10 Buenas prácticas para implementar programas de cumplimiento en la práctica
Implementar programas de cumplimiento, a pesar de los notables y evidentes beneficios que aporta, puede ser una medida que se percibe como molesta, sobre todo por parte de los empleados.
Y esto puede ser así por varias razones: la demanda de documentos, los controles, las tareas extras relacionadas con la debida diligencia, y, porque no decirlo, la dificultad o imposibilidad manifiesta para realizar ciertas “transacciones” que definitivamente no se acomodan al marco regulatorio y a las mejores prácticas éticas, son algunas entre las más recurrentes.
Pero esto no puede constituirse en un impedimento para implementar programas de cumplimiento. Por el contrario, si estas son las condiciones imperantes en una organización, las mejores prácticas corporativas aconsejarían implementar programas de cumplimiento con urgencia.
La pregunta es: ¿cómo hacerlo sin generar una resistencia pertinaz que a la postre termine por llevar el proyecto al fracaso? Tenemos 10 buenas prácticas para implementar programas de cumplimiento, y no sucumbir en el intento.
Implementar programas de cumplimiento – 10 buenas ideas para facilitar la tarea
Hacer que la gestión de cumplimiento sea fácil, y hasta agradable, para la fuerza laboral, es muy importante. Sorprende la frecuencia con la que la resistencia de los empleados torpedea un proyecto de esta naturaleza, pero también la capacidad que tienen algunos equipos de cumplimiento para complicar las cosas.
Es cierto que implementar programas de cumplimiento requiere considerar problemas éticos y, a menudo, conflictos con la gestión comercial que pueden ser difíciles de conciliar. Pero las razones para hacerlo y persistir en la decisión de implementar programas de cumplimiento, sí deben ser muy fáciles de entender para todos.
Hacer que el cumplimiento sea fácil y accesible tiene un interesante efecto sobre la credibilidad, y esta, sobre la efectividad. Y este es el propósito que buscamos al acudir a estas 10 buenas prácticas:
1. Conocer el negocio
El equipo de cumplimiento, liderado por un Oficial de Cumplimiento, debe conocer su área y los entresijos de la gestión. Pero pueden encontrar un tropiezo cuando no tienen suficiente conocimiento sobre el negocio y la operativa de la organización. Y esto es muy importante para entender la dinámica de cada grupos de empleados, que es muy diferente de un área a otra y de un nivel a otro.
Pero conocer el negocio en profundidad, también ayuda a obtener una visión clara sobre los riesgos y sobre cómo la implementación de controles debe alinearse con la estrategia comercial de la organización. De otra forma, estaremos ante un sistema que si bien, garantiza el cumplimiento, frena el crecimiento comercial de la empresa.
2. Hacer de la gestión de compliance algo atractivo
Cumplimiento es la palabra correcta. Pero puede llegar a ser intimidante y molesta. En las primeras etapas al implementar programas de cumplimiento, el equipo intentará promover el proyecto difundiendo contenidos, por diversos canales, sobre el cumplimiento, su importancia, y las consecuencias de no gestionarlo.
Pocas personas se sentirán atraídas por este tipo de iniciativas, que suele asociarse con políticas que nadie lee. A la hora de difundir los mensajes es importante ser creativos. Por ejemplo, planteando la publicación de un código de conducta como una herramienta que iguala y alinea a todos los empleados de la organización -y terceros-, y no como un requisito de cumplimiento.
3. Empezar con objetivos de cumplimiento básicos
Si lanzamos toda la artillería desde el comienzo, es probable que obtengamos una desbandada general. El sentido común aconseja iniciar con objetivos específicos, puntuales, y sobre todo que ataquen puntos críticos.
Más que controles y acciones punitivas, se trata de fijar principios básicos, que poco a poco se extenderán a toda la organización. Igualmente es preciso establecer indicadores de rendimiento para medir el comportamiento de esta primera realizada.
4. Adoptar un enfoque positivo y propositivo
Todo es cuestión de saber decir las cosas. No es lo mismo decir “no podemos tolerar el soborno” a decir “es importante reportar conductas sospechosas”. Si queremos prohibir algo, en una primera fase de implementación de un programa de cumplimiento, es mejor decir lo que sí se puede hacer, antes que lo que está prohibido.
5. No hacer de la documentación un problema a superar
Aumento en las tareas y en los documentos a elaborar, revisar, autorizar y gestionar, son factores que hacen que los empleados tengan reservas con respecto a este tipo de implementaciones.
Y son objeciones comunes a otros ámbitos de la gestión, como gestión de calidad o de seguridad de la información. Por supuesto, instruir a las personas sobre la nueva carga documental, utilizando otros documentos largos, pesados y difíciles de leer, puede no ser la mejor manera de promover la idea.
Utilizar vídeos cortos y concisos, diagramas, infografías u otro tipo de metodologías similares, sin duda resultará mucho más efectivo. Es preciso pensar en el empleado, sus circunstancias actuales y la forma de hacer que sus nuevas responsabilidades no resulten complejas.
6. Considerar el cumplimiento como un producto a vender
En este punto de la tarea de implementar programas de cumplimiento, muchos equipos ya encontrarán cierta resistencia, aunque hayan seguido paso a paso las recomendaciones de esta guía.
Es normal y hay una carta aún por jugar: la publicidad. Es el momento de dar un aspecto joven y atractivo al cumplimiento y venderlo como cualquier otro producto que fabrique la organización. Es probable que ello requiera contar con la colaboración de expertos en marketing, o especialistas en el comportamiento humano. El objetivo es transmitir la idea de cumplimiento y los beneficios que aporta a todos, desde empleados de nivel inferior, hasta la Alta Dirección.
7. Programar eventos y medir el impacto de la promoción y de la capacitación
Los eventos en los que se incorporen actividades lúdicas, permitirán, dentro de un ambiente relajado y tranquilo, medir la aceptación y la comprensión que tienen los empleados de la gestión de cumplimiento, cuando ya se han implementado las acciones anteriores.
8. No es el momento aún de premiar o descalificar a nadie
En las primeras etapas de implementación, se corre el riesgo de sucumbir a la tentación de destacar el comportamiento de alguien o de un área en particular, mientras se somete al escarnio a otros. Aún no es momento para llevar a cabo este tipo de distinciones.
Si bien es preciso medir el comportamiento y el rendimiento, no es bueno aún elevar a alguien a los cielos o enterrarlo en el infierno. Estamos en una versión beta del programa, que aún admite el error y la prueba.
9. Educar con el ejemplo
Esta es una recomendación dirigida especialmente a la Alta Dirección y a los directores de área o gerentes de departamento. Si ellos no adoptan el cumplimiento de manera estricta e incondicional, y así lo demuestran en su día a día, difícilmente el mensaje encajará en todos los niveles de la organización.
10. Utilizar la tecnología para facilitar la tarea
Con seguridad, los empleados acogerán con agrado el programa de cumplimiento, si saben de antemano que esto no representará una sobre carga de trabajo, sino una forma de hacer las cosas bien, con menor esfuerzo.
Al transformar procesos manuales en flujos de trabajo ágiles, la fuerza laboral encontrará un espacio en el que basta “configurar y obtener beneficios”. Una solución tecnológica hará la mayor parte del trabajo por ellos. Y ellos, apenas tendrán que saber y entender que hay cosas que no se deben hacer.
Adoptar la automatización significa que los informes estarán disponibles en el momento en que se requieren. Con cuadros de mando e información oportuna y precisa, el equipo de cumplimiento sabrá en todo momento dónde es preciso enfocar la atención y dónde todo está saliendo muy bien.
Software ISO 37301/19600 de ISOTools
Si hemos hecho bien el trabajo hasta este momento, tendremos un equipo de cumplimiento que ha logrado que la fuerza laboral crea en el proyecto y lo apoye. Es apenas natural pensar en retribuir esta confianza, y una buena forma de hacerlo es incorporando una solución tecnológica como el Software ISO 37301/19600 de ISOTools.
Hoy, esta avanzada herramienta se actualiza y se pone a tono con la actualización normativa propuesta por ISO al publicar ISO 37301 como el estándar más moderno y eficaz para la gestión de compliance. Su organización puede ser una de las primeras en comprobarlo: consulte a uno de nuestros asesores aquí.
