Asegurar una gestión ágil de la debida diligencia en las organizaciones
En un programa de cumplimiento corporativo, asegurar una gestión ágil de la debida diligencia es difícil porque es una de las tareas que más dificultades entraña; pero tiene un alto impacto sobre el éxito del programa. Un proceso de debida diligencia eficiente es, por tanto, un factor clave en el que deben centrarse los profesionales del área y, específicamente, el oficial de cumplimiento.
La gestión ágil de la debida diligencia reposa sobre la optimización de cuatro pilares esenciales, que, debido a su importancia, desglosamos en nuestro informe de hoy.
Construir una gestión ágil de la debida diligencia
El grado de debida diligencia que se aplique sobre un tercero depende del tamaño, la complejidad y la incidencia que tiene este. El proceso tiene como objetivo primario hacer que la organización conozca y comprenda las asociaciones y comportamientos de sus terceros y se asegure que sus conductas son apropiadas.
En consecuencia, una gestión ágil de la debida diligencia debe contemplar un enfoque basado en el riesgo. No obstante, cuando hablamos de “agilidad”, tendríamos que dejar a un lado los procesos manuales y basados en el papel, que, aunque estén permitidos, no resultan prácticos, no arrojan información oportuna y son propensos a errores.
Entonces, una consideración previa, es que la gestión ágil de la debida diligencia requiere de la automatización de procesos. Pero, además, debemos considerar la efectividad en los siguientes cuatro elementos:
1. Evaluación de riesgos
La gestión ágil de la debida diligencia se basa en el enfoque basado en el riesgo, como ya lo hemos advertido. Esta evaluación de riesgos identifica y evalúa todos los riesgos de corrupción y cumplimiento a los que está expuesto el tercero. Así, es probable que un tercero que opere en naciones con alto riesgo de corrupción –mercados emergentes– afronte mayores desafíos que otros que actúan en mercados altamente regulados.
El resultado es el establecimiento de categorías de riesgo, y la definición de las preguntas que desde el área de cumplimiento se harán a los terceros, dependiendo de la categoría en que se clasifiquen, mediante el cuestionario apropiado de debida diligencia.
2. Políticas claras y coherentes
La debida diligencia no puede ser una tarea intuitiva o dejada al azar. Obedece a lo determinado en las políticas de la organización y debe ser coherente con los objetivos comerciales. Los profesionales del área, para aplicar la debida diligencia ágilmente, deben atender a lo dispuesto en las políticas.
Si estas son muy claras y están publicadas, socializadas, comprendidas y aceptadas por todas las partes el proceso se vuelve más sencillo.
3. Estructura para la aplicación de la debida diligencia
La construcción de una estructura eficaz para la aplicación de la debida diligencia requiere contar con flujos de trabajo definidos para la ejecución de los procesos con eficacia. Esto es muy importante cuando la debida diligencia involucra a múltiples terceros.
Es, por supuesto, una tarea que necesita de la asistencia de una plataforma tecnológica que automatice las tareas que demanda la ejecución de estos procesos. La automatización garantiza celeridad y confiabilidad en la aplicación de la debida diligencia.
4. Análisis de datos e información
El programa antisoborno requiere analizar una gran cantidad de datos e información frecuentemente, ya que los perfiles de riesgo son dinámicos. Por ello, es necesario una organización eficiente que permita el acceso rápido a dicha información si queremos lograr una gestión ágil de la debida diligencia. El mejor modo de contar con un sistema apropiado es recurrir a un software que centralice la información y facilite el análisis de los datos.
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La gestión ágil de la debida diligencia requiere tecnología que automatice y facilite las tareas. Sin automatización, no tendremos agilidad ni un proceso de debida diligencia confiable y oportuno, basado en el riesgo.
El Software ISO 37001 de ISOTools ofrece una solución estructurada que aplica la debida diligencia desde una plataforma única. Así, facilita la tarea del oficial de cumplimiento y la toma de decisiones acertadas de la alta dirección.
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