Cómo definir un proceso de gestión de conflictos de intereses
La gestión de conflictos de intereses es una preocupación prioritaria en la agenda de un oficial de cumplimiento. Y lo es porque son muchas las dificultades que enfrenta una organización y muchas las decisiones a tomar a diario, en las cuales los empleados, por una u otra razón, pueden verse involucrados en un conflicto de interés.
Sabemos que eso es así. Y sabemos también que es apenas natural que se presenten conflictos de intereses. Lo malo es no contar con un proceso estandarizado para la gestión de conflictos de intereses.
La razón para diseñar un proceso para la gestión de conflictos de intereses no es eliminarlos. Es resolverlos. Puede que parezca lo mismo, pero no lo es. La gestión de conflictos de intereses tiene que ser una herramienta para que las personas puedan saber qué hacer ante este tipo de casos, sin que esto conlleve a una disputa entre compañeros, o a un deterioro de la relación entre los empleados y su organización.
Gestión de conflictos de intereses – ¿Qué es un conflicto de interés?
Antes de hablar del proceso de gestión de conflictos de intereses, conviene definir claramente qué son realmente este tipo de hechos y en qué modalidades se presentan.
El conflicto de interés aparece cuando un empleado, por circunstancias ajenas a su control, tiene la capacidad para influir, interferir, modificar o alterar el resultado de una gestión, de un proceso o de una decisión, para obtener un beneficio particular.
Los conflictos de intereses están ahí. Lo importante es aprender a identificarlos y saber qué hacer en el momento oportuno. Para ello, se requiere un proceso eficaz para la gestión de conflictos de intereses.
Un ejemplo típico de un conflicto de interés es cuando un empleado, del área de Recursos Humanos, debe tomar alguna decisión en el proceso de contratación en el que uno de los postulantes es un pariente suyo.
Detengámonos un poco en este ejemplo: ¿el empleado es culpable de que un pariente suyo desee ocupar una plaza de trabajo que ha sido ofertada públicamente? No. Pero tampoco hay ninguna conducta dolosa, hasta ahora, por parte del pariente, suponiendo por supuesto, que no ha habido un acuerdo anterior entre los dos involucrados.
Entonces, hasta el momento nadie es culpable de nada. Pero, podrían serlo. Esta posibilidad nos enfrenta a tres diferentes niveles de conflicto de interés:
Real: cuando el empleado tiene bajo su control la posibilidad real de influir en el proceso y conducirlo a favor de su pariente.
Percibido: cuando el empleado no tiene bajo su control la toma de la decisión, pero uno de sus compañeros sí.
Potencial: el pariente considera la posibilidad de aplicar a un cargo de trabajo en la organización, pero aún no lo ha hecho.
¿Por qué es importante priorizar la gestión de conflictos de intereses?
Hasta el momento, siguiendo con nuestro ejemplo, no ha pasado nada. Nadie ha cometido una infracción y no hay falta que investigar. Pero, es claro que la posibilidad está ahí.
Los conflictos de intereses son una señal temprana de que algo puede salir mal. Algo que puede afectar la gestión de cumplimiento o la gestión anticorrupción. Esto representa un problema potencial sobre todo en organizaciones que operan en múltiples zonas geográficas, y en una gran diversidad de mercados.
Cuanto más grande y más compleja sea la organización, mayor riesgo representan los conflictos de intereses. Y no es una alarma exagerada. Es una realidad. Una realidad que podemos entender mejor si especulamos un poco más con el ejemplo del empleado y su pariente.
Supongamos que el empleado, que hasta el momento no sabía que su pariente era uno de los aspirantes a ocupar una plaza de trabajo, en una ubicación de la organización fuera del país, encuentra en ello una oportunidad para obtener un beneficio personal.
El empleado influye en el proceso de contratación y el pariente es elegido. Como consecuencia del acuerdo entre parientes, que vicia el proceso de contratación, un par de años más tarde, la organización es investigada y sancionada con el consecuente deterioro de su reputación.
Ahora sí es un problema de proporciones mayores. Problema que se hubiese podido evitar si, desde el inicio, todos hubiesen sabido que hacer ante la presencia de un conflicto de interés.
Definir un proceso de gestión de conflictos de intereses
Aunque no exista un proceso definido, siempre las organizaciones hacen algo para evitar los conflictos o minimizar su impacto. Entonces, lo primero es identificar el estado actual de la gestión de conflicto de intereses en la organización.
Para ello, es importante responder las siguientes preguntas:
- ¿Quiénes están involucrados actualmente en el proceso de resolución de conflictos de interés?
- ¿Cuáles son los tipos de conflictos más declarados por los empleados?
- ¿Con qué periodicidad se evalúan los conflictos y cuál es la media de tiempo en que se resuelven los problemas declarados?
- ¿Se documenta la resolución de los conflictos y dónde se almacena tal información?
- ¿Cuál es la política de la organización con respecto a los conflictos de interés?
Con estas respuestas en la mano, podemos establecer un flujo de trabajo para el proceso que podría tener la siguiente forma:
- Se recibe la información, denuncia o declaración de un posible conflicto.
- Se entrevista al empleado o empleados involucrados, explicando la confidencialidad y la informalidad de la información, hasta el momento.
- Se realiza una evaluación primaria, para la toma de decisiones inmediatas, aunque temporales de acuerdo con el resultado final de la investigación.
- Se comunica al empleado o empleados, las medidas inmediatas tomadas y la posibilidad de que todas o algunas de ellas sean temporales.
- Entre las medidas inmediatas a tomar podemos resaltar:
- Suspender al empleado de su cargo.
- Suspenderlo de algún tipo de función específica.
- Suspenderlo de la toma de decisiones relacionadas con el asunto origen del conflicto.
- Cambiar al empleado de puesto de trabajo.
- Programar evaluaciones periódicas, mensuales, semestrales, anuales…
- Tomar medidas disciplinarias, de acuerdo con el resultado de la investigación.
Este es un esquema típico de proceso de resolución de conflictos de intereses. Por supuesto, esto también depende del nivel de tolerancia que la organización declare para este tipo de eventos, de los objetivos de negocios y del apetito de riesgo que la organización esté preparada para aceptar.
En cualquier escenario, es claro que la tecnología y las aplicaciones diseñadas para automatizar la gestión de cumplimiento tienen un aporte definitivo en el buen desempeño de las tareas, entre ellas los procesos de gestión de conflictos de intereses.
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