Automatizar las herramientas GRC: beneficios, retos y pasos a seguir

Las organizaciones entienden la necesidad de integrar esfuerzos, armonizarlos y asumir un enfoque holístico de la Gestión de Cumplimiento cuando se opta por acoger las prácticas GRC. Automatizar las herramientas GRC es una forma de alcanzar los objetivos, cumplir con todas las obligaciones, crear una cultura ética basada en las mejores prácticas, y, en general, potenciar los beneficios del modelo.

Pero automatizar las herramientas GRC es algo más que contratar un sistema informático que automatice y agilice las tareas. También, es importante entender que la automatización se adopta para obtener beneficios adicionales al ahorro de tiempo y dinero.

¿Por qué es importante automatizar las herramientas GRC?

Los primeros avances en la implementación de modelos de Gobernanza, Riesgos y Compliance se hicieron con base en hojas de cálculo y documentos redactados y creados a mano o en procesadores de texto de uso cotidiano.

Esto sucedió hace dos décadas. Hoy, la avalancha de regulaciones y normas, seguida de los previsibles riesgos, obligan a las organizaciones a asumir una posición proactiva, vanguardista, para enfrentar los múltiples desafíos que implica adoptar un modelo GRC.

Las hojas de cálculo ya no son suficiente. Es preciso automatizar las herramientas GRC, entre otras, por estas razones:

• Es posible crear una estructura que recopile y almacene datos, a la vez que aprende de ellos, para entregar informes sobre posibles escenarios futuros o amenazas que aún no han sido identificadas.
• Proporciona una visión general, integral y panorámica, del estado de la gestión, señalando puntos críticos y problemas serios como los relacionados con la seguridad cibernética, la Gestión Ambiental o la Seguridad de los Trabajadores.
• Facilita la ejecución de procesos y procedimientos de debida diligencia, responsables de la seguridad y del cumplimiento de la organización.
• Permite responder de inmediato ante la aparición de riesgos, ya que la información se captura y se procesa en tiempo real.
• Actualiza la información sobre el rumbo del panorama normativo, regulatorio y legislativo, facilitando a los especialistas en compliance y en riesgos tomar acciones oportunas para tratar las amenazas.
• Disminuye costes de auditorías e inspecciones, ya que estas tareas y otro tipo de evaluaciones se llevarán a cabo en muy poco tiempo, demandando menos horas y menos personas para realizarlas.
• Promueve la colaboración entre las áreas, y entre los diferentes niveles de la organización. El sistema GRC se convierte en un común denominador para todas las personas de la organización, sin importar el departamento en el que trabajen o el nivel en que lo hagan.
• Proporciona información detallada, fácil de digerir, para comunicar a la Alta Dirección o a los directores de un área determinada, acerca de la inminencia y el impacto posible de un riesgo.

¿Qué desafíos se enfrentan al automatizar las herramientas GRC?

Los beneficios de automatizar las herramientas GRC son contundentes. Aún así, en muchas organizaciones se enfrentarán desafíos que es importante superar. Conocerlos, es el primer paso para lograr salvarlos con éxito:

1. Coste

La automatización del modelo de gestión GRC puede requerir inversión en equipos y en la plataforma que tendrá a cargo la tarea. La alternativa es adoptar una solución que crezca con la organización. Las mejores herramientas informáticas disponibles en el momento, son desarrolladas y alojadas en la nube, lo cual disminuye los costes para el usuario. Esto también permite el acceso desde todo tipo de dispositivos móviles, prescindiendo de inversiones costosas en servidores, periféricos, o numerosos equipos fijos.

2. La cultura

La cultura es un elemento esencial en la implementación de un modelo GRC. Sin embargo, automatizar las herramientas GRC requerirá un grado adicional de cultura. Los empleados necesitarán entender que hay una herramienta informática nueva en el escenario, que su uso es obligatorio y que esta viene a apoyar el éxito en los tres ejes que soportan el modelo.

3. Recursos

Aunque hablamos en el primer ítem de este apartado sobre el coste, esto no significa que el proyecto puede prescindir de los recursos. Además del coste de la plataforma, es preciso pensar en necesidades de formación, equipos mínimos, costes de implementación, entre otros.

4. Aceptación de todos los empleados

Todos los empleados dirán que aceptan el proyecto para automatizar las herramientas GRC, pero no todos lo pondrán en práctica a diario. Esto se relaciona con la aversión a aprender el uso de una tecnología nueva, temor a perder el empleo, apego a lo tradicional, reservas sobre el uso de la herramienta… Es necesario comunicar muy bien el proyecto, hablar de él en foros y eventos diseñados para ello, capacitar a los empleados con tareas clave y, en general, impulsar la automatización y sus beneficios en todos los departamentos de la organización.

¿Cómo automatizar las herramientas GRC?

Automatizar las herramientas GRC es un proyecto importante para la organización. Requiere planificación, evaluación y análisis. Seguir estos pasos ayudará a los profesionales encargados a culminar la tarea con éxito:

1. Identificar los objetivos

No todas las organizaciones persiguen los mismos objetivos. Para algunas, el objetivo será disminuir costes y mejorar la productividad. Otras, considerarán el proyecto como un módulo dentro de un proyecto mayor de Transformación Digital. Y las hay también que lo asumen como un compromiso con clientes o socios comerciales.

2. Identificar riesgos

Como cualquier proyecto importante, la automatización implica riesgos y oportunidades. Es importante considerar ambos, antes de tomar decisiones de fondo.

3. Actualizar controles

Automatizar las herramientas GRC significa llevar la gobernanza, la Gestión de Riesgos y la de Cumplimiento a otro nivel. Es un nivel en el que aparecerán nuevas amenazas. Por eso es tan importante revisar y ajustar los controles y las medidas de prevención diseñadas para contrarrestar amenazas.

4. Establecer indicadores

El rendimiento de la Gestión de Cumplimiento, como de la gobernanza o la Gestión de Riesgos, se mide con una multitud de indicadores. Es importante elegir entre ellos, cuáles serán los que mostrarán, en cada área, el aumento del rendimiento obtenido con la automatización.

5. Consultar expertos en automatización

Aun con investigaciones, datos y ofertas de diferentes proveedores, es importante contar con la asesoría de expertos en el campo de la automatización, y mejor que esta experiencia sea especifica en procesos de Gobernanza, Riesgos y Compliance.

6. Elegir un proveedor

La mejor forma de convencer a la Alta Dirección, a los empleados, a los socios comerciales y a los organismos reguladores, de los beneficios del proyecto, es implementando una solución eficiente, accesible, escalable, fácil de utilizar, productiva y capaz de respaldar cualquier iniciativa de Gobernanza, Riesgo y Cumplimiento. Un ejemplo de ello es la herramienta que te presentamos a continuación.

Software ISO 37301 de ISOTools

Para algunas organizaciones, el coste puede ser un desafío insalvable. El Software ISO 37301 de ISOTools, es una herramienta avanzada, que incorpora elementos de Inteligencia Artificial, y está disponible para apoyar tus proyectos GRC a un coste más que accesible.

Se trata de una herramienta basada en la nube, diseñada para crecer con tu organización. Esta plataforma permite diseñar flujos de trabajo, monitorizar la evolución de tareas, asignar responsabilidades, alertar sobre retrasos o incumplimientos, presentar mapas de calor, entregar informes útiles para la toma de decisiones, pero, sobre todo, automatizar tareas y eliminar el error humano.

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