Auditoría del programa anticorrupción: pasos para realizar una evaluación sólida de riesgos
Aunque los riesgos de corrupción están presentes en organizaciones de cualquier lugar del mundo, es claro que tres cuartas partes de las personas viven en países con graves problemas de corrupción. La auditoría del programa anticorrupción es hoy un elemento solicitado por los mismos requisitos de los estándares normalizados, pero también por organismos reguladores y agencias estatales alrededor del mundo.
La auditoría del programa anticorrupción es solicitada porque para los organismos reguladores y las agencias estatales no basta implementar un programa. Es preciso comprobarlo y evaluar su solidez y la eficacia de su gestión de riesgos.
Prueba de ello, son las sanciones y multas impuestas a organizaciones que operan por medio de franquicias o subsidiarias en países de América Latina, Asia o África. Estas organizaciones, informan sobre irregularidades por parte de sus representantes en los países mencionados, pero no siempre cumplen con la obligación de realizar la auditoría del programa anticorrupción.
Auditoría del programa anticorrupción – Pasos para realizarla
La auditoría del programa anticorrupción es la única forma de hallar controles defectuosos, o puntos en los que se requiere implementarlos, pero también la ausencia de mecanismos adecuados para detectar señales de alerta como facturas sospechas, cifras desproporcionadas, pagos sin los debidos requisitos o sin los respectivos documentos de respaldo.
Así que las organizaciones que no quieran engrosar la lista de sanciones y multas, tendrán estar dispuestas a auditar sus programas, adjudicar los recursos y los elementos necesarios para hacerlo y, definitivamente, hacerlo.
Esto es especialmente importante para las organizaciones de Estados Unidos, Canadá y Europa, cuando tienen operaciones en mercados de Alto Riesgo, como América Latina, por citar uno de los más representativos.
Pero no solamente los países de Norteamérica y Europa han promulgado leyes contra el soborno y la corrupción. China, Brasil y Australia, son algunos ejemplos de países que han mostrado una posición enérgica contra las prácticas antiéticas.
La pregunta sigue estando ahí: ¿cómo hacerlo? Veamos:
1. Realizar una evaluación eficaz de riesgos
Una auditoría del programa anticorrupción inicia con la evaluación de riesgos. Una característica que buscará comprobar el auditor será el alcance y la integralidad de la evaluación de riesgos. Esto significa que la auditoría llegará hasta los países y ubicaciones en los que la organización opera, aunque sea por medio de terceros.
La evaluación de riesgos prestará especial atención a los productos y servicios que se ofrecen a gobiernos, o los que pertenecen al rubro de defensa o de atención médica.
Seis aspectos esenciales deben observarse en la evaluación de riesgos, si se quiere afrontar una auditoría del programa anticorrupción sin problemas:
- Los recursos de inteligencia organizacional que utiliza la empresa para identificar riesgos, sobre todo en mercados emergentes.
- La debida diligencia sobre empleados, proveedores externos, terceros, franquiciados, subsidiarias…
- El alcance y la minuciosidad del proceso de debida diligencia.
- Los acuerdos con terceros.
- El historial de litigios judiciales, sanciones, multas relacionadas con soborno y corrupción.
- El país donde opera la organización, y los países en los que tiene algún tipo de actividad comercial.
2. Diseño y control del Sistema Anticorrupción
El siguiente paso es revisar los puntos críticos, iniciando con las políticas y los procedimientos. Los documentos desempeñan un papel muy importante en este punto. Los procedimientos deben ser especialmente claros en:
- La forma de comportarse de los empleados, socios y terceros.
- Las conductas que son inaceptables.
- Lo que se debe documentar y quién debe aprobar.
- La comunicación a los empleados y a otras partes interesadas.
Aunque en las políticas y los procedimientos encontramos una buena parte de controles para prevenir el soborno y la corrupción, es preciso también revisar los contratos con terceros, las denuncias presentadas en el periodo evaluado, las políticas de adquisiciones, la política de cumplimiento, y los procedimientos para contratación de nuevos empleados, promociones o traslados.
La capacitación es finalmente, un elemento indispensable del programa, que requiere especial atención cuando se dirige a empleados que tienen relación directa con representantes gubernamentales o terceros relacionados con ellos.
Todos los empleados deben saber lo que es un soborno, la política de la organización con respecto a ellos, las consecuencias de incurrir en tales conductas y los canales que tienen a su disposición para denunciar irregularidades.
3. Revisión y monitoreo continuo
Un programa o sistema anticorrupción eficaz, es el resultado del monitoreo constante. Un programa así, tendrá la capacidad de mostrar alertas en tiempo real, y permitir proceder con prontitud para eliminar el impacto negativo y, casi de inmediato, eliminar la causa raíz del problema.
Para esto se requiere el apoyo de una solución tecnológica que automatice la gestión y que proporcione información oportuna, en todo momento, en tiempo real. Como resultado, será posible analizar datos, transacciones y operaciones en el mismo momento en el que se están produciendo.
4. Cultura anticorrupción y liderazgo de la Alta Dirección
La cultura y el liderazgo de la Alta Dirección son los elementos más importantes para un programa anticorrupción. Sin ellos, todo lo demás, políticas, documentos, procedimientos, no serán más que letra muerta.
Incluso los controles, sin una sólida cultura y sin el apoyo de la Alta Dirección, resultarán inútiles. Es deber del auditor verificar y comprobar la existencia de una verdadera cultura anticorrupción y del compromiso de la Alta Dirección con el proyecto.
Una forma de demostrar ese compromiso es apoyar la innovación tecnológica en la gestión, facilitando la automatización y optimizando tareas como la debida diligencia, entre otras.
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La auditoría del programa anticorrupción, así como la debida diligencia, son tareas indispensables para que la gestión alcance los objetivos propuestos. Automatizar las tareas permite obtener informes oportunos sobre el rendimiento del sistema, identificar puntos críticos de forma inmediata, aprovechar oportunidades de mejora y detectar señales de alerta antes de que se presenten problemas, y esto es lo que hace, entre otras muchas funcionalidades, el Software ISO 37001 de ISOTools.
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