Cómo garantizar el cumplimiento de políticas y procedimientos: 7 consejos
El cumplimiento de políticas y procedimientos protege a la organización de riesgos estratégicos como sanciones, interrupción de la operación, enjuiciamientos y deterioro de su reputación y su imagen de marca.
Los manuales de procedimientos y las políticas que diseña la organización, usualmente pretenden generar espacios de trabajo seguros, informar a los trabajadores sobre lo que es correcto y lo que no lo es, pero también sobre lo que pueden esperar de sus líderes y de la Alta Dirección de su organización.
Por bien intencionados que sean estos documentos, no serán útiles si los empleados no creen en ellos y no están convencidos de la importancia del cumplimiento de políticas y procedimientos. Los siete consejos que hoy compartimos ayudarán a muchos profesionales en el área de cumplimiento normativo a lograr la adhesión por parte de la mayoría de los empleados.
Cumplimiento de políticas y procedimientos – 7 consejos para lograrlo
No todos los empleados dejan de cumplir porque quieran. Algunos son bombardeados con información, documentos, actualizaciones, además de muchos canales para estar al día. También hay que tener en cuenta que muchos de estos documentos no resultan muy inspiradores y atractivos para leer.
Este es apenas uno de los problemas que enfrentan los equipos de compliance y el área de gestión de riesgos. El no cumplimiento de políticas y procedimientos tiene implicaciones serias para procesos regulatorios, legales y, definitivamente, se convierten en un efecto dominó que trasciende hasta comprometer a todos los empleados.
La buena noticia es que se pueden implementar estrategias efectivas para garantizar que los empleados cumplan con los procedimientos, las instrucciones y las políticas. Revisemos estos 7 consejos:
1. Reforzar la comunicación y la formación
La capacitación debe ser un evento regular dentro de cualquier programa de cumplimiento. Pero no tiene que ser necesariamente un curso formal, con un profesor y unos alumnos que asisten por obligación.
Foros, charlas dinámicas y amenas o sesiones de respuestas a preguntas frecuentes son formas interesantes de abordar temas, comunicar las obligaciones de cumplimiento, y las políticas y procedimientos que aplican a cada uno de los empleados y empleadas.
El consejo aquí es comunicar de la mejor manera posible, la más cálida, la que mejor entienda el empleado de acuerdo con su nivel y su formación.
2. Actualizar las políticas y los procedimientos
El cumplimiento no se garantiza con la publicación de unos documentos. Es un proceso continuo que requiere búsqueda de leyes y reglamentos cambiantes, identificando áreas de mayor exposición, adaptando políticas a las nuevas regulaciones…
La recomendación es asegurarse de monitorear la evolución de leyes y reglamentos que apliquen a la organización, mantenerse al tanto de los cambios y actualizar los procedimientos y políticas de acuerdo con las novedades.
3. Eliminar barreras que dificulten el cumplimiento de políticas y procedimientos
Lograr que los empleados tomen en serio el cumplimiento es algo que no sucederá si esta información no es fácilmente accesible. Es importante publicar las políticas y procedimientos en medios electrónicos, digitales y virtuales, pero también en copias impresas.
Una buena idea, además de asegurar la accesibilidad de la información, es adjuntar listas de verificación: si un procedimiento o un proceso requieren seguir cierto orden de pasos, una lista de verificación ayudará a reforzar la importancia de completar todas las tareas para alcanzar el cumplimiento.
4. Verificar que todos los empleados cumplen con los procedimientos
Aunque parezca redundante, una forma de garantizar que algo suceda es verificando que así sea. Implementar mecanismos de verificación para comprobar que los empleados cumplen con las políticas y los procedimientos, es la forma de hacerlo, y es probable que esto requiera la participación de áreas como Recursos Humanos, en primera instancia.
Descubrir que algunos o muchos de los empleados no cumplen sería lo predecible. Lo importante es que se encuentra aquí un punto de partida para ir hacia la causa raíz del problema.
Un consejo final en este apartado es programar auditorías de cumplimiento. Esta es una herramienta ideal para identificar brechas de cumplimiento y cuellos de botella. Esto se podría hacer de forma trimestral o, en cualquier caso, con cierta periodicidad.
5. Adoptar un enfoque positivo
Las personas tienden a aceptar con mayor facilidad una cultura de cumplimiento de políticas y procedimientos cuando se les dice lo que deben hacer y lo bueno que sucederá cuando se hace, en lugar de decir lo que no se debe hacer y lo malo que sucederá cuando se incumpla.
Es una reacción natural de los seres humanos. El enfoque positivo debe reflejarse en los documentos, en las políticas, en los manuales de procedimientos e, incluso, en las instrucciones escritas y verbales.
6. Liderar con el ejemplo
El cumplimiento inicia desde lo más alto, desde la Alta Dirección. Si los directores de área, el CEO o el presidente de la Junta Directiva son acusados de incumplir las leyes, utilizan recursos de la organización para sus asuntos personales o ignoran sus obligaciones legales, fiscales o tributarias, es poco probable que los empleados quieran cumplir con las políticas que estas mismas personas redactan.
Las políticas corporativas son para todos. Desde el presidente de la organización, hasta el pasante universitario. Si alguien en el círculo más alto no sigue las normas, los demás creerán que ellos tampoco tienen que hacerlo.
7. Aprovechar la tecnología
En tiempos de transformación digital proyectos como garantizar el cumplimiento de políticas y procedimientos requieren, sin duda, un componente tecnológico que garantice el logro del objetivo.
Es más probable que las organizaciones que automaticen sus programas de compliance o sus Sistemas de Gestión, reduzcan los riesgos de incumplimiento, los errores humanos y operen dentro de un marco de seguridad estable y confiable.
Una solución informática eficaz para garantizar el cumplimiento de políticas y procedimientos integrará funcionalidades para organizar documentos, generar registros automáticos y disponer de una biblioteca centralizada de información accesible para todos los empleados y empleadas.
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