Cómo el software para compliance puede ayudar a mitigar riesgos y aumentar la eficiencia
Con un escenario regulatorio creciente, más normas y más estrictas, las organizaciones necesitan asegurar el cumplimiento. El cumplimiento se convierte así en un área estratégica vital para cualquier organización, y el software para compliance es la herramienta que complementa el trabajo del oficial de cumplimiento y sus empleados para mitigar o eliminar riesgos.
Implementar un software para compliance evita que la organización se vea obligada a absorber costes reputacionales o vinculados a sanciones, multas, pérdida de licencias o cierre parcial o total de la operación.
¿Cuál es el coste de no usar un software para compliance?
El incumplimiento ocasiona costes económicos y financieros directos. Otras repercusiones, como las de la reputación o la pérdida de credibilidad entre los clientes, asociados o inversores, son un poco más difíciles de cuantificar, pero están ahí y sin duda causan daño a las finanzas de la organización.
No utilizar un software para compliance genera costes por:
- Pérdida de datos o filtraciones de información confidencial o reservada.
- Multas, sanciones o pérdida de permisos o licencias.
- Práctica de auditorias o inspecciones extraordinarias por parte de organismos estales o reguladores.
- Perdida de clientes, mercados o negocios.
- Honorarios legales.
- Reducción de oportunidades comerciales.
¿Por qué es importante la gestión de cumplimiento?
La gestión de cumplimiento es la única forma para que la organización se alinee en el lado correcto de la ley. Pero también es necesaria para asegurar el cumplimiento de todas las obligaciones, incluso las contractuales y las que la organización ha asumido de forma voluntaria.
Las organizaciones que gestionan sus riesgos de cumplimiento atraen a los mejores talentos, más clientes, inversores, socios, establecen cadenas de suministro confiables y ocupan lugares de liderazgo en su industria y en su comunidad.
Los programas de cumplimiento sólidos necesitan incorporar tecnología, en especial para atender la demanda de trabajo que requieren actividades como la debida diligencia. Por eso es tan importante automatizar la gestión con un software para compliance.
¿Cómo el software para compliance elimina y mitiga riesgos?
Una plataforma diseñada para automatizar la gestión de cumplimiento incorpora funcionalidades que evitan el error humano, aumentan la productividad del Sistema y generan confianza en las partes interesadas, entre ellas, los organismos reguladores.
El software para compliance ayuda a la organización a:
1. Centralizar la gestión en una sola plataforma
El software de cumplimiento elimina el costoso trabajo en hojas de cálculo, la pérdida de documentos o la necesidad de atender muchos frentes para garantizar el cumplimiento. Toda la información y todas las tareas se centralizan en una única plataforma, la cual ofrece, además, un panel central que permite visualizar el estado general de la gestión y los puntos críticos.
2. Reducir el trabajo
La gestión de cumplimiento se basa en un número de tareas repetitivas, en especial la Debida Diligencia. Realizar estas tareas de forma manual, o semi automática, implica aumentar el riesgo de error humano a la vez que se consumen muchas horas de trabajo de muchos empleados. El software reduce errores, a la vez que aumenta la productividad liberando horas de trabajo que se pueden destinar a otros proyectos estratégicos de la organización.
3. Genera procesos eficaces
Los procesos deben adaptarse a las obligaciones de cumplimiento, pero también a las expectativas de negocios de la organización. Un software para compliance genera flujos de trabajo personalizados, en los que todos saben qué deben hacer y cuándo deben hacerlo para lograr el objetivo, sin obstaculizar la gestión comercial y sin poner en riesgo el cumplimiento.
4. Facilita la comunicación y la colaboración entre todos los departamentos
El cumplimiento es un propósito común para todas las áreas y los departamentos de la organización. Sin embargo, coordinar esfuerzos, comunicar un mismo mensaje o estandarizar procesos en campos tan diferentes como Recursos Humanos, Producción o Contabilidad, no será fácil de lograr sin automatizar la gestión de cumplimiento.
5. Evita tareas atrasadas, cuellos de botella u olvido de responsabilidades
El software permite crear flujos de trabajo automáticos, en los que se asignan responsabilidades y tareas, se alerta a todas las personas interesadas y se muestran mapas de calor en los que se pueden formar cuellos de botella o en los que las tareas se atrasan o se olvidan. La automatización hace que nada se olvide y todos estén enterados de las asignaciones de cada persona con responsabilidades en el Sistema.
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