Cómo gestionar los riesgos de cumplimiento
Gestionar los riesgos de cumplimiento preserva la integridad de la organización, evita incurrir en multas o sanciones, ayuda a afrentar acciones legales y esquiva cualquier inactividad comercial derivada de ello. De este modo, con un panorama regulatorio en constante evolución, desarrollar estrategias para este propósito, se convierte en una necesidad.
Muchas organizaciones ya han decidido implementar políticas y procedimientos adecuados para garantizar la gestión de compliance. No obstante, gestionar los riesgos de cumplimiento es una tarea continua que debe ser revisada e incluso replanteada de forma insistente. Requiere disponer recursos y esfuerzos, que pueden ser optimizados si seguimos algunas recomendaciones que ofrecemos a continuación.
Consejos para gestionar los riesgos de cumplimiento
Gestionar los riesgos de cumplimiento requiere adoptar un enfoque sistemático, que permita identificar, mitigar y revisar los factores de riesgo de forma continua. En cierta forma, no se diferencia mucho de la gestión de riesgos en otras áreas, como la calidad, el medio ambiente o la seguridad en el trabajo. La tarea será mucho más fácil si seguimos las siguientes recomendaciones:
1. Revisar las áreas del negocio que están en mayor riesgo
Impuestos, responsabilidades, contratos, políticas internas, obligaciones con los clientes… La gestión de compliance abarca un terreno muy grande. Por supuesto, debe haber programas de cumplimiento para cada área del negocio. Todas deben ser revisadas, pero algunas presentan mayores riesgos que otras.
Identificarlas ayuda a desarrollar planes específicos enfocados a resolver los problemas en el área identificada. Las estrategias deben ser lo suficientemente flexibles como para ser reactivas a la vez que se desarrollan con especificidad sobre el área implicada.
2. Mantenerse al día con los nuevos requisitos, políticas y regulaciones
Las condiciones regulatorias cambian frecuentemente, y de la mano, los requisitos comerciales. En el transcurso del año, es importante evaluar de manera continua si se están gestionando los riesgos pertinentes al mismo tiempo que se identifican áreas expuestas a nuevos riesgos.
Esto es especialmente importante en organizaciones que están en crecimiento. Un negocio en expansión, con recursos e informaciones crecientes y un modelo comercial cambiante, sin duda significa mayor responsabilidad y mayor exposición al riesgo de incumplimiento.
3. Integrar la gestión de riesgos de cumplimiento con la función análoga en otras áreas
Su plan de gestión de riesgos debe estar alienado con la gestión de riesgos en otras áreas, con los objetivos comerciales y con la visión y la misión de la organización. Esto incluye dar a conocer el plan y hacer que los empleados, alta dirección, socios y otras partes interesadas estén informados.
Nuevamente, a medida que cambian las condiciones comerciales, y con ellas los objetivos, es preciso modificar el plan de gestión de riesgos de cumplimiento.
4. Proporcionar la experiencia necesaria
Gestionar los riesgos de cumplimiento es una tarea que implica integrar una serie de habilidades y conocimientos específicos. La experiencia es esencial en áreas como la legal, la financiera, la estratégica, la relativa a la seguridad de la información o la de tecnología.
Delegar tareas a las personas adecuadas fortalecerá los programas de cumplimiento y gestión de riesgos, al tiempo que establece un marco sostenible para el futuro de los negocios.
5. Liberar tiempo y recursos automatizando la gestión de riesgos de cumplimiento
Gestionar los riesgos de cumplimiento implica gestionar muchos procesos complicados, verificar los requisitos de las partes interesadas y fomentar una cultura ética y de cumplimiento. Para lograrlo, es preciso adelantar una serie de tareas cotidianas.
El oficial de cumplimiento puede perder mucho tiempo revisando el trabajo de los empleados, buscando firmas, o tratando de recuperar registros en un cúmulo de documentos de papel, en una multitud de hojas de cálculo o una bandeja repleta de correos electrónicos.
La automatización de estos procesos elimina estos contratiempos y logra ofrecer una visión panorámica del sistema de gestión necesaria para que el oficial de cumplimiento identifique problemas críticos.
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