada y centralizada en una plataforma permite recopilar datos y analizarlos; pero también porque ofrece herramientas para comprobar el estado y el funcionamiento del programa de cumplimiento para detectar y abordar problemas y corregirlos, elaborar informes adecuados e incluso controlar las necesidades y el programa formativo de los empleados.
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