Auditoría de cumplimiento normativo: cómo prepararse para superarla con éxito
Una auditoría de cumplimiento normativo es una revisión independiente que tiene como objetivo esencial verificar si una organización cumple con los requerimientos de una norma, una ley o un reglamento que le es aplicable.
Visto así, la auditoría de cumplimiento normativo es algo que reportará beneficios a la organización. Sin embargo, para muchas organizaciones se convierte en una experiencia abrumadora.
Y lo es porque la mayoría de las organizaciones no cumplen en su totalidad con sus obligaciones legales y contractuales. La primera consecuencia de ello es que puede afectar a la reputación de la organización. La segunda afectaría las finanzas de la organización.
La importancia de la auditoría de cumplimiento normativo es evidente e incuestionable. La pregunta es ¿cómo prepararla y superarla con éxito? Hoy la resolvemos con una guía de ocho pasos.
Auditoría de cumplimiento normativo – Guía para prepararla
La auditoría de cumplimiento normativo es una herramienta eficaz para identificar brechas y establecer si las políticas y los procesos son efectivos para alcanzar los objetivos de cumplimiento.
Pero también ayudan a mejorar. Una vez que se descubren las deficiencias, la organización puede realizar mejoras implementando acciones preventivas y correctivas. Gran parte del éxito, en este propósito, se basa en una adecuada preparación. Esta guía de ocho pasos puede ser de gran utilidad:
Iniciar con una auditoría interna de cumplimiento
La auditoría de cumplimiento normativo es usualmente practicada por un auditor externo independiente. Es una gran diferencia entre la auditoría interna y la auditoría de cumplimiento normativo. Así, un paso en firme para afrontar la auditoría con seguridad es practicar una, a nivel interno, para detectar fallas y tener la oportunidad de corregirlas antes de la llegada del auditor externo.
Preparar los documentos necesarios
Los documentos definen cómo una organización cumple con un estándar, como ISO 19600, en el caso de la gestión de compliance. Estos documentos deben reflejar las prácticas diarias reales que siguen los empleados. En otras palabras “escriba lo que haga y haga lo que escribe”.
Como en toda auditoría, tener listos los documentos, asegura una buena parte del éxito de la tarea. Así es que, antes de enfrentar al auditor, es preciso revisar uno a uno los documentos que solicita ISO 19600, políticas, acuerdos, contratos, y todo documento que implique una obligación de cumplimiento para la organización.
Tener una pista de auditoría clara
Las pistas de auditoría son registros manuales o electrónicos que actúan como documentación y prueba de cumplimiento. Si las organizaciones no gestionan bien sus pistas de auditoría, es muy probable que se presente problemas con los auditores.
Las políticas y los procesos de seguridad desempeñan un papel muy importante en la gestión de pistas de auditoría.
Capacitación y entrenamiento para los empleados
No basta con redactar políticas, manuales y códigos. Es necesario comprobar que los empleados los conocen, los entienden, los aceptan y los ponen en práctica. Para ello, es preciso implementar procesos de capacitación y entrenamiento, identificando previamente las deficiencias y las necesidades reales de formación que muestran los empleados.
Encuestas, entrevistas y los mismos resultados de la auditoría interna, serán elementos clave para identificar esas necesidades.
Estar al día con los acontecimientos sobre gestión de cumplimiento en el sector
Desafortunadamente, la mala fortuna de unos puede ser el beneficio de otros. Si un competidor, en la misma industria es multado, ese incidente puede ser aprovechado por la organización como una gran oportunidad para examinar su programa de cumplimiento y realizar mejoras.
Estar atento a las nuevas regulaciones
Es muy importante realizar un seguimiento de los estándares y regulaciones nuevos o actualizados que apliquen a la organización. En algunos sectores más que en otros, los organismos reguladores producen normas y reglamentos a diario. El panorama regulatorio cambia todos los días y la única forma de mantenerse al día es estando atentos y anticipándose a los requerimientos de las agencias reguladoras.
Conocer las experiencias de organizaciones similares
Otras organizaciones del sector ya han pasado por la auditoría de cumplimiento normativo. Conocer esas experiencias ayudará a la organización a estar preparada y no incurrir en fallas obvias y fáciles de evitar. El oficial de cumplimiento podría ser la persona ideal para obtener este conocimiento en reuniones con sus similares en organizaciones del mismo sector.
Prepararse para producir documentos de inmediato
Redactar, compartir, aprobar y comunicar un documento siempre ha sido un problema en cualquier sistema de gestión. Hoy, los auditores esperan que los encargados del área auditada tengan la capacidad para producir documentos sobre la marcha, para subsanar así alguna deficiencia y no tener que reportar una no conformidad. Así es que, durante una auditoría de cumplimiento, la organización tiene que contar con los medios tecnológicos y la estructura necesaria para producir documentos de inmediato a solicitud del auditor.
Software ISO 19600 de ISOTools
Una forma de asegurar contar con la disponibilidad tecnológica y los medios adecuados para afrontar la auditoría de cumplimiento normativo, pero también para garantizar la eficiencia y la mejora continua en un programa de cumplimiento, es implementar el Software ISO 19600 de ISOTools.
Esta innovadora herramienta, que ha demostrado su capacidad y su eficiencia en muchas organizaciones a nivel europeo, está disponible para su organización. Sólo necesita contactar aquí a uno de nuestros consultores.
