Canales de denuncia en un sistema de compliance: ventajas y desventajas de los más comunes

Implementar canales de denuncia en un sistema de compliance es uno de los requisitos relevantes que incorpora la Directiva de Denuncia de Irregularidades de la UE, que entró en vigor el 17 de diciembre de 2021.

La obligación es, en una primera fase, para las organizaciones que cuenten con un número igual o superior a 250 empleados. A partir de diciembre de 2023, el requisito será de obligatorio cumplimiento para las organizaciones que sobrepasen los 50 empleados.

Cuando se piensa en canales de denuncia en un sistema de compliance, la primera idea que viene a la mente es una serie de líneas telefónicas atendidas por oficiales entrenados para ello.

Por supuesto, una o varias líneas telefónicas constituyen una de las modalidades de canales de denuncia. Pero hay más. Ante la inminencia del cumplimiento de lo dispuesto por la Directiva, a continuación, explicamos las modalidades más comunes de canales de denuncia en un sistema de compliance, y las ventajas y desventajas que cada uno de ellos aporta.

Canales de denuncia en un sistema de compliance – ¿Cómo funcionan?

Antes de determinar el tipo de canal y cuál conviene más a la organización, revisemos de forma rápida la forma de operación de esta importante herramienta para obtener información clave, con base en estas preguntas:

¿Qué se puede informar en un canal de denuncias?

• Incumplimiento de una normativa, una ley, un código interno o un acuerdo suscrito por la organización.
• Hechos de buena fe realizados por empleados, proveedores, o terceros con los que la organización tenga algún vínculo laboral, comercial o contractual.
• Dudas o sospechas sobre algún incidente o sobre la forma en que se desarrolla algún proceso, procedimiento o tarea rutinaria.

¿Quién debe informar?

• Todos los empleados en todos los niveles, y todas las ubicaciones, empleados de proveedores, de contratistas y todos los terceros que tengan relación laboral, comercial, legal o de convivencia con la organización.

¿Dónde presentar la denuncia?

• En el canal o canales de denuncia dispuestos por la organización, o directamente en la oficina del oficial de cumplimiento o de quien haga sus veces.

¿Cómo presentar la denuncia?

• Por escrito, de forma verbal o en cualquier formato, de acuerdo con la modalidad de canal elegida por el informante.
• La denuncia no necesita hacer uso de un formato establecido, y tampoco es preciso adjuntar información del denunciante, a no ser que este decida hacerlo.

¿Qué garantías tiene el denunciante?

• Garantía de que no se emprenderán represalias contra él/ella en su lugar de trabajo o en su vida personal.
• Garantía de guardar la confidencialidad mientras transcurre la investigación, y aún después si eso es lo que desea.
• Garantía de que en un periodo de tiempo razonable, se realizará una investigación que obtendrá resultados confiables, transparentes, concluyentes y que se tomarán en consecuencia las medidas y sanciones correspondientes.

¿Cuáles son las modalidades de canales de denuncia en un sistema de compliance?

Existen varias modalidades de canales de denuncia, válidas para un sistema de gestión de cumplimiento, como para uno de gestión anticorrupción. De estas modalidades, algunas se clasifican como canales internos, y hacen referencia a los mecanismos que implementa la organización en su interior, atendidos y gestionados por empleados y sobre los cuales la organización tiene control absoluto.

Pero también tenemos canales externos, que son los mismos mecanismos, pero operados por organizaciones u organismos que no están bajo el control de la organización: sindicatos u otras formas de representación de los empleados, veedurías o auditorías externas, organismos reguladores, medios de comunicación y, por supuesto, jueces y tribunales del Estado.

Para efectos de lo dispuesto por la Directiva de la UE, hoy hacemos referencia a las ventajas y desventajas de los diferentes modelos de canales de denuncia en un sistema de compliance internos:

1. Buzón tradicional

Las ventajas: el buzón tradicional es fácil de adecuar, y no se requiere ningún tipo de capacitación o entrenamiento para su uso. Permite presentar denuncias anónimas, y admite diversos formatos como cintas de audio, vídeos, imágenes, fotografías, texto….

Las desventajas: la exposición del denunciante en el momento en que deposita la información es la primera de ellas. Igualmente, la seguridad de la información depositada es difícil de garantizar y no es posible obtener una trazabilidad para dar adecuado seguimiento a la información en la que no se aporten datos de contacto.

2. Correo electrónico

Las ventajas: es fácil, rápido, seguro y se puede usar desde cualquier lugar del mundo donde haya una conexión a Internet. Permite adjuntar archivos en diferentes formatos.

Desventajas: los informantes que deseen mantener el anonimato tendrán que crear una cuenta con el único fin de presentar la denuncia, y aun así, tendrán el temor de que se rastree su ubicación. Además, las cuentas de correo electrónico pueden ser accedidas fácilmente por delincuentes cibernéticos.

3. Líneas telefónicas

Las ventajas: es la modalidad de canales de denuncia en un sistema de compliance más reconocida, en gran medida por la facilidad para acceder a ella. Todas las personas en el mundo tienen la posibilidad de marcar un número telefónico, sobre todo cuando este es sin coste. La posibilidad de entablar una conversación con una persona, es otra gran ventaja de este sistema, ya que permite desde el inicio, hacer un filtro de las denuncias, dejando de lado aquellas que en realidad no pasan de ser una consulta.

Las desventajas: la eficacia del canal depende de la habilidad, el entrenamiento y la capacidad del encargado de responder la línea. El coste puede ser un poco alto, ya que, dependiendo del flujo de información, requerirá contar con dos o más personas dedicadas a atender la línea, las 24 horas del día.

4. Mensajería de voz

Las ventajas: los denunciantes tienen la oportunidad de hablar libremente, sin interrupciones y sin la presión de una persona que los interroga o trata de conducir sus informes. Permite conservar el anonimato y no es preciso destinar a una persona para que supervise la línea durante 24 horas del día.

Las desventajas: la frialdad y la poca confiabilidad que un sistema no personalizado ofrece, son las principales deficiencias de este sistema.

5. Sistemas o plataformas digitales

Las ventajas: usualmente vinculados a un sitio web, este tipo de mecanismos garantiza la privacidad y restringe el acceso a personas autorizadas. Este tipo de sistemas pueden realizar seguimiento a los casos y mostrar el progreso de la investigación enviando notificaciones y alertas. Otra ventaja es la posibilidad de mantener toda la documentación y actuaciones que producen dentro de la investigación, bajo un único registro. Finalmente, este tipo de canales de denuncia, en un sistema de compliance, son susceptibles de ser automatizados, disminuyendo costes y aportando transparencia a los resultados finales.

Desventajas: el informante requiere conexión a Internet para realizar la denuncia, lo cual no es un requisito difícil de cumplir en estos días.

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Las organizaciones hoy se toman muy en serio la gestión de cumplimiento. Con la entrada en vigor de la Nueva Directiva EU, muchas organizaciones priorizarán la implementación de Sistemas de Gestión de Cumplimiento, que las ayuden a automatizar la gestión, pero también los canales de denuncia en un sistema de compliance.

El Software ISO 37301/19600 de ISOTools es una solución tecnológica de Alto Nivel, diseñada para automatizar las tareas de debida diligencia y otras propias de la gestión de compliance, entre ellas por supuesto, la gestión de canales de denuncia de acuerdo con lo dispuesto por la Directiva EU.

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