ISO 37301. 5.- Liderazgo
5.1 Liderazgo y compromiso
5.1.1 Órgano de gobierno y alta dirección
El órgano de gobierno y la alta dirección tiene que demostrar liderazgo y compromiso, mediante:
- Asegurar que la política de cumplimiento y los objetivos de cumplimiento se establezcan y sean compatibles con la dirección estratégica de la empresa.
- Asegurar la integración de los requisitos del sistema de gestión de cumplimiento en la empresa.
- Asegurarse que los recursos necesarios para el sistema de gestión de cumplimiento se encuentran disponibles.
- Comunicar la importancia de una gestión eficaz del cumplimiento y de la conformidad con requisitos del sistema de gestión del cumplimiento.
- Garantizar que el sistema de gestión de cumplimiento consigue los resultados previstos.
- Dirigir y apoyar a las personas a contribuir a la eficacia del cumplimiento del sistema de gestión.
- Promover la mejora continua.
- Apoyar otros roles relevantes para demostrar su liderazgo en los que se refiere a las áreas de responsabilidad.
5.1.2 Cultura de cumplimiento
La empresa tiene que desarrollar, mantener y promover una cultura de cumplimiento en todos los niveles dentro de la empresa.
El órgano de gobierno, la alta dirección y la dirección tiene que demostrar una actitud activa, visible y coherente, además del compromiso sostenido hacía un estándar común de comportamiento y conducta que se requiere en toda la empresa.
La alta dirección tiene que fomentar un comportamiento que cree y respalde el cumplimiento. Se deberá evitar y no tolerar comportamiento que comprometa el cumplimiento.
5.1.3 Gobernanza de cumplimiento
El órgano de gobierno y la alta dirección de la organización deben asegurarse de que se implanten los siguientes principios:
- Acceso directo de la función de cumplimiento al órgano de gobierno.
- Independencia de la función de cumplimiento.
- Autoridad apropiada y competencia de la función de cumplimiento.
- Asegurar la integración de todos los requisitos del sistema de gestión de cumplimiento en la empresa.
- Asegurarse de que estén disponibles los recursos para el sistema de gestión de cumplimiento.
- Comunicar la importancia de una gestión eficiente del cumplimiento y de la conformidad con requisitos del sistema de gestión del cumplimiento.
- Garantizar que el sistema de gestión del cumplimiento que consigue los resultados previstos.
- Dirigir y apoyar a las personas para contribuir a la eficiencia del sistema de gestión de cumplimiento.
- Promover la mejora continua.
- Apoyar todos los roles relevantes para demostrar su liderazgo en lo que se refiere a sus áreas de responsabilidad.
5.2 Política de cumplimiento
El órgano de gobierno y la alta dirección tiene que establecer una política de cumplimiento que:
- Es apropiado para el propósito de la organización.
- Proporciona un marco para establecer objetivos de cumplimiento.
- Incluye un compromiso de cumplir con los requisitos.
- Incluye un compromiso con la mejora continua del sistema de gestión del cumplimiento.
La política de cumplimiento tiene que:
- Estar alineado con los valores, objetivos y estrategia de la empresa.
- Exigir el cumplimiento de las obligaciones de cumplimiento en la empresa.
- Respaldar los principios de gobernanza del cumplimiento según el apartado 5.1.3.
- Hacer referencia y describir la función de cumplimiento.
- Describir las consecuencias de no cumplir con las obligaciones y políticas de cumplimiento de la empresa.
- Fomentar la manifestación de inquietudes y prohibir cualquier forma de represalia.
- Ser redactada en un lenguaje sencillo para que todo el personal puede comprender de forma fácil los principios y la intención.
- Implantarse y hacerse cumplir de forma adecuada.
- Ser comunicada dentro de la empresa.
5.3 Roles, responsabilidades y autoridades.
5.3.1 Órgano de gobierno y alta dirección
El órgano de gobierno y la alta dirección se asegurará de que las responsabilidad y autoridades de los roles relevantes se asignan y comunican dentro de la empresa.
El órgano de gobierno y la alta dirección tiene que asignar la responsabilidad y autoridad para:
- Asegurar el sistema de gestión de cumplimiento se ajuste a los requisitos.
- Informar según el desempeño del sistema de gestión del cumplimiento de órgano de gobierno y alta dirección.
El órgano de gobierno tiene que:
- Asegurar que la alta dirección se mida según la consecución de los objetivos de cumplimiento.
- Ejercer supervisión sobre la alta dirección con respecto al funcionamiento de la gestión del cumplimiento.
La alta dirección tiene que:
- Asignar recursos adecuados y apropiados para establecer, desarrollar, implantar, evaluar, mantener y mejorar el Sistema de Gestión del Cumplimiento.
- Asegurarse de que existan sistemas eficaces de presentación de informes oportunos sobre el desempeño en materia de cumplimiento.
- Se deben asegurar de la alineación entre los objetivos estratégicos y operativos, además de las obligaciones de cumplimiento.
- Establecer y mantener mecanismos de rendición de cuentas, incluyendo acciones disciplinarias y consecuencias.
- Asegurar la integración del desempeño de cumplimiento en las evaluaciones de desempeño del personal.
5.3.2 Función de cumplimiento
La función de cumplimiento será la responsable del funcionamiento del Sistema de Gestión de Cumplimiento.
Se incluye lo siguiente:
- Facilitar la identificación de las obligaciones de cumplimiento.
- Documentar la evaluación del riesgo de cumplimiento.
- Alinear el Sistema de Gestión del Cumplimiento con los objetivos de cumplimiento.
- Monitorear y medir el desempeño del cumplimiento.
- Analizar y evaluar el desempeño del sistema de gestión de cumplimiento para identificar cualquier necesidad de acción correctiva.
- Establecer un sistema de documentación y presentación de informes sobre el cumplimiento.
- Se debe asegurar que el sistema de gestión del cumplimiento se revise a intervalos planificados.
- Establecer un sistema para plantear inquietudes y garantizar que se abordan las inquietudes.
La función del cumplimiento realizará la supervisión de que:
- Las responsabilidades para conseguir las obligaciones de cumplimiento identificadas se asignan de forma adecuada a lo largo de la empresa.
- Las obligaciones de cumplimiento se encuentran integradas en políticas, procesos y procedimientos.
- El personal debe recibir la formación.
- Se establecen diferentes indicadores de desempeño de cumplimiento.
La función de cumplimiento tiene que establecer:
- Personal con acceso a recursos sobre políticas, procesos y procedimientos de cumplimiento.
- Asesoramiento a la empresa sobre asuntos que se relacionan con el cumplimiento.
5.3.3 Gestión
La alta dirección es la responsable de cumplimiento dentro de su área de responsabilidad y según esto, debe:
- Cooperar y apoyar la función de cumplimiento y alentar al personal a hacer lo mismo.
- Se debe asegurar de que todo el personal bajo su control se encuentre cumpliendo con el cumplimiento de las empresas.
- Identificar y comunicar los riesgos de cumplimiento en sus operaciones.
- Integrar todas las obligaciones de cumplimiento en las prácticas y procedimientos comerciales existentes en sus áreas de responsabilidad.
- Asistir y apoyar las actividades de formación sobre el cumplimiento.
- Se desarrolla la conciencia del personal sobre las obligaciones de cumplimiento y orientarlo a cumplir con la capacitación y los requisitos que presenta la competencia.
- Alentar al personal a plantear inquietudes sobre el cumplimiento y apoyarlos a evitar cualquier forma de represalia.
- Participar de forma activa en la gestión y resolución de incidentes y problemas que se relacionan con el cumplimiento.
- Asegurarse de que, una vez que se identifique la necesidad de acción correctiva.
5.3.4 Personal
Todo el personal tiene que:
- Adherirse a las obligaciones, políticas, procesos y procedimientos de cumplimiento de la empresa.
- Informar inquietudes, problemas y fallas de cumplimento.
- Participar en la formación según sea necesario.