Capacitación obligatoria para terceros: ¿efectiva o protectora?
La capacitación obligatoria para terceros es un tema que reviste la mayor importancia en un sistema antisoborno si se tiene en cuenta la cantidad de organizaciones que informan sobre problemas de gestión de terceros. En muchos de los casos dichas complicaciones pueden verse subsanadas con el entrenamiento de los socios comerciales, contratistas y proveedores, entre otros. Pero la cuestión no deja de resultar polémica.
La controversia sobre la capacitación obligatoria para terceros
Algunas grandes corporaciones, viendo la importancia de la gestión de riesgos a terceros, exigen a sus terceros que completen programas de capacitación diseñados por ellas, y que demuestren tal condición con un certificado antisoborno.
Por un lado, puede parecer que la formación siempre es ventajosa, tanto para quien la da como para quien la recibe, ya que los beneficios de la misma se pueden extender no solo en las relaciones con la organización que la ofrece, sino también dentro del propio tercero.
Pero por otro lado, este tipo de capacitación despierta cierta molestia en un grupo determinado de profesionales de cumplimiento que la consideran como una intromisión innecesaria. Estos no ven con buenos ojos las medidas tomadas por grandes corporaciones, que han creado programas de capacitación diseñados por ellos y para ser realizados por sus terceros.
El problema, según esos detractores, es que cada una de estas grandes multinacionales, como Microsoft, solo por mencionar un ejemplo cercano a todos, cuenta con un número descomunal de terceros. Estos a su vez, lo son de otras cuatro o cinco organizaciones gigantes. De este modo esto significaría que, en un futuro cercano, estaríamos ante un escenario kafkiano: miles de personas recibiendo capacitaciones diferentes sobre el mismo tema, desde un sinnúmero de enfoques diferentes, y asumiendo posiciones encontradas entre lo difundido por una y otra gran corporación.
De este modo, muchos profesionales ven en esta práctica aspectos positivos; pero otros, más inquisitivos, la cuestionan sobre la base de los problemas asociados que generan en organizaciones de menor tamaño que no tienen los recursos de grandes corporaciones.
En este sentido, vale la pena plantear y considerar algunas cuestiones para determinar si este tipo de procesos merecen la pena o cómo serían susceptibles de ser mejorados:
¿Quién imparte la capacitación?
En la medida en que cada organización imponga su propia capacitación obligatoria para terceros, como decíamos, estos últimos pueden sentirse abrumados, especialmente los que tienen un vínculo con un número representativo de organizaciones. ¿Es posible coordinar los esfuerzos para que esto no suceda?
En este punto resulta interesante cuestionar también qué sucede con las capacitaciones en áreas geográficas en donde la legislación y la cultura son diferentes. ¿Sería posible una adaptación coordinada de la capacitación en diferentes áreas entre las diferentes corporaciones?
¿Quién asume el coste de la capacitación obligatoria para terceros?
La capacitación obligatoria para terceros no es barata. Es especialmente costosa cuando el tercero cuenta con un número alto de empleados. Es probable que las organizaciones trasladen el coste a sus clientes y consumidores a través de los productos y servicios. Pero no debemos olvidar que este tipo de capacitación también ayuda a eliminar costes derivados de prácticas indebidas como el soborno, por lo que quizá en todo caso merezca la pena.
¿Qué sucederá con las organizaciones que no cumplan?
En algunos casos, terceros estratégicamente vitales para la organización pueden decidir abstenerse de tomar la capacitación obligatoria. Por supuesto, la organización lo pensará dos veces antes de poner fin a una relación que tiene un impacto decisivo sobre la productividad y la eficiencia operativa. En este caso, la inconsistencia puede ser más lesiva que positiva.
En definitiva, la capacitación obligatoria de terceros puede ser una gran idea, pero es necesario plantearla teniendo en cuenta sus debilidades para establecer una forma óptima de aplicación para las diferentes entidades.
Pero, hasta entonces, ¿qué pueden hacer las organizaciones para reducir el riesgo derivado de las relaciones con terceros?
Reducir el riesgo de las relaciones con terceros
Sabemos que la debida diligencia a terceros basada en el riesgo es un elemento crítico en el momento de evaluar la efectividad del programa de cumplimiento. Para ello, se han de tener en cuenta algunos principios esenciales:
- Comprender las asociaciones y las calificaciones del tercero.
- Comprender la justificación comercial para incluir al tercero en la transacción.
- El monitoreo que las organizaciones deben ejercer en forma continua en sus relaciones con terceros.
- Si la organización ha informado o no a sus terceros acerca de la existencia del programa de cumplimiento y ha buscado obtener compromisos recíprocos.
Por tanto, una primera medida es contar con un programa de gestión de terceros eficaz en el que se aplique la debida diligencia de modo óptimo y donde se identifiquen, analicen y clasifiquen los riesgos adecuadamente. Y para ello, lo más interesante es procurar la automatización de los procesos de debida diligencia a terceros.
Software ISO 37001 de ISOTools
Cuando se trata de un elevado número de terceros, la debida diligencia puede representar un alto coste en tiempo y dinero. La automatización estructurada de la debida diligencia, gracias al Software ISO 37001 de ISOTools, puede reducir la demanda de recursos humanos, optimizar la eficiencia del programa y mejorar la coherencia en la gestión de riesgos de terceros.
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