Cómo mitigar el riesgo regulatorio con un enfoque de gestión de cumplimiento integrado
Las organizaciones de todos los sectores enfrentan un marco regulatorio cada vez más denso y estricto. El riesgo regulatorio en sectores financieros y no financieros ha aumentado de manera exponencial, consecuencia del creciente enfoque en la privacidad de datos y la protección de los derechos e intereses de los clientes y otras partes interesadas.
Y se espera que este escenario siga en aumento debido a que en la agenda de los reguladores aún están pendientes asuntos de gran calado como proteger contra los riesgos que plantea la rápida digitalización, el entorno geopolítico volátil y otras incertidumbres.
La respuesta organizacional a este contexto se debe traducir en un incremento proporcional en las políticas de las organizaciones y en la implementación de sólidos programas de cumplimiento.
Pero afrontar el riesgo regulatorio y garantizar el cumplimiento no es tarea fácil. Los frentes a vigilar son muchos y las organizaciones terminan inmersas en un mar de documentos, algunos de ellos redundantes, y un buen número de empleados que no saben que directriz seguir.
Un enfoque de gestión de cumplimiento integrado surge como una opción interesante para mitigar o eliminar el riesgo regulatorio.
Riesgo regulatorio – ¿Cómo tratarlo de forma efectiva con un enfoque de gestión de cumplimiento integrado?
Para alcanzar la conformidad con un creciente número de requisitos de cumplimiento, las organizaciones implementan procesos y procedimientos que, eventualmente, afectan el logro de objetivos comerciales, convirtiendo la gestión de compliance en una fuente de burocracia e ineficiencia.
Superar estos problemas requiere adoptar un enfoque integrado para mitigar el riesgo regulatorio. Por supuesto, no se trata de un enfoque único. Esto depende del sector en el que opera la organización, su tamaño, la madurez que haya alcanzado su programa de compliance y el nivel de regulación al que está sujeta, entre otros aspectos.
Pero hay algunos elementos comunes a tener en cuenta en un enfoque de gestión de cumplimiento integrado:
- Realizar un inventario de obligaciones regulatorias, que incluye revisar políticas, leyes, contratos, procesos, evaluaciones de riesgos, controles implementados y todas aquellas fuentes de normas, regulaciones o acuerdos.
- Revisar la evolución del marco regulatorio, analizando los cambios regulatorios, la aparición de nuevas leyes, la suscripción de nuevos acuerdos, evaluando la aplicabilidad de las normas para la organización y el impacto sobre los objetivos comerciales.
- Evaluar riesgos de cumplimiento, identificando áreas críticas e implementando actividades de monitoreo sobre ellas.
- Evaluar el control de cumplimiento, realizando pruebas y ejerciendo monitoreo sobre los controles implementados, de tal forma que sea posible verificar su efectividad.
- Gestionar documentos y políticas, desde su etapa de creación hasta su aprobación y comunicación, asegurando el conocimiento y la comprensión de todos los empleados, socios, Alta Dirección y todas las partes interesadas.
- Gestionar incidentes de cumplimiento, con base en procedimientos establecidos para planificar, gestionar, registrar, clasificar, enrutar, investigar, realizar monitoreo y seguimiento y dar un adecuado cierre.
- Identificar brechas de cumplimiento y puntos críticos, para prevenir los riesgos regulatorios y diseñar acciones apropiadas para tratarlos con la debida pertinencia.
- Efectuar reuniones y otras actividades para examinar el marco regulatorio de la organización, comunicar información sobre estos temas y conocer inquietudes y dudas relacionadas con los compromisos de la empresa.
La tecnología, elemento esencial en la gestión de cumplimiento integrado
Los procesos que hemos desglosado permiten a la organización asumir un enfoque de gestión de cumplimiento integrado. Pero estos requerirán un soporte tecnológico para responder de manera adecuada a las exigencias del creciente panorama regulatorio.
Mitigar el riesgo regulatorio es una tarea que requiere información constante y una visión integral del estado del programa o del Sistema de Gestión de Cumplimiento, así como informes imprescindibles como mapas de calor que muestren puntos críticos de la gestión.
La gestión de la documentación es otra necesidad esencial para un programa de cumplimiento y para la oficina del oficial de compliance.
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