Cómo gestionar conflictos de interés en su organización
El conflicto de interés parece ser algo propio de las grandes organizaciones o del sector púbico. Sin embargo, gestionar conflictos de interés es un tema que incumbe a todo tipo de organizaciones, sin importar su tamaño, su carácter público o privado o el sector de la economía en el que opere.
Es importante entender que este tipo de conflictos no se pueden evitar. Pero sí se pueden prevenir sus efectos y se pueden eliminar algunos factores que los ocasionan. Y para lograr llevar a cabo esta prevención, hay que saber reconocer y gestionar conflictos de interés de modo adecuado.
¿Qué es un conflicto de interés?
Un conflicto de interés es una situación en la que el interés personal de un determinado empleado, o un grupo de empleados, puede no ser consistentes o concordantes con los intereses de la organización.
Todos los conflictos de interés, independientemente de las circunstancias, los intervinientes, y los mismos intereses en conflicto, representan una presunción alta de un acto de corrupción. Por ello, resulta esencial identificarlos y gestionarlos de manera efectiva.
Si nos atenemos al “avance” del conflicto, podemos hacer una clasificación muy primaria pero útil:
- Actual: donde el conflicto existe y es evidente.
- Potencial: donde están dadas las condiciones para un conflicto de interés y, por tanto, la probabilidad de que ocurra es muy alta.
- Percibido: en donde existe la idea generalizada de que ha ocurrido un conflicto de interés, sin que exista una evidencia de ello.
Por qué se presentan los conflictos de interés
Los empleados de una organización, en todos los niveles, incluido por supuesto la alta dirección, desempeñan un papel importante dentro de una organización y siempre deberían actuar protegiendo los intereses de la misma. Sin embargo, son personas y mantienen numerosas relaciones familiares, sociales, comerciales o afectivas. Este tipo de relaciones, en un momento dado, pueden representar un conflicto.
Por ejemplo, pongamos el caso de que una organización firma un lucrativo contrato en el que proporciona a otra determinados elementos en cuya fabricación se desarrollan procesos que tienen el carácter de secreto industrial.
Si uno de los ingenieros especializado en el área de producción ha entablado una relación sentimental con la hermana de un empleado de esa otra organización, surge el conflicto de interés potencial. Nadie es culpable de nada de momento, sin embargo, hay que gestionar ese posible conflicto.
Cómo gestionar conflictos de interés
Retomando nuestro ejemplo, el ingeniero, hombre inteligente y honesto, entiende que se ha generado un conflicto de interés. Su primer paso debiera ser actuar de acuerdo con la política de conflictos de interés de su organización.
Y disponer de ella es uno entre los aspectos necesarios a la hora de gestionar conflictos de interés desde la organización:
Adoptar una política de conflictos de interés
El sistema de gestión anticorrupción no cuenta dentro de sus requisitos con la obligación de redactar y adoptar una política de conflictos de interés. Sin embargo, pronto los encargados del sistema entienden los beneficios y la necesidad de tener una. Esta política de interés debería:
- Declarar el deber que tienen todos los empleados de notificar la posible existencia de conflictos de interés.
- Instar a aquellos con un conflicto o que piensan que se puede presentar un conflicto a que comuniquen las circunstancias y las razones por las que creen que este puede existir.
- Establecer procedimientos para la investigación de conflictos de interés.
- Identificar a las personas implicadas en el conflicto, determinar sus relaciones y definir los mecanismos a través de los cuales esa relación puede perjudicar los intereses de la organización.
- Diseñar y publicar acciones correctivas y protocolos a seguir en el caso de que se presenten conflictos de interés.
- Invitar a los empleados, en cualquier nivel, incluidos los miembros de la alta dirección, a abstenerse de intervenir o tomar decisiones en asuntos relacionados con el conflicto actual, potencial o percibido.
Informar y automatizar conflictos de interés
Finalmente, la organización debe contar con sistemas de seguimiento e informes que ayuden a comunicar y gestionar conflictos de interés. Un sistema apropiado facilita la comunicación entre oficiales de cumplimiento, el empleado revelador y los empleados involucrados.
Poder ver de un vistazo quien recibió las políticas, completó una capacitación sobre la cuestión o diligenció un formulario de divulgación, ayuda a abordar los conflictos de interés sin esfuerzo. Una herramienta para gestionar informes asegura que se mantenga una vigilancia y una visión general sobre las investigaciones importantes.
La solución tecnológica adecuada puede, por tanto, ayudar a simplificar procesos y procedimientos.
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