Buenas prácticas en la política de regalos corporativos y compliance en 2020
La temporada navideña supone una prueba de fuego para la política de regalos corporativos de una organización. Aunque este 2020 esté resultando definitivamente atípico y haya algunas actividades suprimidas o reducidas, como los viajes y las cenas de empresa, esto no significa que se puedan dejar a un lado las buenas prácticas para evitar que los aguinaldos y obsequios que ofrecen las organizaciones en esta época se conviertan en actos ilícitos que vulneren el programa de cumplimiento o anticorrupción.
Los obsequios y presentes al final del año desempeñan un papel muy importante en la construcción de relaciones laborales, comerciales e institucionales, y más en este 2020 en el que los detalles y las muestras de aprecio de esta temporada van a ser más que agradecidas.
En un contexto de compliance, sin embargo, este tipo de prácticas generan cierta incertidumbre. Y es que pocos saben con precisión si es apropiado o no recibir una botella de vino o aceptar una invitación para la cena navideña en el restaurante más caro de la ciudad.
El oficial de cumplimiento es, entre otros, el que debe velar porque estas prácticas estén bien reguladas a través de una política de regalos corporativos consistente, precisa y clara.
Qué tener en cuenta sobre la política de regalos corporativos
Aunque parezca elemental, la política de regalos corporativos debe existir físicamente. Debe ser un documento escrito, centrado en impedir que los obsequios, que pueden ser habituales en determinadas épocas del año o circunstancias concretas, se conviertan en la excusa para camuflar el soborno y el fraude.
Pero la política de regalos también debe comunicarse y traducirse, de ser necesario. Es más: algunas organizaciones, con ubicaciones en diferentes puntos geográficos del globo pueden requerir diferentes políticas para regalos corporativos. De acuerdo con las leyes, la cultura y las costumbres de cada lugar, no es lo mismo Francia que Sudan, ni Escocia que Paraguay. Algo aceptable en un país puede resultar totalmente fuera de lugar en otro.
La comunicación de la política de regalos corporativos puede y debería incluir procesos de capacitación y formación. En algunos casos será necesario conseguir pruebas de que los empleados conocen y entienden esta política. Y, por supuesto, debe acompañarse de procesos de actualización para mantenerla siempre al día. Y también será necesario:
Ayudar a los empleados a comprender el porqué
Una cosa es conocer el contenido del documento y aceptarlo. Pero ¿el empleado lo comprende? Ahí radica la importancia de la claridad y la precisión de la política, pero también de la forma en que ha sido comunicada.
El empleado debe saber por qué se prohíbe o se permite algo. Debe entender que las políticas, incluida la de regalos corporativos, están diseñadas para garantizar que la organización cumpla con sus objetivos de negocios sin que se presenten conflictos o se infrinjan las disposiciones sobre fraude y soborno determinadas por organismos reguladores.
Una vez se comprenda el sentido de lo marcado, se consigue la toma de consciencia sobre la importancia de seguir las prácticas propuestas.
Ayudar a los empleados a entender el cómo
Las organizaciones aumentan las probabilidades de que los empleados entiendan y cumplan con la política de regalos corporativos si esta incluye algunos elementos esenciales:
- Definiciones y ejemplos claros de cuáles son los obsequios e invitaciones que se pueden aceptar. En este punto, la política debe establecer limitaciones de valor y mencionar aquellos intangibles que son difíciles de cuantificar o de detectar: descuentos, ubicaciones preferenciales en determinados lugares, muestras gratis…
- Aprobación para la recepción de obsequios comprendidos en un determinado rango de valor. Muchas organizaciones exigen aprobación previa para dar o recibir obsequios que superen un determinado valor. Esto no significa que los pequeños obsequios pasen desapercibidos. Puede que no requieran aprobación expresa, pero sí que deben ser registrados.
Utilizar una solución electrónica para el cumplimiento de obsequios corporativos
La gestión de recepción y entrega de obsequios en navidad, y en cualquier época del año, puede representar un verdadero quebradero de cabeza si no se cuenta con herramientas adecuadas. Una forma de resolverlos y eliminar ineficiencias y obstáculos en el camino es utilizar una solución tecnológica que permita, entre otras, obtener las siguientes funcionalidades:
- Registrar la actividad sobre obsequios de modo más simple y seguro. Y poder acceder a esa información de un modo mucho más ágil.
- Facilitar procesos de aprobación aportando flujos de comunicación más rápidos y efectivos.
- Comunicar políticas, códigos de conducta y normas internas de manera óptima y controlar los procesos de formación involucrados.
- Implementar canales de consultas éticas y de denuncia eficaces.
Estas y otras funcionalidades se convierten en herramientas de gran utilidad para el oficial de cumplimiento en el propósito de verificar el cumplimiento de la política sobre obsequios, regalos, entretenimiento y viajes.
Software ISO 19600 de ISOTools
Diseñar, comunicar y hacer cumplir una política de regalos corporativos es un gran avance para el cumplimiento. Acompañar el proceso con la automatización de las tareas de la gestión de compliance es lo que lleva la labor del oficial de cumplimiento a otro nivel.
Es este el objetivo por el cual se ha diseñado el Software ISO 19600 de ISOTools. Se trata de una herramienta avanzada que gracias a sus funcionalidades libera tiempo a los profesionales del área de cumplimiento, y ayuda a garantizar la difusión y la comprensión de puntos tan importantes como la política de regalos corporativos.
Consulte ahora con uno de nuestros asesores sin compromiso alguno.
