Auditoría antisoborno: checklist completa para evaluar el programa de lucha contra el soborno y la corrupción

Independientemente de la ubicación geográfica, la industria o el tamaño, las organizaciones necesitan la auditoría antisoborno. La corrupción, el fraude y el soborno son amenazas comunes que ponen en riesgo a empresas y gobiernos y que afecta a organizaciones, particulares y funcionarios públicos.

La auditoría antisoborno, además de identificar puntos críticos, fallos del Sistema o nuevos riesgos, ayuda a la organización a encontrar los elementos necesarios para luchar de forma efectiva contra la corrupción.

La siguiente lista de verificación o checklist se ha elaborado para ayudar a las organizaciones a identificar y abordar cualquier riesgo de soborno y corrupción que puedan enfrentar. Y agilizar la auditoría antisoborno contando con un soporte que sirva de guía de los aspectos a revisar, aunque una ckecklist no debería sustituir una cultura organizacional honesta y ética.

Lista de verificación para desarrollar una auditoría antisoborno

La lucha contra la corrupción y el soborno se produce en todos los niveles y en todas las áreas de la organización. Así, la auditoría antisoborno requiere un plan de trabajo y una bitácora que permita al auditor abordar todos los frentes y resolver todas las preguntas que le permitan generar un informe confiable y eficaz.

Esa es la función que cumple una lista de verificación para una auditoría antisoborno. Para mejor comprensión y facilidad de uso en la ejecución de la auditoría antisoborno, se acude a un formato de pregunta, cuya respuesta será SÍ o NO, y se han clasificado seis áreas de evaluación:

1. Procesos y procedimientos

El objetivo es establecer si los procesos y procedimientos son proporcionales con los niveles de riesgo que enfrenta la organización. Algunos de estos procesos requieren especial atención, especialmente los que se relacionan con el área de Recursos Humanos o adquisiciones. Las preguntas son:

• ¿La Alta Dirección ha publicado una política anticorrupción, clara y precisa, en la que se afirma de forma contundente el compromiso con las mejores prácticas éticas y se declara tolerancia cero con respecto al soborno y la corrupción?
• ¿Los procesos y procedimientos propios de cada área, así como los del Sistema de Gestión Anticorrupción, son proporcionales con los riesgos identificados para la organización?
• ¿Se han implementado procesos o acciones para generar conciencia y cultura anticorrupción, especialmente en empleados que desempeñan puestos con alta exposición al soborno?
• ¿Se han diseñado e implementado controles eficaces para reducir el riesgo, como múltiples aprobaciones, cambios periódicos de funciones o separación de funciones?
• ¿Existen controles financieros eficaces para reducir el riesgo?
• ¿El sistema contable asegura el registro claro de operaciones financieras?
• ¿La organización trabaja para reducir al mínimo el uso de dinero en efectivo?
• ¿Las decisiones y las auditorías financieras y contables se comparten o corresponden a un comité conformado por personas de diferentes áreas?
• ¿La organización cuenta con políticas sobre conflictos de intereses, obsequios, gastos de representación, entre otros?
• ¿Existen canales de denuncia eficaces, accesibles y confiables?
• ¿La organización cuenta con procesos o procedimientos de respuesta ante la ocurrencia de un acto de corrupción, fraude o soborno?

2. Compromiso y liderazgo de la Alta Dirección

La lucha contra la corrupción requiere el liderazgo de la Alta Dirección. Durante una auditoría antisoborno es necesario recopilar evidencia que compruebe el liderazgo y el compromiso de la Alta Dirección. La respuesta a estas preguntas permitirá alcanzar ese objetivo:

• ¿La Alta Dirección expresa en documentos y políticas su compromiso con la ética y la integridad corporativa?
• ¿El compromiso de la Alta Dirección es conocido, comprendido y aceptado en toda la organización?
• ¿Además de la política mencionada en el apartado anterior, la Alta Dirección ha promulgado un Código de Conducta u otros documentos que declaren el compromiso indeclinable contra la corrupción y el soborno?
• ¿La Alta Dirección ha definido roles y ha asignado responsabilidades para la correcta ejecución de la Gestión Anticorrupción?
• ¿El tema de la corrupción y el soborno, así como de los riesgos a los que está expuesta la organización, forma parte de la agenda de trabajo de la Alta Dirección?

3. Gestión de Riesgos

La auditoría antisoborno necesita comprobar la existencia y la eficacia de la Gestión de Riesgos de soborno y corrupción. Este es un elemento definitivo para establecer si existe o no proporcionalidad entre los controles y las acciones implementadas para prevenir, mitigar o eliminar riesgos. Las preguntas son:

• ¿La Alta Dirección ejerce control y supervisión sobre la Gestión de Riesgos anticorrupción?
• ¿En el área de Gestión de Riesgos Corporativos, las amenazas de soborno y corrupción ocupan un lugar prioritario?
• ¿La Gestión de Riegos es documentada y revisada de forma periódica?
• ¿El proceso de Gestión de Riesgos de soborno y corrupción garantiza una evaluación completa, incluso en áreas críticas como adquisiciones, finanzas, contabilidad y Recursos Humanos?
• ¿Se ha establecido cuáles son los puntos críticos, dentro de la organización, que presentan mayor exposición al riesgo?
• ¿Se han identificado puestos de trabajo con mayor exposición al riesgo?
• ¿La lista de riesgos, con su impacto y probabilidad de ocurrencia, ha sido considerada para la creación de políticas y para el diseño e implementación de procedimientos y procesos?

4. Debida Diligencia

La Debida Diligencia es la herramienta que mayor eficacia ha demostrado en programas anticorrupción y de cumplimiento. Es un elemento esencial para garantizar la buena gobernanza en una organización. Por ello, la auditoría antisoborno también se ocupa de ella:

Debida Diligencia de terceros

• ¿La Debida Diligencia es un requisito previo a la vinculación de contratistas, proveedores y otra clase de colaboradores eventuales?
• ¿Proveedores, contratistas, y otros terceros similares conocen las políticas de la Alta Dirección sobre corrupción y soborno?
• ¿Existen controles diferenciales, de acuerdo con el nivel de riesgo que implica un determinado proveedor, un contratista u otros terceros similares?
• ¿Cuándo un tercero implica un nivel de riesgo excepcionalmente alto, existen cláusulas contractuales que permitan mayores niveles de inspección, vigilancia y supervisión?
• ¿Los contratos con terceros de alto riesgo, prevén la terminación anticipada ante la presencia de evidencia o señales de actos de corrupción?
• ¿Existe un protocolo de sanciones, multas y castigos para terceros que incurran en actos de corrupción y soborno?

Debida diligencia de empleados

• ¿Los procesos de contratación evitan que algún empleado de Recursos Humanos reciba un soborno para vincular empleados?
• ¿En los procesos de contratación se aplica la Debida Diligencia sobre los candidatos?
• ¿Se ejecutan procesos más estrictos, de Debida Diligencia, para la contratación de empleados en puestos críticos?
• ¿Los empleados nuevos conocen y aceptan el Código de Conducta, la política anticorrupción y otros documentos similares?
• ¿Los Directores de Área, los miembros de la Alta Dirección y los Consejeros de Alto Nivel, también firman declaraciones de conocimiento sobre las políticas anticorrupción de la organización?
• ¿Todos los empleados, incluidos los miembros de la Ata Dirección, reciben capacitación periódica sobre el tema?

5. Comunicación y formación

Aunque se hacen preguntas relacionadas con la comunicación y capacitación en otros apartados, es un tema que requiere un capítulo aparte durante la auditoría antisoborno. Se consideran en este apartado cuestiones interna y externas. Las preguntas son:

Comunicación interna

• ¿La organización cuenta con procedimientos claros sobre la capacitación y entrenamiento de los empleados en temas de corrupción y soborno?
• ¿Las políticas, el código de conducta y otros documentos que persigan objetivos similares, son conocidos y comprendidos por todos los empleados?
• ¿Los empleados saben que existen canales de denuncia y tienen claro cómo utilizarlos?
• ¿Para todos los empleados es claro que no habrá represalias cuando se denuncia y conocen la normativa al respecto, a nivel local e internacional?

Comunicación externa

• ¿Las políticas y documentos sobre corrupción y soborno son conocidas por terceros como proveedores, contratistas, asociados o inversores, y se publican en sitios de acceso general como sitio web, entre otros?
• ¿En foros, conferencias u otro tipo de eventos públicos, la organización declara su compromiso en la lucha contra la corrupción y el soborno?

Capacitación

• ¿Existen programas de capacitación programados y proporcionales con los riesgos, para actualizar o reforzar el conocimiento y comprensión de todos los empleados?
• ¿Empleados en puestos críticos – Adquisiciones, Financiera, Recursos Humanos –, reciben capacitación diferencial y personalizada, de acuerdo con sus funciones?
• ¿Todos los empleados reciben capacitación sobre el uso de canales de denuncia?
• ¿Los encargados de recibir denuncias, investigar y producir informes, reciben capacitación de forma periódica?

6. Seguimiento y revisión

La Gestión Anticorrupción necesita dinamismo. Los riesgos cambian, desaparecen, aparecen… La auditoría antisoborno necesita establecer si se ejerce el debido seguimiento para identificar estos cambios y tratarlos de forma efectiva. Las preguntas son:

• ¿La gestión financiera, contable o de adquisiciones, entre otras, son objeto de auditorías periódicas, entre ellas, la auditoría antisoborno?
• ¿Se revisan de forma periódica transacciones de alto riesgo, por su valor o por otras características como el manejo de efectivo?
• ¿Se ejerce especial revisión y monitoreo sobre áreas que presentan problemas recurrentes?
• ¿Se realiza el debido seguimiento a las investigaciones de casos denunciados?
• ¿Se realizan inspección y revisiones periódicas tendientes a identificar nuevos problemas o puestos críticos?
• ¿La organización utiliza indicadores de rendimiento para medir el éxito de la gestión?
• ¿Los empleados en puestos críticos firman de forma periódica compromisos para el cumplimiento del Código de Conducta y las políticas de la organización?
• ¿La efectividad de los controles y de las herramientas de evaluación, como la auditoría antisoborno, son evaluados de forma regular?
• ¿Inspecciones y evaluaciones sistemáticas, entre ellas la auditoría antisoborno, cuentan con el debido apoyo tecnológico, que ofrezca información precisa en el momento oportuno?

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